Типовете документи са използват при приключване на фолиата в Clock PMS+. При първоначално конфигуриране на системата имате създаден един тип документ, чиито настройки могат да бъдат променени, според конкретните нужди. Допълнително имате възможност да добавите толкова типа докумeнти, колкото са необходими за вашата работа. За да достъпите настройките на типовете докумeнти от менюто за навигация изберете Настройки->Всички настройки->Документи->Типове документи.
Настройки
За да коригирате настройките на съществуващия тип документ, изберете бутона за редакция в началото на неговия ред. За да добавите на нов тип, изберете бутон "+" .
Попълнете полетата както следва:
- Документ с положителна стойност (1) - въведете име на документа, което да се приложи, в случай че стойността на приключеното фолио е положителна, например "Фактура";
- Документ с отрицателна стойност (2) - въведете име на документа, което да се приложи, в случай че стойността на приключеното фолио е отрицателна.
Забележка: Тази опция не е приложима в условията на българското законодателство. За да намалите вероятността от допускане на грешки, тук можете да добавите текст, който да подсказва, че издаването на подобен документ не е желателно.
- Корекционен документ с положителна стойност (3) - въведете име на документа, което да се приложи, в случай че стойността на корекционното фолио е положителна, например "Дебитно известие";
- Корекционен документ с отрицателна стойност (4) - въведете име на документа, което да се приложи, в случай че стойността на корекционното фолио е отрицателна, например "Кредитно известие";
Забележка: Имената на документите, които посочите тук, ще бъдат видими при работа с Clock PMS+. За клиентските разпечатки имате възможност да заложите различни текстове за различните езици през Общи преводи->Тип документи - преводи. При липса на преводи на съответния език, в клиентските разпечатки се използват имената, конфигурирани в типа документ.
- Генератор на номера на документи с положителна/отрицателна стойност (5) - изберете генератора, който ще определя номерацията на документа. Допустимо е да изберете еднакви номератори за двете опции. В този случай двата вида документи ще споделят обща номерация. Повече информация как се конфигурират генераторите ще намерите в номератори на документи.
- Задължителни полета за получател Компания/Гост (6) - може да укажете атрибутите за получателя, които са задължителни за попълване при приключване на фолиата. Имате възможност да изберете различни атрибути, в зависимост от това дали получателят е физическо лице или Компания.
- Фолио разпечатка (7) - ако желаете за този тип документ да се използвате специално подготвен шаблон за печат, можете да го укажете тук. Вижте подробности за Персонализираните шаблони за документи.
- Долен колонтитул за отпечатване (8) - тази настройка е приложима само при печат на документи, издадени през Clock POS.
- неактивен за Балансирани/ Небалансирани фолиа (9) - можете да посочите в кои случаи ще се използва конкретният тип документ (при приключване на балансирани и/или небалансирани фолиа). По този начин бихте могли да ограничите потребителските грешки при издаване на различните видове документи спрямо вашия бизнес модел.
Задължително издаване на документ за всяко приключено фолио
Издаването на документ при приключване на фолиото е избираема опция в Clock PMS+. Предвидили сме настройка, чрез която можете да направите тази опция задължителна, така че за всяко приключено фолио в системата, да бъде издаден съответния документ. Можете да активирате опцията като достъпите екрана за настройка на типовете документи и изключите настройката "Позволи приключване на фолиата без тип документ (Затвори като Фолио)".
