Схеми задачи
Домакинските схеми задачи определят кои задачи, кога и за кои типове стаи да бъдат изпълнявани. Може да посочите какво да бъде направено при пристигане, на всеки Х дни или при заминаване.
За да настроите схемите, отидете на Настройки->Всички настройки->Housekeeping Assistant->Схеми задачи->'+' иконка вдясно.
В таб "Основни":
- Име (1) - Въведете име на схемата
- Типове стаи (2) - Изберете за кои типове стаи се прилага
- OOS Тип (3) - изберете дали схемата да е свързана с OOS тип. За повече информация прочетете надолу
Важно: Ако няколко схеми са свързани с тип стая, те ще бъдат приложени към този тип стая. По този начин можете да отделите всички общи дейности за различните типове стаи в една схема и да я свържете с всички типове стаи, а същевременно да създадете отделни схеми за дейности, специфични за всеки тип стая.
В таб "Схема":
- кликнете върху бутона "+Добави задачи", за да добавите нов ред
- задайте кога следва тези задачи да се изпълняват - изберете между "На пристигане"; 'На всеки Х дни'; "На заминаване".
- изберете кои задачи следва да се изпълняват за избраните типове стаи на съответния ден
- посочете определен брой кредити (например колко време ще бъде необходимо за изпълнението на конкретните задачи), ако бъде оставено непопълнено, системата ще използва сумата от кредити, зададени за всяка отделна задача.
Нека да използваме двата скрийншота горе, за да илюстрираме по-добре как работят схемите.
- Създали сме схема, наречена "График почистване - ВСИЧКИ"
- Избрали сме всички типове стаи, тъй като задачите ще бъдат приложими за всички типове стаи
- Посочили сме, че ще бъде извършена проверка на датата на пристигане и ще отнеме 5 кредита. (1)
- Посочили сме, че всеки ден ще има почистване, отнемащо 25 кредита. (2)
- Посочили сме, че на всеки 3 дни от престоя ще има смяна на хавлии и спално бельо, отнемащо 15 кредита. (3)
Важно: На 3-тия ден от престоя, както (2), така и (3) ще бъдат генерирани за стаята.
- Посочили сме, че при заминаване всички задачи ще бъдат изпълнени, което ще отнеме 45 кредита. (4)
Но нашата вила има малка кухня, която ще изисква внимание. Ако добавим задачи за малката кухня в същата схема, те ще се генерират и за всички други типове стаи. По тази причина трябва да създадем отделна схема, приложима само за вилата:
Важно: Напомняне, че специфичните задачи за малката кухня ще бъдат в допълнение към тези, генерирани от общата схема за почистване.
Забележка: Oтделни схеми за конкретни типове стаи е често срещана практика. Най-вече отделните схеми ще бъдат необходими, когато една и съща задача отнема значително по-различно време за изпълнение, например ежедневното почистване на двойна стая може да отнеме 15 кредита, докато за апартамент може да отидат 35.
В този случай ще имаме една схема задачи за двойна стая, при която общият брой кредити ще е 15 и друга схема задачи за апартамент, където ще бъдат отчетени 35 кредита. Това е важно, за да може системата да ви предостави прецизна прогноза колко кредита общо на ден ще имате, съответно колко камериерки ще са ви нужни.
Схеми свързани с OOS Тип
Ако изберете OOS тип за схемата, включените дейности ще се изпълняват само когато стаята е маркирана със съответния статус OOS .
За детайлно планиране на всеки ОOS тип, дефинирайте нужните Ви ОOS статуси, схеми и задачи към тях. Схемите за почистване и свързаните с тях задачи функционират по същият начин, както и с резервациите. По-особеното, на което трябва да обърнете внимание е "датата на напускане".
- При заминаване - за разлика от резервациите, при ОOS статусите това е датата след последната дата на статуса. Ако ОOS статусът е с период 01.01-03.01, то задача отбелязана "При заминаване", ще се генерира на дата 04.01. В този случай, стаята ще стане свободна/мръсна на 04.01. В останалите ситуации, поведението е сходно с това на резервациите.
- При пристигане - задача ще се генерира за началната дата на ОOS статуса.
- Повторение на определен брой дни - задача ще се генерира спрямо периода на ОOS статуса за конкретната стая и зададените X брой дни.
Тези схеми за почистване се вземат предвид и при прогнозирането (справка Прогноза за домакинството), за целите на планиране на нужния Ви брой камериерки.
Активиране на схеми задачи
За да активирате схема задачи, ще ви е нужно да я свържете с типовете стаи, за която ще се отнася. Така когато задачите бъдат генерирани за деня, дейностите от схемата ще бъдат добавени в Домакинската справка.
Схеми задачи и шаблони за начисление
Схемите задачи имат още една много важна функция - могат да бъдат избирани в шаблоните за начисление.
Важно: Тези схеми задачи не трябва да бъдат свързвани с тип стая.
По този начин има връзка между допълнителните услуги, тарифи (посредством шаблоните за начисление за пакетните елементи) и конкретните задачи. Домакинските схеми без тип стая са замислени по този начин, тъй като иначе ще бъдат автоматично приложени вместо да бъдат активирани, само когато има начисление (за стая, допълнителна услуга или пакетен елемент), свързани с тази домакинска схема за дадената дата.
Може да използвате тази функционалност, за да разрешите казуси, например, с бебешки кошари, както и зареждането на специални консумативи, свързани различни пакети или допълнителни услуги (например Шампанско и цветя в стаята на пристигане). Ето как:
Ако за конкретна дата, има направено начисление, съдържащо домакинска схема, тази схема ще бъде активирана на тази дата. Това не означава, че задължително трябва да има задача за тази дата при тази схема.
Важно: Ако схемата е настроена при пристигане и има начисления за всеки ден от престоя, това ще доведе до създаването на задача само в деня на пристигане. Обратното е също вярно. Ако схемата е за всички дни на престоя, но има начисление само при пристигането, задача ще бъде създадена само при пристигането. С други думи, за да имате задача, създадена за дадена дата, следва да имате комбинация от начисление и схема, определяща задачата за тази дата.
За да свържете Схема задачи с шаблон за начисление, отидете на меню Настройки->Всички настройки->Начисления & Данъци->Начисление - шаблони ->редактирайте съответния шаблон за начисление ->изберете схемата задачи в полето "Домакински шаблон".
За да обобщим примера от скрийншота:
- създадохме задачи - "Поставяне на бутилка шампанско" и "Поставяне на цвета".
- съчетахме тези задачи под домакинската схема "Добавяне на шампанско+цветя", която е зададена при пристигането и не е свързана с никакви типове стаи.
- прикрепихме схемата задачи към шаблона за начисление.
Когато шаблон за начисление се използва в денят на пристигане на резервацията, съответните домакински задачи ще бъдат генерирани в домакинската справка. По този начин камериерките могат да подготвят стаята, както е поискано от госта.
Важно: Тази автоматизирана процедура ще работи независимо от това как бива използван шаблонът за начисление - ръчно от потребител, резервирана като допълнителна услуга през BookingDirect, портал MyBooking или ОТА или през тарифен пакет.