Доста често, заедно със мероприятието, осигурявате и настаняване за присъстващите. Тъй като обикновено това е голяма група хора и отнема повече време за организиране, потвърждението за точно колко стаи ще са необходими не е веднага.
Чрез секцията Блокове на основната страница на мероприятието, можете да създавате блокове от хотелски стаи, които в зависимост от техния или от статуса на мероприятието, може или да не повлияят на наличността на стаи.
Важно: Функцията Блокове е особено полезна за управление на големи групи, които искат да отседнат във вашия хотел и не организират мероприятие, напр. за туроператорски контингенти или турове.
Освен това можете да прикачите тарифи към блоковете от стаи, за да генерирате пълна оферта и да прикачите код, позволяващ на организаторите/гостите да резервират сами стая от блока чрез WBE.
Създаване на блок
За да създадете блок, натиснете бутона ‘+ Добави’ в секцията "Блокове" на страницата на мероприятието.
За да създадете блок:
- изберете за кой тип стая искате да създадете блок;
- след това ще трябва да изберете датите, за които искате да блокирате стаи. Имате 3 опции:
Плосък
Автоматично избира датите на мероприятието и ще приложи блок за всеки ден на мероприятието за избрания тип стая. След като изберете Цял период, ще бъдете подканени да въведете колко стаи искате да блокирате и дали искате да приложите релийз дни, специфични за този блок.
Периоди
Можете да въведете един или няколко периода , за които да блокирате стаи. Тези периоди трябва да са в рамките на цялото мероприятие, което сте създали. Тази опция е изключително полезна при прилагане на блокове за контингенти на туроператори или турове. Лесно можете да блокирате стаи за много периоди в рамките на един и същи блок/мероприятие.
След като изберете "Периоди", ще бъдете подканени да изберете периодите, да въведете колко стаи да бъдат блокирани за всеки период и да зададете релийз дни, специфични за всеки период.
Освен това, можете да копирате периодите, които сте добавили, и да ги поставите в друг блок - например при създаване на блокове за друг тип стая.
Дни
Можете да блокирате различен брой стаи за дните на мероприятието. След като изберете "Дни", ще видите списък с всеки ден на мероприятието.
Добавили сме няколко инструмента, които да ви помогнат да създадете блокове по-лесно, особено в случай на дълги мероприятия:
- Дата (1) и Отиди на дата (2) - можете да промените началната дата на списъка
- Масова редакция (3) - добавете броя на блокираните стаи за целия период, зареден в списъка.
Допълнителни детайли за блока
Освен създаване на блок и евентуалното му превръщане в резервация, модулът Блок предоставя и някои по-усъвършенствани функционалности. Независимо кой от трите режима сте използвали за създаване на блок (Цял период, Периоди, Дни), преди да финализирате блока, ще ви се покаже следният екран:
- Име (1) - можете да въведете име за блока. Използва се само за вътрешни цели.
- Код (2) - въведете код за блока. Можете да предоставите този код на организатора/гостите, за да го използват сами да създадат резервации от блока чрез WBE. Прочетете повече ТУК.
Забележка: В момента всеки блок трябва да има уникален код. Използването на един и същ код за няколко блока не се поддържа.
- Описание (3) - можете да добавите допълнително описание за вътрешна употреба, което да се вижда в реда на блока.
- Тарифа (4) - изберете тарифа, разпределена към блока. След като направите това, ще можете:
- да позволите на организаторите/гостите да резервират сами от блоковете чрез WBE в комбинация с кода (2);
- да предвидите очакваните приходи в справка "Прогноза и темп на заетостта/приходите";
- да генерирате оферта, която включва ценообразуването на стаите;
- да спестите време при ръчно конвертиране на блокове в резервации, тъй като тази информация ще бъде автоматично прехвърлена към резервацията.
- Ръчна цена / Валута (5) - ако сте договорили конкретна цена за блока, която не е налична в тарифата, можете да приложите ръчна цена, която ще бъде използвана вместо цената на избраната тарифа.
- Възрастни/Деца на стая (6) - въведете колко възрастни + деца включва тази комбинация от тип стая и тарифа.
