Платежният автопилот е следващо поколение инструмент за автоматизация на процесите, свързани с кредитни карти, който елиминира нуждата от постоянна намеса и пести време и разходи. Освен това понижава риска от потенциални грешки и гарантира, че няма да има "забравени" плащания.
Пример: Може да създадете задача, която автоматично да таксува виртуални карти Expedia на датата на пристигане на съответната резервация. Или в случай че няма каквото и да е плащане - може да създадете задача, която автоматично да скрива фолиото от портала MyBooking за Expedia резервациите, които имат Виртуална карта.
Важно: След като конфигурирате задачите на платежния автопилот, преди да ги активирате, задължително направете тест на всяка конфигурация. Повече детайли за теста на настройките вижте в Специфики/Тестване/Активиране.
За да конфигурирате задача, отидете на меню Настройки ->Всички настройки-> Платежни оператори -> Автоматични плащания и изберете червения 'плюс' в горния десен ъгъл.
Секция Общи
- Въведете името на задачата - то се използва само вътрешно.
- Маркирайте задачата като активна, СЛЕД като сте завършили всички останали настройки.
Секция Режим
Трябва да дефинирате кога задачата ще се активира. Има 6 "Режима" (1), от които да избирате:
- След създаване на резервация
- До пристигане на резервация - използва 12:00 часа на обяд в деня на пристигане като начална точка за офсети. Ще покрие всички очаквани резервации.
- След пристигане - след като статуса на резервацията стане 'Настанена' на деня на пристигане.
- Преди заминаване на резервация - 12:00 часа на обяд на датата на заминаване като начална точка за офсетите.
- След напускане на резервация - след като статуса на резервацията стане 'Напуснала' на деня на заминаване.
- След анулиране на резервация
Заедно с режима трябва да въведете "Офсет" (2) - колко чаша преди или след събитието режима да се задейства.
Например: Ако желаете нещо да се случи седмица след създаването на резервация, изберете режима "След създаване на резервация" и въведете 168 часа в офсета.
Секция Резервации
Използвайте тази секция, за да посочите за кои резервации се отнася задачата.
Ако нищо не е избрано за даден филтър, този филтър не се взема под внимание, т.е. ако не изберете нищо в тази секция, задачата ще се приложи към всички резервации:
- Гаранционен статус(1) - Оставете го празен или изберете гаранционния статус, за който се прилага задачата (Гарантирани, Очакващи гарантиране, Изтекли или Негарантирани). Бихме желали да ви напомним, че вторият и третият статус зависят от настройката за Гаранционния период в Гаранционната политика.
- Гаранционна политика (2) - За резервации с определени гаранционни политики - една или повече.
- OTA резервация (3) - Дали резервациите са от каналния мениджър или не:
- Да - ще обработи само ОТА резервации;
- Не - ще обработи всички други резервации, освен тези от ОТА;
- Празно поле - ще обработи всички резервации.
- Кредитни карти в резервацията (4) - Може да обработи само резервациите, съдържащи определени кредитни карти. Опциите са:
- Без карти - задачата ще обработи само резервациите, които нямат кредитни карти. Няма начин да таксувате подобна резервация, но този филтър може да се използва в комбинация със следната операция: Изпълни само действията при успешна операция в секцията "Какво да се прави". Вижте по-долу за повече информация.
- Само гост - задачата ще обработи само резервациите, които имат една или повече карти, но ако всички са отбелязани като карти на гост, и нито една ОТА карта.
- Само ОТА - задачата ще обработи само резервациите, които имат една или повече карти, но само ако всички са отбелязани като ОТА (виртуални) карти.
- Гост и OTA - задачата ще обработи само резервациите, които имат карта на гост и ОТА карта.
- Включени компании, Изключени компании, Включени агенти, Изключени агенти (5) - Трябва да изберете между множество компании и агенти за всеки от тези филтри. Моля, не забравяйте да кликнете върху бутона Добави, когато изберете компанията или агента.
- Включени - ще обработи само резервациите, които имат съответния профил, избран като Компания или Агент. Всички други резервации няма да бъдат обработени.
- Изключени - ще изключи всички резервации, които са закачени към избрания профил на Компания/Агент.
Секция Операция
В този раздел може да посочите какво да се прави от дадената задача. В полето "Операция" може да изберете от:
- Плащане - Сумата се таксува по кредитната карта.
- Преоторизация - Сумата само се преоторизира (блокира) по кредитната карта. Може да прихванете тази сума по-късно или да я освободите. Преоторизираните суми се съхраняват само за определен период (обикновено 14 дни), като този период зависи от платежния оператор, получаващата средствата страна и типа кредитна карта.
