La "Politica di Cancellazione" vi permette di automatizzare il calcolo e l'addebito delle penali.
Configurazione
Potete creare una o più Politiche di Cancellazione, ciascuna di essa con le proprie regole e penali. Andate su "Altro" - "Impostazioni" - "Politica di Cancellazione".
Cliccate su "Nuova" e compilate:
- Nome - inserite il nome del termine.
- Modello di addebito - se preferite ricorrere al calcolo/addebito automatico della penale, potete selezionare il modello di addebito da utilizzare per quella penale.
- Cancella gli addebiti esistenti- se selezionate questa opzione, gli addebiti esistenti della prenotazione (notti, pacchetti, servizi extra) verranno automaticamente rimossi.
- Gli addebiti vengono eliminati anche quando trasferiti in un altro conto.
- Se il conto contenente gli addebiti è già chiuso, sarà impossibile rimuovere questi addebiti. In questo caso, il sistema creerà un To-Do relativo al problema.
- Chiudi conti - se selezionato, il conto della prenotazione verrà chiuso al momento della cancellazione. I conti vuoti (senza addebiti o pagamenti) verranno rimossi perché non possono essere chiusi.
- Ciò può portare, a sua volta, all'invio del conto tramite email all'ospite (l'impostazione "Invio automatico della email con la chiusura del conto").
- Tipologia di documento - Questa impostazione è valida solo se l'opzione "Chiudi conti" è abilitata. In questa sezione potete selezionare il documento da utilizzare alla chiusura automatica del conto. Se non viene selezionato nulla, il conto verrà chiuso senza che venga emesso alcun tipo di documento.
Nota: I conti non vengono chiusi se contengono addebiti trasferiti da altre prenotazioni, per esempio. In questo caso, il sistema lascerà i conti aperti e genererà un To-Do relativo a questa situazione.
Calcolo della penale automatica
Le politiche di cancellazione sono flessibili e possono essere impostate in base alle vostre esigenze. Per impostarle cliccate su "Schema Penale di Cancellazione" accanto alla politica di cancellazione già creata. Cliccate su "Nuovo" per aggiungere tutte le condizioni necessarie:
- Giorni prima dell'arrivo - quanti giorni prima dell'arrivo viene attivato lo schema.
- Importo fisso - potete specificare un importo da applicare quando una prenotazione viene cancellata.
- Importo relativo - un importo relativo che si basa sulla percentuale dell'importo della prenotazione e/o dei pernottamenti. Se entrambi sono definiti, si applica l'importo maggiore. Per maggiori dettagli, potete anche vedere gli esempi di calcolo del deposito nel testo ''Politiche di garanzia''.
Esaminiamo un caso con due regole - uno con 3 giorni prima dell'arrivo (Regola 1) e un altro con 14 giorni prima dell'arrivo (Regola 2).
- Cancellazione fatta 1 giorno prima dell'arrivo - viene applicata la Regola 1.
- Cancellazione fatta 3 giorni prima dell'arrivo - viene applicata la Regola 1.
- Cancellazione fatta 10 giorni prima dell'arrivo - viene applicata la Regola 2.
- Cancellazione fatta 20 giorni prima dell'arrivo - non viene applicata alcuna regola.
Poiché questa funzione si sovrappone a quella usata in precedenza - "Rimozione automatica degli addebiti della prenotazione in caso di cancellazione", l'impostazione è stata spostata sulla base delle seguenti regole (se la funzione è stata impostata su Sì):
- Una Politica di Cancellazione in cui vengono selezionate le opzioni "Cancella gli addebiti esistenti" e "Chiudi Conti", viene creata con il nome di "Cancella gli addebiti della prenotazione e chiudi i conti"
- La nuova politica di cancellazione viene selezionata in automatico in tutte le opzioni di Garanzia.