Актуализация Clock PMS+ (03 септември 2024)

Открийте нашите нови функции за пестене на време

Пакетни начисления

Кажете сбогом на повтарящите се кликания с нашата функция „Пакетни начисления“. Представете си, че управлявате мероприятие и трябва да приложите предварително зададено меню за случая. С функцията „Пакетни начисления“ можете да изберете предварително зададеното меню и всички свързани елементи от менюто ще бъдат автоматично начислени на мероприятието с едно кликване. Тази функция е идеална за ефективна обработка на пакетни услуги или артикули, спестявайки ви време и намалявайки шанса за грешки. 

Настройка на пакетни начисления:

• Отидете в Настройки -> Начисления и данъци -> Пакетни начисления.
• Добавете нов пакет и му дайте име. Можете да добавите и по-дълго описание.
• Добавете елементите към пакета, като за всеки елемент изберете: 
  • Шаблон за начисление
  • Количество: Ако попълните количество, начислението ще бъде с това фиксирано количество. По-интересно е обаче, ако оставите полето празно. Тогава количеството на начислението ще бъде каквото количество попълните за пакета, когато го използвате. От друга страна, системата ще предложи за количеството на пакета - PAX в Събитие, Резервации на заседателна зала или Кетъринг - така че Количеството ще бъде толкова, колкото са PAX.

• Цена: Можете да въведете цена за таксуване. Ако не попълните нищо, ще бъде използвана цената, зададена в самия шаблон за начисление. Тази функция ви позволява да използвате един шаблон за таксуване с различни цени в различните пакети.
• Текст при отпечатване: С помощта на текста за печат можете да контролирате представянето на начислението във фолиото. Ако не попълните нищо, ще се използва текстът за печат от шаблона за начисление.

План Задачи

Планирането на сложни проекти стана много по-лесно с функционалността План Задачи. Да кажем, че организирате сватба. Можете да създадете цялостен план за действия, който включва всички задачи, като например резервация на мястото, изпращане на покани, организиране на кетъринг и други. Всяка задача може да бъде насрочена за относителна дата — като изпращане на покани два месеца преди сватбата или потвърждаване на менюто един месец предварително — като по този начин се гарантира, че нищо няма да бъде пропуснато.

Създаване на План Задачи:

• Навигирайте до Настройки ->Мероприятия-> План Задачи и добавете нов план.
• Попълнете полетата на Задачата, която искате да създадете.
• Ако попълните полето "Зададен потребител", тази Задача винаги ще бъде назначена на избрания потребител. Ако оставите полето празно, то може да бъде разпределено на избран от вас потребител, когато използвате плана. По този начин някои задачи могат да имат конкретни назначени лица, докато други задачи ще бъдат назначени на избрания от вас потребител.
• Датата на задачата е относителна и може да бъде изчислена спрямо две дати - „Дата на създаване“ и „Дата на пристигане“
• В „Офсет дни“ - попълнете колко дни преди или след относителната дата трябва да бъде създадена задачата. Например за „7 дни след създаването на Събитието“ - попълнете „7“. За „30 дни преди Събитието да пристигне“ попълнете „-30“ (т.е. отрицателно число, за да бъде преди пристигането).

Употреба

Добавяне на План Задача към дадено Мероприятие:

• Отворете Мероприятието и в раздела "Задачи" изберете бутона "План Задачи".
• Намерете и изберете плана.
• Датите на създаване и пристигане на Мероприятието ще се попълнят автоматично. Ако желаете, можете да ги промените, като по този начин Задачите ще бъдат създадени в съответствие с нововъведените дати.
• Можете също така да попълните потребител, тъй като той ще бъдат назначен за задачи, за които не е избран потребител в самия план.
• Запишете. Задачата ще бъде добавена към събитието със съответните полета, дати и потребители. Можете да добавяте толкова плана, колкото е необходимо, към всяко Мероприятие.

Навигиране през последно достъпените мероприятия

Навигирането през последните ви дейности никога не е било по-лесно. Нашата нова функционалност за ориентиране сред мероприятията предоставя преки пътища до последно достъпените мероприятия, което ви позволява бързо да продължите от мястото, където сте спрели, без да се налага да търсите в историята на мероприятията си. Независимо дали управлявате множество мероприятия или трябва да прегледате конкретни детайли, тази функция ви осигурява лесно проследяване на стъпките ви. 

На екрана на мероприятието и в търсенето на мероприятия ще видите лента с инструменти, показваща последните 20 мероприятия, отворени в текущия браузър. Ако не се събират на екрана ви или не можете да навигирате чрез краткото описание, можете да отворите списъка с бутона на лентата с инструменти вдясно. Списъкът показва последните 20 мероприятия с повече информация за всяко от тях. Кликнете върху мероприятието, за да го отворите, или го изберете с десния бутон, за да го отворите в нов раздел.

