Den Prozess der Berechnung und Buchung von Stornierungsgebühren können Sie mit der Funktion Stornierungsbedingungen automatisieren. Dies erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern viel Zeit und reduziert mögliche Fehler, Stornierungsgebühren zu berechnen und zu buchen.
Besonderheiten
- Verwenden Sie diese Funktion, wenn Sie die Berechnung und Buchung von Stornierungsgebühren automatisieren möchten.
- Sie müssen die Stornierungsrichtlinie mit einer Garantieoption verknüpfen, um die Funktion Stornierungsrichtlinie nutzen zu können. Die Auswahl einer Stornierungsrichtlinie in einem Tarif oder einer Buchung ist nicht möglich. Durch die Auswahl einer Garantieoption wird die mit dieser Option verknüpfte Stornierungsrichtlinie für den Tarif/die Buchung wirksam.
- Sie können mehrere Garantieoptionen (z. B. Flexibel, Keine Rückerstattung usw.) und eine Stornorichtlinie für alle (wenn für alle dieselben Stornobedingungen gelten) oder eine eigene Stornorichtlinie für jede Garantieoption (wenn für jede Option unterschiedliche Stornobedingungen gelten) wählen.
Wichtig: Bitte lesen Sie auch die Garantiebedingungen.
Einrichten
Sie können eine oder mehrere Stornierungsbedingungen erstellen. Jede Stornierungsrichtlinie enthält eigene Regeln und Stornierungsgebühren. Navigieren Sie zum Menü Einstellungen-> Alle Einstellungen-> Buchungen-> Stornierungsbedingungen. Klicken Sie auf die Schaltfläche '+' und vervollständigen Sie die Einstellungen;
- Name (1) - geben Sie einen Namen für die Police ein.
- Leistungen (2) - wählen Sie die Leistungen aus, die für die Stornogebühr verwendet werden soll, wenn Sie die automatische Berechnung/Buchung der Stornogebühr nutzen möchten.
- Stornierung bestehender Gebühren (3) - bei Auswahl dieser Option werden die bestehenden Buchungsgebühren (Nächte, Pauschalen, Zusatzleistungen) automatisch storniert. Bitte beachten Sie, dass wenn Sie diese Option nicht wählen, aber ein Stornierungsgebührenschema konfigurieren (siehe unten), die Unterkunftskosten im Folio verbleiben, aber eine Stornierungsgebühr hinzugefügt wird, d.h. die Unterkunftskosten werden in Rechnung gestellt, aber eine Stornierungsgebühr wird hinzugefügt.
Wichtig: Auch wenn die Gebühren in ein anderes Folio übertragen wurden, werden die Gebühren storniert.
Wichtig: Diese Gebühren können nicht mehr storniert werden, wenn das Folio, das die Gebühren enthält, bereits geschlossen ist. In diesem Fall erstellt das System eine entsprechende Aufgabe.
- Folios schließen (4) - wenn diese Option ausgewählt ist, wird das Folio bei der Stornierung geschlossen. Leere Folios (Folios ohne Gebühren oder Zahlungen) werden storniert, da sie nicht geschlossen werden können.
Hinweis: Dies kann wiederum das Versenden einer Folio-E-Mail an den Gast zur Folge haben (wenn Sie die Einstellung 'Folio-E-Mail-Vorlage beim Schließen des Folios automatisch versenden' im Bereich Einstellungen->Alle Einstellungen->Folio-E-Mail-Vorlage aktiviert haben).
Wichtig! Folios werden nicht geschlossen, wenn sie Gebühren enthalten, die von anderen Buchungen / Firmen-Folios / Veranstaltungs-Folios / Nicht-Residenten-Folios übertragen wurden. Wenn ein solches Problem auftritt, lässt das System die Folios offen und erstellt eine Aufgabe für diese Situation.
- Art des Dokuments (5) - Diese Einstellung ist nur gültig, wenn die Option Schließen von Folios aktiv ist. Hier können Sie den Dokumenttyp auswählen, der beim automatischen Schließen der Folios verwendet werden soll. Das Folio wird ohne Ausstellung eines Dokuments geschlossen, wenn Sie nichts auswählen.
Automatische Stornogebühr berechnen
Die Stornierungsbedingungen sind flexibel und können an Ihre Bedürfnisse angepasst werden. Zu diesem Zweck müssen Sie das Schema für die Stornierungsgebühr einrichten. Öffnen Sie zum Festlegen der Bedingungen für das Schema die Bearbeitungsseite der Police und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Hinzufügen' in der Zeile 'Stornogebührenschema'.
Legen Sie so viele Bedingungen wie nötig an:
- Tage vor Ankunft (1) - wie viele Tage vor der Ankunft der Buchung wird die Regelung aktiviert.
- Fester Betrag (2) - Sie können einen bestimmten Betrag festlegen, der bei der Stornierung einer Buchung angewendet wird.
- Relativer Betrag (3) - ein relativer Betrag auf der Grundlage eines Prozentsatzes des Buchungsbetrags und/oder der Anzahl der Übernachtungen. Wenn beides definiert ist, gilt der höhere Betrag. Für weitere Details siehe auch die Beispiele zur Berechnung der Anzahlung im Artikel Garantierichtlinien.
Beispiel: Betrachten wir einen Fall mit zwei Regeln - eine für 3 Tage vor Ankunft (Regel 1) und eine weitere für 14 Tage vor Ankunft (Regel 2).
- Stornierung 1 Tag vor der Ankunft - Regel 1 wird angewendet.
- Stornierung 3 Tage vor der Ankunft - Regel 1 wird angewendet.
- Stornierung 10 Tage vor der Ankunft - Regel 2 wird angewendet.
- Stornierung 20 Tage vor der Ankunft - Es wird keine Regel angewandt.
