С цел да улесним максимално Вашата работа при обработка на авансите, сме предвидили три различни подхода, чрез които бихте могли да регистрирате аванс в системата - чрез приключване на депозитно фолио, създаване на аванс на база конкретни услуги и създаване на аванс на база налично плащане. Използвайте този подход, който е най-близък до вашия бизнес модел на работа.
Аванс чрез депозитно фолио
Използвайте този метод, когато авансът е предназначен за голям брой услуги и ще се консумира поетапно в различни фолиа. Например имате сключен договор с Компания, която следва да преведе определена част от сумата за предстоящите резервации авансово. В този случай, за да регистрирате аванса е нужно да имате отворено депозитно фолио:
- Намерете и отворете обекта, за който искате да регистрирате аванс (резервация, компания или мероприятие);
- Създайте депозитно фолио:
- За Резервация и Мероприятие от секция “Тарифи и Фолиа” изберете бутон “Добави депозитно фолио”;
- За Компания в секция Фолиа->Депозити изберете бутон “Добави депозитно фолио”.
- Ако клиентът вече е платил сумата на аванса, отразете плащане в депозитното фолио. Плащането не е задължително, може да пропуснете тази стъпка и директно да издадете документ за аванс, който да изпратите на клиента, за да бъде платен.
- Изберете бутон “Издаване на аванс”;
- Начислете съответния брой авансови услуги като укажете точната им сума и данъчна група. За да оптимизирате начисляването, предварително подгответе съответните шаблони, които трябва да бъдат към приходна група "Предварително фактуриран депозит”;
- След като отразите услугите, преминете напред с бутон ”Продължи”
- Изберете вида на документа, който желаете да издадете и приключете фолиото.
Аванс на база конкретни услуги
Може да приложите този метод в случаите, когато авансът ще се консумира наведнъж за услугите, за които е предназначен. За да регистрирате аванс на база конкретни услуги е нужно да имате стандартно фолио и съответните услуги да са начислени в него. Сумата на аванса се калкулира като процент от избраните услуги. Следвайте стъпките:
- Отворете фолиото с услугите, за които ще регистрирате аванс;
- Изберете услугите, за които е предназначено плащането, например само нощувките (ако плащането е за всички услуги от фолиото, пропуснете тази стъпка);
- В секция "Начисления ", изберете опцията “Създай аванс” или през бутон "Избрани", или през бутон "Всички" (според вида на аванса);
- Изберете опция "Процент" и въведете процента за изчисление на аванса;
- Изберете шаблон, който да се използва за начисленията, които ще се породят от регистрирането на аванса. Допълнителният текст е опционален и ви дава възможност да въведете текст, който ще се използва в печатния изглед. Изберете вида на документа и потвърдете издаването му.
- Системата създава ново Авансово фолио, в него автоматично се копират избраните начисления с нова сума (спрямо избрания процент) и с приходна група “Предварително фактуриран депозит”. Текстовете и детайлността на оригиналните начисления се запазва. При този метод, избраният шаблон не се прилага за начисленията в авансовото фолио, а за консумацията във фолиото с услугите. За повече детайли вижте Консумиране на аванс.
- След като авансът е регистриран, системата ще ви върне в основното фолио. В горната част на екрана се появява връзка, чрез която може да отворите авансовото фолио и ако сумата вече е платена да отразите плащането.
Аванс на база налично плащане
Използвайте този метод, когато стойността на авансовата фактура трябва да отговаря на конкретна платена сума, ясно е точно за кои услуги е предназначена и се очаква да се консумира наведнъж. За да издадете авансовата фактура, първо отворете фолиото с услугите, за които е предназначено плащането. Следвайте стъпките:
- Регистрирайте платената сума във фолиото с услугите;
- Изберете услугите, за които е предназначено плащането, например само нощувките (ако плащането е за всички услуги от фолиото, пропуснете тази стъпка)
- В секция "Начисления ", изберете опцията “Създай аванс” или през бутон "Избрани", или през бутон "Всички" (изберете опцията в зависимост от това дали плащането е за всички или конкретни услуги от фолиото);
- Изберете опцията "Съществуващо Плащане";
- Изберете платената сума и преминете напред с "Продължи";
- Изберете шаблона, от който да се изтегли текста за начисленията в авансовото фолио, имате опция да добавите и допълнителен текст, който се използва в печатния изглед;
- Изберете вида на документа и потвърдете издаването на авансовата фактура.
- Системата създава ново Авансово фолио, в него автоматично се отразяват необходимите начисления. Броят на начисленията в авансовото фолио зависи от данъчните групи на услугите, за които е предназначен авансът (по едно начисление за всяка данъчна група). Сумата за всяка данъчна група е автоматично изчислена чрез прилагане на пропорция. Всички начисления са от приходна група “Предварително фактуриран депозит”, а техните текстовете са изтеглени от избрания шаблон.
- Плащането от фолиото с услугите се премества в авансовото фолио, като се запазват всички негови детайли. Авансовото фолио е балансирано.
На екран ще получите потвърждение за издаването на документа, може да последвате връзката към него, за да го отворите.