BookDirect Промотиране на Групи Услуги

Радваме се да представим нова функционалност в BookDirect, предназначена да помогне на хотелите да увеличат приходите си, като същевременно подобрят преживяването на гостите: Промотиране на Групи Услуги.

Предлагането на допълнителни услуги на гостите ви е чудесен начин да подобрите престоя им и да увеличите приходите си. Когато обаче списъкът с наличните услуги стане твърде дълъг, това може да затрудни гостите и да намали вероятността да изберат допълнителни опции. Ето къде се появяват групите услуги.

С Групи Услуги вече можете да категоризирате и групирате свързани услуги - като СПА процедури, опции за хранене или подобрения в стаите - в компактни и лесни за навигация раздели. Всяка група е представена с галерия и описание, което прави визуално привлекателно и лесно за гостите да проучат всички налични възможности. 

Например, вместо да показвате дълъг списък с отделни спа услуги, можете да създадете група „Спа и уелнес“, която включва масажи, процедури за лице и други процедури. Гостите могат лесно да разглеждат тази група, което увеличава вероятността да добавят няколко услуги към резервацията си.

Като организирате предложенията си в групи услуги, не само правите процеса на избор по-удобен за потребителите, но и увеличавате шансовете за продажба на повече услуги. Това е печелившо както за вашия хотел, така и за вашите гости.

За да организирате допълнителни услуги в Book Direct в Групи услуги:

• Навигирайте до Настройки ->Начисления - шаблон -> От менюто „Други“ изберете ОРС Групи услуги. Към същите настройки има връзка в Настройки на Book Direct -> ОРС Допълнителни услуги -> ОРС Групи услуги;
• Добавете нова Група, като попълните името.
• След като я добавите, можете да добавите снимки за нея, за да се показва като галерия в Book Direct. Снимките се добавят от списъка на Групите - с бутона срещу всяка група.
• За всяка група можете да добавите преводи и описания за поддържаните езици - Настройки -> Съдържание - Общи преводи - ОРС Групи услуги.
• Накрая трябва да зададете Група за услугите, които продавате чрез BookDirect. Отидете на Настройки -> Начисление - шаблон -> ОРС допълнителни услуги. Задайте групата само за тези услуги, които желаете да групирате. Запазете! 
• Услугите без група ще се появят в Book Direct както преди - самостоятелно в списъка.
• В списъка в Book Direct първо се представят всички Групи, а след това услугите без групи.
• Ако желаете да промените реда на Групите, можете да го направите от Настройки -> Начисление - шаблон -> Други -> ОРС Групи услуги - сортиране.

Online Check-In: По-голяма гъвкавост

Последната ни актуализация на приложението Online Check-In подобрява гъвкавостта, като прави процеса на регистрация още по-гладък и удобен за вашите гости.

• Плащането може да бъде пропуснато. 

Направихме малка, но полезна актуализация на  приложението. Преди това можехте да изисквате от гостите да извършват плащания предварително или да изберете да не събирате плащания по време на процеса на онлайн чекиране. С тази нова функция вече можете да подканите гостите за плащане по време на регистрацията, като им дадете възможност да изберат дали да платят онлайн или в хотела. Тази актуализация осигурява малко повече гъвкавост, като позволява на гостите да решат кой метод на плащане е най-подходящ за тях, независимо дали става въпрос за плащане онлайн или за лично обслужване при пристигане. Проверете новата настройка „Опционално, може да бъде пропуснато“ в приложението за онлайн чекиране.

• Регистрация на възрастни и деца

За да увеличим полезността на приложението в държави, в които се изискват регистрационни карти, включително за деца, променихме съответната настройка. Преди това беше възможно да се избере дали да се регистрира един гост или всички възрастни. Сега настройката „Регистрация на гости“ включва три стойности: „Само основен гост“, „Всички възрастни“ и „Всички гости“.

• Пропускане на заставката

Ако не харесвате първата заставка в онлайн регистрацията, която е предназначена за вашето лого, сега имате възможност да премахнете изображението. По този начин заставката ще бъде пропусната и потребителят ще премине към следващата страница без забавяне.

Плащания в платформата: Нови отчети за реконсилация

Имаме удоволствието да представим две нови справки за съгласуване за потребителите на плащания в платформата: Payments Reconcile и Payout Reconcile. Тези инструменти са създадени, за да опростят финансовия ви надзор и да гарантират точността на транзакциите ви.

• Payments Reconcile: Проследяване на всяка транзакция

Справката Payments Reconcile ви помага да проследявате плащанията в Clock PMS+ в рамките на определен период. Тя дава отговор на въпроса: „Къде са парите ми?“, като показва дали всяко плащане е било изплатено, кога е станало и към коя партида за изплащане принадлежи или дали все още е в процес на обработка. Справката обобщава плащанията по групи за изплащане, но ви позволява да навлезете по-надолу за подробна информация за всяка група.

