Quickbooks Online

Въведение

Интеграцията свързва вашия Clock PMS+ акаунт с вашата  QuickBooks Online компания. Интерфейсът е създаден да автоматизира и опрости счетоводния процес чрез синхронизиране на фактурите, кредитни известия, плащания и свързаните данни към QuickBooks Online. Моля, обърнете внимание, че това е еднопосочна синхронизация, където данните от Clock PMS + ще бъдат обновени в QuickBooks Online. Всякакви актуализации, извършени в QuickBooks Online няма да бъдат синхронизирани обратно в Clock PMS+.

Подготовка

• Сметкоплан в QuickBooks Online - Задайте вашите търговски/приходни сметки, разплащателни/банкови сметки в QuickBooks Online преди да започнете с интеграцията. Тези сметки ще бъдат необходими при конфигурирането на сметките като част от настройката на интеграцията;
• Деактивирайте опцията 'Automatically Apply Credits' в QuickBooks Online. Опцията 'Automatically Apply Credits' следва да бъде деактивирана от Настройки from Settings->Accounts Settings->Advanced->Automation->Automatically Apply Credits. Тази опция е, за да гарантира, че QuickBooks Online не прилага кредитите автоматично;
• Активирайте 'Custom Transaction Numbers' от Settings->Accounts & Settings->Sales->Sales Form Content, за да си гарантирате, че се използват Clock PMS+ номерата за фактури, кредитни известия. Също така ако генерирате фактури ръчно в QuickBooks Online, поредицата на номерата на фактурите няма да се наруши.

Настройка

Настройте интерфейса от Настройки->AppConnector-> намерете 'Quickbooks' и активирайте връзката ако не сте го направили -> бутон 'Настройки':

Оторизация

• Изберете Authorize, за да позволите на Clock PMS+ да комуникира с вашия QuickBooks Online акаунт;

• Предоставете вашия QuickBooks Online данни за вход в акаунта и изберете компанията, към която бихте желали да получавате данни от Clock PMS+. На следващия екран, потвърдете връзката чрез бутона Connect;
• Съобщение за успешна оторизация ще бъде показано, когато връзката е успешно създадена и трябва да изберете бутона "Продължи" за следващите стъпки от конфигурирането на връзката;

Base settings

• Експорт от -  позволява ви да определите началната дата, от която ще се експортират документите (можете да посочите както бъдещи, така и минали дни в зависимост от нуждите си);
• Автоматичен експорт - изберете дали желаете информация автоматично да се експортира към Quickbooks Online, вместо ръчно (вижте раздел "Как работи интерфейсът" за насоки за ръчното експортиране). Автоматичният експорт изпраща информацията на всеки 12 часа.
• Типове документи - Изберете кои типове документи да бъдат експортирани към QuickBooks Online;

Съответствие на разходна сметка 

Когато правите възстановяване на сума (регистрирате отрицателно плащане) в Clock PMS+, то ще бъде прехвърлено като Expense (разход) към QuickBooks Online и ще трябва да изберете expense account (разходна сметка), която да се използва за всяка валута, която използвате в Clock PMS+.  В списъка от падащото меню ще видите сметките, създадени в QuickBooks Online от тип 'Accounts Receivable'  за съответната валута;

Съответствие на данък

 Можете да направите съответствия за различните данъци, използвани в Clock PMS+ и съответните техни данъчни кодове от QuickBooks Online. Трябва да конфигурирате поне данъка по подразбиране;

Съответствия на плащания

Може да посочите типа плащане и QuickBooks Online сметката, където различните типове плащания и валутни комбинации ще бъдат отчитани. Конфигурирайте поне плащанията по подразбиране;

Revenue group map

Когато се трансферират документи към QuickBooks Online трябва да се използват правилните артикули. Тук може да посочите кои QuickBooks Online артикули да бъдат използвани за начисленията, включени във фактурата на базата на тяхната Приходна група и категория.

Как работи интерфейсът

Може да експортирате данни към QuickBooks Online от Справки->Експорт на данни->Quickbooks Export като изберете бутон Експорт. Clock PMS+ ще експортира данните към QuickBooks Online за периода от от вашия последен експорт до сега. Ако това е първият ви експорт началната дата за периода ще бъде тази, която сте конфигурирали в настройките на интерфейса. Ако трябва да пропуснете период, можете да зададете нова начална дата, която ще бъде използвана вместо датата на последния експорт.

