Трансфер на начисления към Clock PMS+

В тази статия ще обясним какво да правите, когато трябва да прехвърлите POS (ресторант, бар и т.н.) сметка към фолиото в Clock PMS+.

Настройка и изисквания

Настройки

Преди да използвате функционалността, първо трябва да активирате трансферите в Clock PMS+:

• Влезте в Clock PMS+ акаунта, към който бихте желали да прехвърлите начисленията, и отидете на Настройки -> Всички настройки -> Позволи трансфер на начисления, след това изберете Clock POS акаунта и запишете.

• Ако желаете, когато прехвърляте сметки, да можете да търсите клиента по неговото име моля, изберете опцията "Позволи трансфер по име на гост" в дъното на страницата и запишете. В противен случай ще можете да търсите само по номер на стая.

Изисквания

Ако правите трансфер към резервация, резервацията:

• трябва да бъде "настанена";
• трябва да има период на престой, включващ настоящата календарна дата;
• трябва да има активирана опцията "Трансфери на начисления" (активира се по подразбиране). Може да промените тази опция, като редактирате резервацията;

Ако правите трансфер към фирмен профил, профилът:

• трябва да има активирана опцията "Трансфери на начисления" (не е активирана по подразбиране). Може да промените тази опция, като редактирате фирмения профил.

Потребителят, който прехвърля сметката, трябва да:

• има достъп до Clock POS акаунта (няма нужда от достъп до Clock PMS+ акаунт)
• има предоставено потребителското право "Външен трансфер"

Употреба

Трансфер към резервационно фолио

Отворете желаната сметка в Clock POS и изберете бутон "Поръчай/Плати" в началото на страницата, след това:

• Кликнете върху бутон "Избери стая", ако сметката трябва да се прехвърли към стая.

• В случай че този POS акаунт е свързан с няколко PMS+ акаунта, ще бъдете подканени да изберете PMS+ акаунта, към който бихте желали да направите трансфер;
• За да прехвърлите към сметка на стая, потърсете я (1) и я изберете от падащото меню. Като алтернатива можете да потърсите госта по неговото име, имейл или телефонен номер (2), ако опцията "Позволи трансфер по име на гост", спомената по-горе, е активирана;

• След като сте открили резервацията, изберете я, като на този етап имате 2 възможности:

• Прехвърли сега (1) - това ще завърши трансфера незабавно, както и ще регистрира артикулите в сметката на Clock PMS+ резервацията, а сметката в POS ще бъде приключена с тип плащане в системата "Външен трансфер".

• Запиши стаята (2)- ако изберете тази опция, сметката е свързана с фолиото на резервацията, но не е прехвърлена. Ето защо сметката е все още активна в Clock POS и можете да добавяте още начисления към нея или да я анулирате. 
  • Ако е избрана грешната стая, можете да я размаркирате, като кликнете върху светлосиния бутон, показващ името на госта и след това изберете "Раздели".
  • Като използвате същия светлосин бутон, показващ името на госта, можете да завършите трансфера.

Трансфер към фирмено фолио

Трансферът към фирмено фолио следва същите стъпки:

• изберете бутон "Избери компания" в сметката;
• намерете фирмения профил;
• изберете едно от съществуващите отворени фолиа в профила или създайте ново;
• профилът ще бъде записан и е нужно да кликнете върху синия бутон в сметката, за да завършите трансфера (както при описаната по-горе опция "Запиши стая")

Резултати от трансфера

В Clock POS

• ще бъде регистрирано плащане в системата с тип плащане "Външен трансфер", което ще е равно на крайната сума на сметката;
• сметката ще бъде приключена;

В Clock PMS+

• артикулите от POS сметката ще бъдат регистрирани в PMS+ фолиото с цялата информация - имена на артикулите, цена, данъчна ставка, валута;
• прехвърлените артикули запазват приходната група и категория, с която са били създадени в Clock POS;

• ако е нужно, PMS+ потребителите могат лесно да видят сметката от Clock POS (включително дигиталния подпис), като изберат линка във фолиото (показан на снимката по-горе). Не е нужно да имат достъп до POS акаунта, за да я виждат.

Отмяна на трансфер

Отмяната на трансфер може да е нужна, в случай че първоначално сте направили трансфера към грешната резервация или внезапно гостът е решил да плати в брой или с карта. Ако трябва да отмените трансфер:

• намерете затворената сметка в Clock POS от Управление -> Приключени сметки (ако сметката е била затворена същия ден) или "Приключени сметки - търсене", ако сметката е била приключена/прехвърлена предишния ден;
• отворете сметкат;
• изберете червения бутон "Отмени трансфера";

• след като отмените трансфера, плащането с тип "Външен трансфер" ще бъде премахнато, а затворената сметка ще бъде отново неплатена. Трябва да приложите плащане (в брой или с карта), за да я балансирате или извършите нов трансфер към правилната резервация.