Правилното конфигуриране на задачите e от изключителна важност за осигуряване на желаната автоматизация и недопускане на "забравени" плащания или надтаксуване. По-долу може да видите няколко задачи, които сме идентифицирали като най-популярни, заедно с описание на настройките. Постепенно ще добавяме още примери.
Важно: Конфигурирането на задачи е силно специфично за всеки хотел и в голяма степен зависи от цялостните ви настройки и условия в системата ви - настройки на гаранционните политики, тарифи/пакети и т.н. По-долу ще разгледаме някои основни примери, за да ви представим някои от възможностите, които имате на разположение. Силно ви препоръчваме да се свържете с нас на clockpms@clock-hs.com, за да обсъдим от какво се нуждаете, да проверим цялостната ви конфигурация и да ви помогнем със създаването на най-прецизните настройки на задачите.
Автоматично таксуване на виртуална карта от OTA на датата на пристигане на резервацията
При работата с виртуалните карти има една особеност, че може да таксувате тези карти само от датата на пристигане нататък на съответната резервация (с виртуални карти на Expedia). Подобен подход се прилага и от други ОТА, които използват виртуални карти.
Това добавя ниво на сложност, тъй като трябва да реализирате таксуването на виртуалните карти на пристигащите резервации към вашите ежедневни операции, което изисква обучение и носи своите рискове от грешки - пропуснати таксувания, таксуване на грешната сума и други.
С Автоматичните плащания може да създадете задача, която автоматично да таксува подобни карти, без да е нужно да се тревожите за тези стъпки.
Ето задача, която сме създали за обработката на тази операция
- (1) - Задачата да се изпълнява 0 часа преди пристигането на резервацията, което ще рече, че ще бъде обработена на датата на пристигане.
- (2) - Посочили сме само OTA резервации (такива, които са създадени през каналния мениджър) да бъдат обработвани и че от тези ОТА резервации само тези, за които Expedia е отбелязана като компания, ще бъдат обработени.
- (3) - Задали сме, че следва да се извърши плащане, както и да се използва OTA (виртуална) карта.
- (4) - Настроили сме да се таксува баланса по фолиото.
- (5) - Посочили сме, че ако плащането е успешно, фолиото ще бъде приключено с фактура и ще се създаде задача, за да ни информира.
- (6) - Ако плащането не мине, ще се създаде задача да ни информира.
Скриване на фолиата на резервации с ОТА виртуални карти в портала MyBooking
OTA-та, които приемат плащания от ваше име и изпращат виртуална карта, също така обичайно изпращат тези резервации с цена, от която вече е приспадната тяхната комисиона. Това означава, че начисленията във фолиото ще бъдат тези, които са изпратени от OTA, а не това, което гостът реално е платил на OTA - например, те са платили 1000 евро на ОТА, OTA ни изпраща цена от 850 евро (тяхната комисиона е приспадната). Тъй като гостите имат достъп до своите фолиа в портала MyBooking, те може да видят това фолио и да започнат да се чудят каква е цената, защо е по-ниска от това, което реално са платили и защо тази сметка съществува въобще, тъй като те вече са платили.
Като използвате автоматичните плащания може създадете задача, която ще скрие фолиата на подобни резервации след създаването им, което да елиминира потенциалното объркване.
Настроили сме:
- (1) - Задачата да се изпълнява 0 часа след създаването на резервацията.
- (2) - Да обработва OTA резервациите и най-вече тези, които са само с ОТА (виртуална) карта в тях.
- (3) - Задачата да изпълнява само действие при успех - няма да има включено плащания/преоторизация.
- (4) - Задачата ще се изпълни само ако фолиото съдържа начисления от приходните групи "Стаи" и "Пакети".
- (5) - Действието при успех, което ще бъде изпълнено е да скрие фолиото в портала MyBooking.
Таксуване на остатъка от депозит
С този пример желаем да покажем, че може да автоматизирате таксуването на остатъка от резервация преди пристигане.
В този случай имаме "гъвкава 50%" гаранционна политика, която изисква 50% предплащане на резервацията и остатъка ще бъде таксуван 1 ден преди пристигане. Целта на задачата е да таксува автоматично остатъка.
Конфигурирали сме:
- (1) - Задачата да бъде изпълнена до 24 часа преди пристигането на резервацията.
- (2) - Задачата да обработва само резервации с "Гъвкава 50%" гаранционна политика.
- (3) - Задачата да обработва плащането и използва картата на госта в резервацията.
- (4) - Задачата за таксуване на баланса по фолиото. Тъй като 50% са вече платени по време на резервацията, балансът по фолиото ще бъде оставащите 50%. Моля, обърнете внимание, че ако между времето на резервацията и 1 ден преди пристигането гостът е добавил допълнителни услуги чрез портала MyBooking, те също ще бъдат таксувани, защото те ще бъдат част от баланса по фолиото. В зависимост от вашите настройки, това може да бъде избегнато (ако е нужно).
- (5) - Ако таксуването е успешно, задачата ще изпрати имейл от Гест мейлъра, за да информира госта относно успешната трансакция и ще се създаде задача, за да ни информира.
- (6) - Ако таксуването се провали, задачата ще изпрати имейл, създаден в Гест мейлъра, за да информира госта относно неуспешната трансакция и да го подкани да уреди въпроса - или да се свърже с вас, или да отиде на портала MyBooking и да плати остатъка. Статусът на резервацията също ще бъде променен на "Негарантирана" и ще се създаде задача да ни информира относно неуспешната трансакция.