Следните Clock PMS+ операции ще бъдат прехвърлени към QuickBooks Online:

• Закрий фолио: Когато се издава нов документ от типовете, които сте избрали за трансфер, това ще доведе до нова фактура в QuickBooks Online;
• Закрий корекционно фолио: Clock PMS+ обработва два типа корекционни фолиа (положителни и отрицателни):
  • Положителните корекционни фолиа ще бъдат прехвърлени като нови фактури.
  • Отрицателни корекционни фолиа се прехвърлят като Кредитни известия.  В раздела за частни бележки може да намерите информация за кредитираната фактура. Ако стойността на корекционното фолио е равно или по-голямо от дължимата сума на кредитираната фактура, кредитното известие ще бъде автоматично свързано с кредитираната фактура в QuickBooks Online.
• Анулиране на фолио: Когато анулирате фолио в Clock PMS+, то също ще бъде анулирано в QuickBooks Online. Ако анулираното фолио е вече платено, свързаното плащане също ще бъде анулирано. Моля, обърнете внимание, че не се поддържа от QuickBooks Online API анулиране на кредитни известия  и ако анулирате отрицателно корекционно фолио, то трябва да бъде обработено ръчно.
• Плащане: Плащанията се прехвърлят само към QuickBooks Online след закриването на свързаното фолио. Събраните плащания преди закриването на фолиото ще бъдат експортирани заедно с фолиото при закриването му. Всички плащания, регистрирани по закрити фолиа ще бъдат съответно експортирани със следващата експортна сесия.
• Плащане с отрицателна стойност: Когато регистрирате отрицателно плащане по дадено фолио, то също се трансферира към QuickBooks Online. Тъй като Since QuickBooks Online не поддържа плащания с отрицателна стойност, те ще бъдат бъдат създадени като Expenses (разходи).
• Анулиране на плащане: По различни причини може да ви е нужно да анулирате плащане в Clock PMS+. Анулирането на положително плащане също ще бъде трансферирано към QuickBooks Online. Ако решите да анулирате отрицателно плащане, свързаният разход, създаден в QuickBooks Online също ще бъде изтрит.

Специфики и ограничения

В QuickBooks Online съществуват известни специфики и ограничения и ще трябва да ги вземете под внимание при употребата на интерфейса:

• Всеки клиент в QuickBooks Online може да използва само една валута. Тъй като може да имате множество валути в Clock PMS+ и да ги употребявате за всеки от вашите клиенти, сме реализирали следната логика за разпознаване и създаване на клиентите в QuickBooks Online - Преди прехвърлянето на данните на клиентите (документи, плащания) към QuickBooks Online, първо проверяваме дали номерът на клиента и използваната валута (Компания ООД/USD например) съществуват. Ако е така, ще ги използваме за тренсфера. Ако клиентът не бъде намерен, ще създадем нов клиент QuickBooks Online и ще го използваме.
• АНУЛИРАНЕТО на кредитно известие не се поддържа от QuickBooks Online API и трябват да бъде обработено ръчно;
• Тъй като плащанията в QuickBooks Online трябва да бъдат във валутата на фактурата, ще трябва да регистрирате плащания  само във валутатат на фолиото в Clock PMS+;
• Трансферираните плащания между фолиата в Clock PMS+ не се обработват;
• Когато регистрирате негативно плащане в Clock PMS+, то ще се появи като Expense (разход) в QuickBooks Online. Ако решите да анулирате подобно плащане, то ще бъде изтрито от QuickBooks Online защото не се поддържа анулиране наразходи.
• Ако използвате депозитни фолиа в Clock PMS+, плащанията, регистрирани в депозитните фолиа, също ще бъдат трансферирани. Поради структурни различия в Clock PMS+ и QuickBooks Online, депозитите, трансферирани към обикновени фолиа, не се обработват и съответствията им трябва да бъдат ръчно намерени в QuickBooks Online!

• В някои случаи може да възникнат разлики при закръглянето поради преизчисления на сумата след експортирането им към QuickBooks Online;
• Всякакви плащания, които са били регистрирани в дадено фолио преди 'Експорт от' датата няма да бъдат изпратени към QuickBooks Online след закриването на фолиото.