- Статус (7) - можете да промените статуса на блока да бъде "Опционален" или "Анулиран".
Важно: Различните блокове могат да имат различни статуси. Например, блок за DBL може да бъде активен, докато блок за APP може да бъде опционален.
Важно: Блоковете със статус "Опционален" няма да намалят наличността на типа стая. Освен това, ако целият статус на мероприятието е "Опционален" или "Контингент", блоковете могат да бъдат само със статус "Опционален".
Резултат
Технически, това е всичко, което трябва да направите, за да създадете блок. Просто кликнете Запази и докато статусът на блока е "Активен", съответният брой стаи ще бъде изваден от наличността и запазен за това мероприятие.
Можете да видите блоковете за всеки тип стая, посочени в Прогнозата за заетост.
Релийз дни; Релийз дата; Турситически данък
Релийз дни или дата се прилагат за автоматично освобождаване на неизползвани блокове за продажба. Можете да ги зададете в секцията "Блокове" на страницата на мероприятието.
Релийз дни
С релийз дни на практика задавате период на освобождаване за всички блокове. Опционално.
Например:
- Начална дата на мероприятието: 10 март. Продължителност - 3 дни.
- Релийз дни: 7
- На 4-ти март неизползваните (неконвертирани) блокове за стаи за 10-ти март ще бъдат освободени.
- На 5-ти март неизползваните (неконвертирани ) блокове за стаи за 11-ти март ще бъдат освободени.
- На 6-ти март неизползваните (неконвертирани ) блокове за стаи за 12-ти март ще бъдат освободени.
Забележка: По този начин се задават релийз дни, валидни за всички блокове за всички периоди. Алтернативно, всеки блок/период може да има различен период на освобождаване. Например, блокове за периоди с висока заетост могат да имат по-кратък период на освобождаване.
 |  |
Релийз дата
С релийз датата се определя датата, на която всички неизползвани (неконвертирани) блокове ще бъдат автоматично освободени за продажба. Опционално.
Туристически данък
Ако я включите, блоковата цена в BEO (оферта за мероприятие) няма да включва тур. данък, дори ако в тарифата е дефиниран такъв. В същото време, ако направите резервация на този блок, за резервация ще има тур. данък, като по този начин няма да пропуснете да го съберете. Опцията за изключване на тур. данък от BEO работи за тарифи, които имат режим на тур. данък „Допълнително, отделно начисление“.
Допълнителни блокове за същия тип стая
Често може да ви е необходимо да имате два блока за един и същ тип стая. Например, организаторът може да иска оферта/блок за няколко DBL стаи на цена/тарифа за 2 човека и още няколко на цена/тарифа за 1 човек. Това би означавало, че трябва да добавите допълнителен блок за DBL с цена/тарифа за 1 човек. За да го добавите, следвайте същата процедура за добавяне на блок и просто изберете различна тарифа за него или приложете ръчна цена.
Визуализация на страницата на мероприятието
Всички блокове (активни и опционални) ще бъдат визуализирани в секция "Блокове" на страницата на мероприятието.
- Ако мероприятието е 5 дни (4 нощувки), ще се визуализира календара с блокове за мероприятието. Освен това, винаги можете да отворите таблицата с блоковете за мероприятието чрез бутона календар (1):
- Ако мероприятието е по-дълго от това, ще се визуализира списък с блоковете:
Освен това, имате бързи връзки за отваряне на справка "Използвани блокове" (x2), създаване на резервации или преглед на свързаните с мероприятието резервации на стаи.
Когато изберете "Свързани резервации", всички резервации, свързани с мероприятието, ще бъдат изброени и можете да ги отворите индивидуално (1) или да ги заредите за масови функции (2) (например Настаняване, Напускане, Анулиране и др.).
Сега знаете как да създавате блокове, да прилагате тарифи и кодове и други. Моля, също така прочетете Създаване на резервация от блок, за да научите как да конвертирате блоковете в резервации и как гостите могат сами да правят резервации. От статията Документи и Имейли ще научите как информацията за блоковете се представя в документите за мероприятия (както вътрешни, така и предназначени за гости).