В зависимост от избрания режим на работа, обменът на резервации може да бъде еднопосочен и двупосочен (импорт/експорт).
Импорт
Особености на импорта
- Резервации, които вече са със статус Настанена в системата на Clock PMS+, не подлежат на по-нататъшни промени от страна на SynXis.
- Дали цената от XML-а е с/без данък, се определя спрямо Вашия данъчен режим (Данъкът се включва в цените/Данъкът не се включва в цените.
- Валутите получени в XML-а от SynXis (таг 'CurrencyCode') се вземат предвид при създаване на резервациите и техните начисления.
- Импортът на резервации включва:
- Период;
- Тип стая;
- Тарифа;
- Профили на гости (основен и допълнителни);
- Компания;
- Агент;
- Лице за контакт;
- Брой гости;
- Допълнителни услуги;
- Бележки - според вида им се записват като Бележки или Заявки на клиенти към резервацията;
- Заявки на клиенти;
- Кредитни карти;
- Промоционални кодове - добавят се в забележките;
- Данни за трансфер - ArrivalTransport & DepartureTransport;
- Маркетинг сорс.
Важно: Данни за данъци не се импортират, те се определят от настройките във Вашия Clock PMS+ акаунт.
Допълнителни услуги при импорт на резервации
Забележка: Функционалност импорт на допълнителни услуги все още е BETA версия, ако желаете да я използвате, моля, свържете се с екипа по поддръжка на Clock PMS+.
- Обработват се само допълнителни услуги, които са маркирани като Inclusive="false" (т.е. само тези услуги, които не са включени в цената на стаята);
- Данък - за изчисляване на цените се използва данъчния режим на Вашия Clock PMS+ акаунт;
- Импортират се само допълнителни услуги, които имат цена, всички останали се пропускат;
- Шаблона за начисляване, с който се създава начислението в Clock PMS+, се търси в съответствията в страница “Начисления - шаблони/доп. услуги”. Ако няма съвпадение, се използва избрания шаблон по подразбиране от страница “Настройки”-”Шаблон за начисление по подразбиране”.
- Количества:
- Ако в получения XML има само една цена, се използва полученото количество в XML от таг 'Quantity';
- Ако има повече от една цена (например получена допълнителна услуга за възрастни и деца с различна цена) - тогава количеството се определя спрямо стойността в тага 'NumberOfUnits' .
- Обработва се таг "Start" (начална дата на пакета) - чрез него се определя дали дадена услуга е за всеки ден или не. Посочената дата се използва при създаване на услугата в Clock PMS+
Експорт
Изпращат се само резервации, които са за тип стая, включена в съответствията.
Експортът на резервации включва
- Период;
- Тип стая (взема се кода от съответствията);
- Тарифа (взема се кода от съответствията);
- Цени. Флаг дали те са с включен данък или не, спрямо настройката "Тарифа с данък" от съответствията;
- Блок;
- Брой гости;
- Данни за Гости (основен и допълнителни);
- Компания;
- Агент;
- Лице за контакт;
- Коментари към резервацията (записани в полета “Бележки” и “Заявки на клиенти”);
- Статуси - при промяна на статуса от “Очаквана” към “Настанена”' ще бъде изпратен ъпдейт.
Експортът на резервации НЕ включва
- Допълнителни услуги по резервациите, такива само се импортират;
- Данни за кредитни карти, такива само се импортират;
- Данни за трансфер, такива само се импортират.
Важно: Гаранционни политики и политики при анулиране се управляват в Clock PMS+ и не са обект на импорт/експорт.
Забележка: При модификация на резервации се прави пълно презаписване в системата на SynXis с новите данни от резервацията, т.е. съществуващата резервация се изтрива и се създава нова с получените данни.
Автоматичен експорт
- Автоматичен експорт към SynXis се предизвиква от следните промени по резервациите:
- Статус;
- Тип стая;
- Тарифа;
- Период (пристигане и/или заминаване) ;
- Брой възрастни;
- Брой деца;
- Блок;
- Компания;
- Агент.