• Payout Reconcile: Проверете изплащанията си

Справката Payout Reconcile дава яснота за всяко плащане, извършено към банковата ви сметка. Тя съдържа подробна информация за транзакциите, включени във всяко изплащане - като плащания, възстановявания и обратни плащания - заедно със събраните такси и комисиони, както и с преведената нетна сума. Този изчерпателен преглед помага да се гарантира, че всички плащания са точни и пълни.

• Защо тези справки са важни

Тези справки подобряват финансовото управление, като предлагат подробна видимост на транзакциите и плащанията, улеснявайки равняването на сметките и проверката на точността.

Подобрения

Приложение за потвърждаване на Мероприятие - подпис

Усъвършенствахме нашето приложение за подписване на документи, за да подобрим прозрачността и използваемостта. Преди това подписът се събираше, но не се виждаше в документа. Сега подписът, заедно с името и датата на подписващия, се поставя видимо в документа и пълният, подписан документ се изпраща автоматично на клиента. Освен това, ако документът бъде разпечатан по-късно, разпечатката също ще включва подписа и името на подписващия. В бек-офиса улеснихме идентифицирането на подписаните документи, като добавихме специална икона в приложението. Това позволява на служителите бързо да разпознават кои документи са били подписани, което оптимизира управлението на документите.

Туроператорски Договори - Специални кодове за активиране на отстъпки или допълнителни такси

Чрез новата функционалност, може да задействате Отстъпки или Допълнителни Начисления, само за избрани резервации, които, например участват в някаква промоция. Това става след като в Резервацията попълните Активационни Кодове, а в договора заложите условия за Отстъпки или Допълнителни начисления (пакетни начисления), отговарящи на тези кодове. Ето повече информация:

• В Договора добавете кодовете за отстъпки или допълнителни пакети (начисления) във секцията "Кодове Активация".

• За дадена отстъпка може да попълните полето "Код Активация". Тя ще се приложи, само ако в резервацията има попълнен същи код.
• В отстъпката сме добавили още едно поле - "Ексклузивно". Това поле означава, че ако тази отстъпка отговори на условията и се приложи, то нито една друга отстъпка няма да се приложи заедно с нея. Това поле е особено полезно за следната ситуация. Ако имате резервация с код, то за нея може да се приложат и отстъпки БЕЗ код (те важат за всички) и такива с код (за конкретната резервация). Твърде вероятно е обаче, да не искате да се прилагат отстъпки без код. Затова маркирайте отстъпка с код с "Ексклузивно". Тогава ще се приложи само тя, а останалите ще се игнорират дори да отговарят на условията.

• За Пакетните елементи сме добавили нова секция "Пакетни услуги". За момента, тази функционалност може единствено да начислява услуги в деня на пристигане. За целта в резервацията трябва да има същите активационни кодове каквито сте заложили в пакетния елемент. Особеното тук е че, колкото пъти присъства кода в резервацията, толкова начисления ще получи резервацията. Ако кодът се добави веднъж в резервацията, ще имате едно начисление, ако кода се добави три пъти в резервацията, ще имате три начисления.

• Още едно подобрение в екрана на резервациите - активационните кодове се предлагат за избор спрямо избраната тарифа, вместо да се изписват на ръка. Така се гарантира, че няма да сгрешите кода и винаги ще избирате от тези кодове, които са дефинирани за конкретния договор. 

Допълнително, добавихме и още едно малко подобрение - използваме по-оптимално екрана. По подразиране, Туроператорския договор се показва в две колони и заема по оптимално мястото на монитора ви. Ако има редове от договора, които са много дълги и съдържанието им не се събира, чрез нови бутона в горния десен ъгъл на екрана, може да "разпънете" договора на цялата ширина и така по-лесно да виждате дългите редове.

POS - трансфер по стая - всички гости в стаята

Променихме екрана в ПОС-а за трансфер по стая, така че да показва имената на всички гости в стаята. Търсенето на резервация/стая по име на гост също вече търси по имената на всички гости. Тази промяна, прави много по-удобно трансферирането по стая, независимо дали гостите са семейства, колеги от фирмено мероприятие или делегати от конференция. Задълбочената интеграцията между ПОС-а и ПМС-а, правят комбинацията от двата продукта уникална.

Прогноза и темп на заетостта/приходите - само приходи от стаи

Към справката добавихме нов параметър, чрез който може да изберете дали в справката да виждате общите приходи (както досега) или само приходите от стаи (групи приходи Стаи и Пакети). Напомняме, че справката дава важна информация за очакваните приходи, като включва потенциалните приходи от блоковете, които от своя страна са разделени на приходи от гарантирани и опционални блокове.

