Leistungen ans PMS übertragen

In diesem Artikel wird erklärt, was zu tun ist, wenn Sie eine POS-Rechnung (Restaurant, Bar usw.) auf ein Folio in Clock PMS+ übertragen müssen.

Einrichtung und Voraussetzungen

Einstellungen

Bevor Sie die Funktion nutzen, müssen Sie zunächst die Übertragungen in Clock PMS+ aktivieren:

• Loggen Sie sich in das Clock PMS+ Konto ein, auf das Sie die Leistungen übertragen möchten und gehen Sie in das Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Übertragung von Leistungen erlauben, wählen Sie dann das Clock POS Konto aus und speichern Sie.

• Wenn Sie beim Übertragen von Rechnungen nach Gastnamen suchen möchten, wählen Sie bitte die Option 'Übertragen nach Gastnamen zulassen'unten auf der Seite und speichern Sie. Andernfalls können Sie nur nach der Zimmernummer suchen.

Anforderungen

Bei Übertragen auf eine Buchung muss die Buchung:

• Muss 'Eingecheckt' sein;
• Muss eine Aufenthaltsdauer einschließlich des aktuellen Kalenderdatums haben;
• Muss die Option 'Übertragen auf Leistungen' aktiviert haben (sie ist standardmäßig aktiviert). Sie können diese Option durch Bearbeiten der Buchung ändern;

Bei Übertragen auf ein Profil der Firma ist das Profil:

• muss die Option 'Übertragung von Leistungen akzeptieren' aktiviert sein (sie ist standardmäßig nicht aktiviert). Sie können diese Option durch Bearbeiten des Profils der Firma ändern.

Der Benutzer, der die Rechnung überträgt, muss:

• Zugang zum Clock POS-Konto haben (es ist kein Zugang zum Clock PMS-Konto erforderlich)
• Das Benutzerrecht 'Kontoübergreifende Übertragung' erteilt haben

Benutzung

Übertragen auf ein Folio

Öffnen Sie die gewünschte Rechnung in Clock POS und klicken Sie auf die Schaltfläche 'Bestellen / Abrechnen' am oberen Rand der Seite, dann:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche 'Zimmer auswählen', um anzugeben, ob die Rechnung auf ein Zimmer übertragen werden soll.

• Falls dieses POS-Konto mit mehreren PMS+-Konten verbunden ist, werden Sie aufgefordert, das PMS+-Konto auszuwählen, auf das Sie übertragen möchten.
• Um auf eine Rechnung eines Zimmers zu übertragen, suchen Sie danach (1) und wählen Sie es aus dem Dropdown-Menü aus. Alternativ können Sie nach einem Gast anhand seines Namens, seiner E-Mail oder seines Telefons suchen (2), wenn die oben erwähnte Option 'Übertragen auf den Namen des Gastes zulassen'aktiviert ist.

• Nachdem Sie die Buchung gefunden haben, wählen Sie sie aus und an dieser Stelle haben Sie 2 Möglichkeiten:

• Jetzt übertragen (1) - damit wird das Übertragen sofort abgeschlossen. Dadurch werden die Artikel in der Clock PMS+ Zimmerrechnung gebucht, während gleichzeitig die Rechnung in der Kasse mit einer Systemzahlungsart - Kontoübergreifende Übertragung - geschlossen wird.

• Zimmer auswählen (2)- wenn Sie diese Option wählen, wird die Rechnung mit dem Folio verbunden, aber noch nicht übertragen. Daher ist die Rechnung in Clock POS immer noch aktiv und Sie können ihr weitere Leistungen hinzufügen oder sie stornieren. 
  • Wurde das falsche Zimmer ausgewählt, können Sie es durch Anklicken des hellblauen Buttons mit dem Gastnamen abwählen und dann - 'Lösen'.
  • Mit der gleichen hellblauen Schaltfläche, auf der der Name des Gastes steht, können Sie das Übertragen abschließen.

Übertragen auf ein Folio der Firma

Das Übertragen auf ein Folio einer Firma erfolgt in den gleichen Schritten:

• Klick auf die Schaltfläche 'Firma auswählen' auf der Rechnung
• Finden Sie das Profil der Firma
• eines der vorhandenen offenen Folios im Profil auswählen oder ein neues erstellen
• das Profil wird gespeichert und Sie müssen auf die blaue Schaltfläche in der Rechnung klicken, um die Übertragung abzuschließen (wie bei der oben erläuterten Option 'Zimmer speichern')

Ergebnisse des Übertragens

In Clock POS

• Eine Systemzahlung in Höhe des Gesamtbetrages der Rechnung wird mit einer Zahlungsart - Kontoübergreifende Übertragung
• gebucht.
• die Rechnung wird geschlossen

In Clock PMS+

• Die Artikel aus der POS-Rechnung werden im PMS+ Folio mit allen Informationen - Namen der Artikel, Preis, Steuer%, Währung,
• gebucht.
• die übertragenen Artikel behalten die Umsatzgruppe und die Umsatzkategorie, mit der sie in Clock POS erstellt wurden.

• Bei Bedarf können PMS+-Benutzer die Rechnung von Clock POS (einschließlich digitaler Unterschrift) leicht einsehen, indem sie auf den Link im Folio klicken (siehe Abbildung oben). Sie müssen keinen Zugang zum POS-Konto haben, um sie zu sehen.

Übertragen stornieren

Eine Übertragungen rückgängig zu machen, kann erforderlich sein, wenn Sie ursprünglich auf eine falsche Buchung übertragen haben oder der Gast sich plötzlich entschlossen hat, mit Bargeld oder Karte zu bezahlen. Wenn Sie eine Übertragung rückgängig machen müssen:

• Finden Sie die geschlossene Rechnung in Clock POS von Verwaltung -> 'Geschlossene Rechnungen' (wenn die Rechnung am selben Tag geschlossen wurde) oder 'Geschlossene Rechnungen - Suche', wenn die Rechnung an einem vorherigen Tag geschlossen/übertragen wurde.
• Zugriff auf die Rechnung
• auf die rote Schaltfläche 'Übertragen stornieren' klicken

• Sobald Sie die Übertragungen stornieren, wird die 'Kontoübergreifende Übertragung' entfernt und die geschlossene Rechnung bleibt unbezahlt. Sie müssen eine Zahlung (bar oder mit Karte) vornehmen, um den Rechnungsbetrag auszugleichen oder die Übertragungen auf die richtige Buchung erneut vornehmen.