Die korrekte Konfiguration der Aufgaben ist von größter Bedeutung, um die gewünschte Automatisierung zu gewährleisten, ohne auf Probleme wie „vergessene“ Zahlungen oder Überzahlungen zu stoßen. Unten sehen Sie einige Aufgaben, die wir als am beliebtesten identifiziert haben, sowie eine Erklärung der Konfigurationen. Wir werden nach und nach mehr Beispiele hinzufügen.
Wichtig: Die Konfiguration von Aufgaben ist stark individuell für jede Unterkunft und hängt stark von Ihren allgemeinen Einstellungen und Bedingungen im System ab - Garantierichtlinie-Einstellungen, Rate-/Paket-Einstellungen und mehr. Unten zeigen wir einige grundlegende Beispiele, um Ihnen einen Überblick über einige der Möglichkeiten zu geben, die Ihnen zur Verfügung stehen. Wir empfehlen dringend, uns unter clockpms@clock-hs.com zu kontaktieren, um Ihre Bedürfnisse zu besprechen, Ihre allgemeine Konfiguration zu überprüfen und Ihnen bei der Erstellung der genauesten Aufgabenkonfiguration zu helfen.
Automatisches Belasten einer Expedia-Virtual-Karte am Anreisetag einer Buchung
Beim Arbeiten mit Expedia-Virtual-Karten gibt es die Besonderheit, dass Sie diese Karten erst ab dem Anreisetag der jeweiligen Buchung belasten können. Ein ähnlicher Ansatz wird auch von anderen OTA verwendet, die virtuelle Karten nutzen.
Dies fügt ein Maß an Komplexität hinzu, da Sie das Belasten virtueller Karten in Ihre täglichen Abläufe integrieren müssen, was Schulungen erfordert und Risiken für Fehler birgt - verpasste Belastungen, falsche Beträge und mehr.
Mit dem Zahlungsautopilot können Sie eine Aufgabe erstellen, die diese Karten automatisch belastet, sodass Sie sich um diese Schritte keine Sorgen machen müssen.
Hier ist eine Aufgabe, die wir erstellt haben, um diesen Vorgang zu behandeln, und Sie finden unten Erklärungen dazu:
Wir haben konfiguriert:
- (1) - Die Aufgabe wird 0 Stunden bis zur Anreise der Buchung durchgeführt, was bedeutet, dass sie am Anreisetag verarbeitet wird.
- (2) - Wir haben angegeben, dass nur OTA-Buchungen (solche, die über den Channel Manager erstellt wurden) verarbeitet werden und dass aus diesen OTA-Buchungen nur die mit Expedia als Agent verarbeitet werden.
- (3) - Wir haben angegeben, dass eine Zahlung erfolgen soll und die OTA (virtuelle Karte) verwendet werden soll.
- (4) - Wir haben angegeben, den Folio-Saldo zu belasten.
- (5) - Wir haben angegeben, dass, wenn die Zahlung erfolgreich ist, das Folio mit „Rechnung“ abgeschlossen wird und eine Aufgabe erstellt wird, um uns zu benachrichtigen und dass das Folio aus dem MyBooking-Portal ausgeblendet wird.
- (6) - Wenn die Zahlung fehlschlägt, wird eine Aufgabe erstellt, um uns zu benachrichtigen.
Folios von Buchungen mit OTA-Virtual-Karten aus dem MyBooking-Portal ausblenden
OTAs, die Zahlungen für Sie einziehen und eine virtuelle Karte senden, neigen auch dazu, diese Buchungen mit einem Preis zu senden, der bereits ihre Provision abgezogen hat. Dies bedeutet, dass die Belastungen im Folio diejenigen sind, die von der OTA gesendet werden, nicht das, was der Gast tatsächlich an die OTA gezahlt hat - zum Beispiel haben sie 1000 EUR an die OTA gezahlt, die OTA sendet uns einen Preis von 850 EUR (ihre Provision abgezogen). Da Gäste im MyBooking-Portal Zugriff auf ihre Folios haben, könnten sie dieses Folio sehen und sich fragen, was dieser Preis ist, warum er niedriger ist als das, was sie tatsächlich gezahlt haben, und warum diese Rechnung überhaupt existiert, da sie bereits bezahlt haben.
Mit dem Zahlungsautopilot können Sie eine Aufgabe erstellen, die die Folios solcher Buchungen nach der Erstellung ausblendet, um potenzielle Verwirrung zu vermeiden.
Wir haben konfiguriert:
- (1) - Die Aufgabe wird 0 Stunden nach der Buchungserstellung ausgeführt.
- (2) - Um OTA-Buchungen zu verarbeiten, und darüber hinaus OTA-Buchungen, die nur eine OTA (virtuelle) Karte enthalten.
- (3) - Die Aufgabe führt nur die Aktion „Bei Erfolg“ aus - es wird keine Zahlung/Vorautorisierung durchgeführt.
- (4) - Die Aufgabe wird nur abgeschlossen, wenn das Folio Leistungen der Umsatzgruppen "Zimmer" und "Arrangements" enthält.
- (5) - Die Aktion „Bei Erfolg“, die durchgeführt wird, besteht darin, das Folio im MyBooking-Portal auszublenden.
Restbetrag einer Anzahlung berechnen
Mit diesem Beispiel möchten wir Ihnen zeigen, wie Sie die Berechnung des Restbetrags einer Buchung vor der Anreise automatisieren können.
In diesem Fall haben wir eine „Flexible 50%“-Garantierichtlinie, die eine Vorauszahlung von 50% zum Zeitpunkt der Buchung und die Zahlung des Restbetrags 1 Tag vor der Anreise erfordert. Die Aufgabe besteht darin, diesen Restbetrag automatisch zu berechnen.
Wir haben konfiguriert:
- (1) - Die Aufgabe wird 24 Stunden bis zur Anreise der Buchung durchgeführt.
- (2) - Die Aufgabe verarbeitet nur Buchungen mit der „Flexible 50%“-Garantierichtlinie.
- (3) - Die Aufgabe zur Verarbeitung der Zahlung und Verwendung der Gästekarte in der Buchung.
- (4) - Die Aufgabe zur Berechnung des Folio-Saldos. Da zum Zeitpunkt der Buchung bereits 50% bezahlt wurden, wird der Saldo des Folios für die verbleibenden 50% sein. Bitte beachten Sie, dass, wenn der Gast zwischen Buchung und 1 Tag vor der Anreise zusätzliche Dienstleistungen über das MyBooking-Portal hinzugefügt hat, diese ebenfalls berechnet werden, da sie Teil des Folio-Saldos sind. Je nach Ihrer Konfiguration kann dies (falls erforderlich) vermieden werden.
- (5) - Wenn die Berechnung erfolgreich ist, sendet die Aufgabe eine im Guest Mailer erstellte E-Mail, um den Gast über die erfolgreiche Transaktion zu informieren, und es wird eine Aufgabe erstellt, um uns zu benachrichtigen.
- (6) - Wenn die Berechnung fehlschlägt, sendet die Aufgabe eine im Guest Mailer erstellte E-Mail, um den Gast über die fehlgeschlagene Transaktion zu informieren und ihn zu bitten, das Problem zu lösen - entweder indem er Sie kontaktiert oder zum MyBooking-Portal geht und den Restbetrag bezahlt. Der Status der Buchung wird auch auf „Nicht garantiert“ geändert und es wird eine Aufgabe erstellt, um uns über die fehlgeschlagene Transaktion zu informieren.