Други Подобрения

• Спряна токенизация на OTA Виртуални карти: За да оптимизираме вашите разходи, свързани с трансакциите с кредитни карти, променихме логиката по токенизиране на карти, така че виртуалните кредитни карти от каналните мениджъри да не се токенизират автоматично. По този начин ще избегнете разходите, свързани с тази трансакции.
• WorldLine/SixPayments: добавихме опция в настройките на алтернативните платежни методи за BANCONTACT.
• Новите екрани на Мероприятията: вече се отварят по подразбиране от навигацията и другите линкове. Надяваме се, че усилията, които сме вложили в новите екрани и функционалности, да са подобрили вашето потребителско изживяване и производителност. Ценим Вашата обратна връзка!
• Екран за ново мероприятие: при създаването на нова компания, добавихме и полето "Трансфери на начисления", за да може да отразите тази важна особеност още при създаването й.
• BookDirect - изтичане на кошницата: Подобрихме логиката по това, кога кошницата да изтича, за да направим екрана по-ясен за гостите, когато попаднат в подобна ситуация. "Изтичането" на кошницата се случва тогава, когато гостът избере някакви стаи и ги добави в кошницата си, но не завърши процеса по резервиране. В такива ситуации системата пази кошницата в рамките на 6 часа от добавянето на първата стая в кошницата. Ако потребителя не завърши кошницата си в рамките на 6 часа, системата маркира кошницата за изтекла, като уведомява потребителя за това при неговото следващо действие с нея. Искаме да напомним, че стаите, добавени в кошницата, не са резервирани, не се пазят за текущия потребител и могат да бъдат изчерпани междувременно. Ако това се случи, системата прави допълнителна проверка и не позволява плащането и резервирането на стаите.
• Към екрана "Домакински задачи" добавихме нова опция: "Show Housekeeping Sector". Опцията показва/скрива колоната за домакинския сектор, което е полезно, в случай че я ползвате. Домакинските сектори ви позволяват да групирате стаите и общите площи по начин, удобен за хотелското домакинство. Освен това участва в алгоритъма за автоматично разпределение на задачите. Също така, чрез нея може да получите обобщена информация в справката "Прогноза за домакинството". Ако все още не ползвате това поле, може да му обърнете внимание. 
• Фолиа (new): търсенето на шаблони на начисления, в екрана за начисляване, вече работи по всички думи, а не само по първата както досега;
• Фолиа (new): за закритите фолиа, в основния изглед на фолиото, сме добавили дата и час, както и потребител, извършил операцията;
• За клиентите от Зимбабве, добавихме кода на новата им национална валута - ZWG.

Отстранени конфликти

• За документите импортирани от CSV файл не работеше бързото търсене по номер на документ. Търсенето вече ще работи и за тях, но само за импортираните след поправката.
• При печата на много избрани регистрационни карти наведнъж, нямаше "page break". Поради разлика в поддръжката на "page break" инструкциите от различните браузъри, сега е възможно при дадени бразузъри да излиза допълнителна празна страница. За съжаление не може да се намери правилно решение, което да работи консистентно на всички браузъри и операционни системи.

Интеграции

• Активиране на PUSH / Webhook известия чрез API

Вече не изпращайте имейли към поддръжката на Clock PMS+ за активиране! За да се опрости и автоматизира процесът на абонамент, активирането вече е достъпно директно чрез API с едно API повикване. Всички партньори, които използват тази функция, са уведомени чрез имейл кампания. За повече подробности, моля, вижте съответния раздел в документацията на API.

• Експорт на частни анализи и Google BigQuery

С актуализациите на Clock PMS+ въведохме възможността за добавяне на лице за контакт към резервация, което позволява гъвкаво разграничаване на резервиращия и госта. Преди това полето за лице за контакт не беше налично в таблицата за резервации в Google BigQuery и не можеше да бъде включено в частни аналитични отчети и табла. Този проблем е решен и новото поле contact_person_id вече препраща към таблицата, съдържаща информация за гостите.

• Процес на издаване на ключове за врати - Идентификатор на картата е добавен към процеса на издаване на ключове за врати

Все повече системи за заключване на врати, базирани на RFID, вече функционират онлайн, при което информацията не се съхранява директно върху физическия носител на RFID (например карта или гривна). Вместо това системата разчита RFID идентификатора и го изпраща на системата за заключване на врати, за да комуникира с ключалката и да предостави достъп. По подразбиране идентификаторът на картата не се изисква, но може лесно да бъде активиран в настройките на ключа за стаята. След като бъде активиран, идентификаторът на картата става задължителен и се съхранява в заявката за ключ за врата, за да се осигури правилна комуникация със системата за заключване на вратата.