- Ситуации, в които резервациите не се изпращат автоматично към SynXis:
- Резервация без тип стая;
- Резервации, асоциирани с блок, който не е експортиран;
- Резервации, асоциирани с блок, който няма код;
- Резервации, получени от SynXis с допълнителни услуги - промени по такива резервации не се експортират към SynXis;
- Резервации, за които предходната заявка не е приключена.
След като проблемът, който блокира експорта на резервацията бъде отстранен, бихте могли да я експортирате ръчно от страница 'Sync'.
- Експорт на дадена резервация се маркира като Invalid (съответно не се изпраща информация към SynXis), когато:
- Резервацията е без тип стая;
- Резервацията е с тип стая, която НЕ е част от съответствията;
- Резервацията е с тарифа, която НЕ е част от съответствията.
- Експорт на резервации само с ръчни цени:
- Резервациите се експортират без код на тарифа (RatePlanCode), защото такъв няма. Обикновено в такива ситуации SynXis връща грешка в отговор на заявката;
- Цените винаги се маркират като такива с включен данък (AmountAfterTax).
Синхронизация на резервациите
Чрез двупосочния обмен на информация (импорт и експорт на данни) се цели постигане на максимална синхронизация между двете системи (Clock PMS+ и SynXis). При този механизъм промените, направени по резервация в едната система, биват отразени и в другата.
Пример: Ако за SynXis резервация бъде направена промяна по статуса ѝ в Clock PMS+, например от Очаквана към Анулирана, този статус ще бъде изпратен към SynXis и резервацията ще бъде анулирана и при тях. Аналогично ако за Clock PMS+ резервация се направи промяна на престоя в SynXis, тази промяна ще бъде доставена до Clock PMS+ и престоят ще бъде актуализиран.
Особености свързани с обмена на резервации
- При импорт се взема предвид данъчния режим на Вашия Clock PMS+ акаунт. Спрямо него се извлича цената от таг AmountBeforeTax или AmountAfterTax и при необходимост се извършват нужните калкулации.
- При експорт се взема предвид настройката в съответствията (“Тарифа с данък”) на тарифата, избрана в резервацията. В зависимост от това се експортира Gross Value или Net Value + Taxes. Тази информация се предава на SynXis в респективните тагове.
- Експорт на резервации с прилежащи блокове:
- За да можете да експортирате резервации с блокове към SynXis, е необходимо да е избрана настройката “експорт на Блокове”;
- Блокът, избран в резервацията, трябва да има код. В случаите, когато за резервациите са избрани блокове, които не покриват това условие, резервациите не се изпраща към SynXis.
- За код на тарифата, избрана в резервацията се изпраща кода на съответния блок.
- Цена на резервация с блок:
- Ако тарифата, избрана в резервацията, е част от съответствията, то цените при експорт се маркират като AmountBeforeTax (без данък) или AmountAfterTax (с включен данък) спрямо настройката “Тарифа с данък” от съответствията.
- Ако тарифата, избрана в резервацията, не е част от съответствията, то тогава цените при експорт се маркират като AmountBeforeTax (без данък) или AmountAfterTax (с включен данък) спрямо стойността по подразбиране, избрана в настройките на интерфейса (“Данъчен модел на блоковете по подразбиране”).
- Импорт на резервации с прилежащи блокове:
- Когато се получи резервация от SynXis с код на блок (InvBlockCode), се търси съответствие на този код в Clock PMS+. Ако кодът бъде намерен, резервацията се създава със съответния блок. В резервацията ще бъде закачена тарифата от блока.
- Ако не бъде открито съответствие между кода на получения блок и кодовете на блокове в Clock PMS+, резервацията се създава без блок и без тарифа (има само ръчна цена). При тази ситуация към SynXis се изпраща warning.
- Промоционални резервации - в случай че бъдат получени промоционалните кодове, използвани за резервиране в резервационната система на SynXis, те се записват в забележките на резервацията като “Promotion: ******”.
- Маркетинг сорс се попълва автоматично със стойност, различна от тази заложена по подразбиране, ако в получения XML има информация за конкретния канал, от който е направена резервацията - секция Source/BookingChannel/CompanyName.