- Изпълни само действията при успешна операция - Тази опция е малко по-особена. При нея нито едно плащане или преоторизация няма да бъде изпълнено, вместо това задачата ще продължи с действията, описани по-долу в раздел "При успех".
Чрез полето "Употреба" може да посочите коя карта (в случай че има повече от една карта) да се използва за плащането или преоторизацията. Възможните опции са:
- Последна кредитна карта - последната кредитна карта в резервацията;
- Последна ОТА кредитна карта - последната кредитна карта, но сред тези, които са отбелязани като ОТА;
- Последна кредитна карта на госта - последната кредитна карта от тези, които са отбелязани като ГОСТ.
Секция Сума
Как сумата за съответната операция следва да бъде калкулирана. В полето "Сума" (1) може да изберете сред:
- Базирано на баланса на фолиото - Използва баланса на фолиото. Може да добавите или извадите (чрез отрицателна стойност) сума от него като процент или фиксирана сума (2).
Например: Не въвеждайте нищо в полето “%”, за да получите сумата на целия баланс на фолиото, или алтернативно може да въведете -50%, за да калкулирате половината от баланса. Ако балансът по фолиото е 0, задачата няма да се изпълни.
- Базирано на конкретни начисления (Folio charge) - Този метод е подобен на модела за определяне на депозитната сума. Може да изберете начисленията на кои групи приходи да бъдат включени в калкулацията. Получената сума може да бъде променена, като попълните процент от нея или брой нощувки (за калкулацията се използва средната цена на нощувка. Има допълнителна фиксирана сума, която може да добавите или извадите.
Важно: Моля, имайте предвид, че балансът на фолиото не се взема предвид. Дори ако фолиото е напълно платено (балансирано), задачата ще таксува съответната сума.
Важно: Можете да оставите полетата "Процент", "Нощувки" и "Групи приходи" празни и да използвате само "Допълнителна сума". По този начин задачата ще таксува само тази конкретна сума.
- Базирано на изискуемия депозит - Използва дължимата сума по изискуемия депозит по резервацията. Това е сумата, калкулирана като депозит от Гаранционната политика минус всички получени плащания досега. Може да добавите или извадите (ако въведената стойност е отрицателна) процент или фиксирана сума от нея (2).
Например: Не въвеждайте нищо в полето “%”, за да получите целия дължим депозит или, като алтернатива, въведете -50%, за да калкулирате и начислите половината от дължимия депозит.
Секции При Успех/ При Неуспех
Чрез горните настройки може да зададете задача за плащане или преоторизация. В тези два раздела, от друга страна, може да дефинирате какво да се случи, ако плащането/преоторизацията са успешни (При успех, изпълни) или не (При неуспех, изпълни). Може да изберете сред следните опции:
- Прати имейл към резервацията (1) - изберете имейл шаблон, който да се изпраща към резервацията. Може да създадете различни имейл шаблони, съдържащи различни текстове и инструкции.
- Закриване на фолио с (2) - изберете дали фолиото следва да се затвори. Например, в случай на автоматично плащане на цялата сума по баланса преди заминаване.
- Закриване на фолио с (3) - в случай че фолиото е закрито, изберете какъв тип документ да бъде издаден.
- Задай видимост на фолиото в Личния портал (4) - променете флага на фолиото, като посочите дали фолиото следва да бъде видимо в MyBooking портала или не.
- Задай гаранционен статус (5) - При успешна операция, например, може да направите резервацията гарантирана или обратното.
- Създай задача (6) - Ако желаете да създадете задача за резервацията - въведете някакъв текст. Калкулираната сума от раздел "За каква сума?" ще бъде добавена към текста.
Специфики/Тестване/Активиране
Важно: При активиране на новите конфигурации имайте предвид, че ако имате съществуващи резервации, създаването на нова задача в платежния автопилот, ще взаимодейства със съществуващите резервации по следния начин:
- При режими: след Създаване, след Анулиране, преди Заминаване, след Напускане и след Пристигане на резервация, съществуващите резервации, които попадат в обхвата на филтрите, но са „пропуснали“ момента за обработка с не повече от 24 часа, ще бъдат обработени.
Пример: Резервация, създадена 23 часа преди създаването на задача „След създаване на резервация” с 0 офсет в часовете, ще бъде обработена. Ако е създадена 24 часа преди задачата, резервацията няма да бъде обработена.
- При режим До пристигане на резервация – всички съществуващи очаквани резервации, които предстоят (в зависимост от офсета), ще бъдат обработени.
Пример: Нова задача с офсет от 7 дни (168 часа) ще обработи всички съществуващи резервации, пристигащи в следващите 7 дни, защото те са „До пристигане“
- Една задача ще обработи една резервация само веднъж, дори ако задачата е неуспешна.
- В случай на няколко отворени фолиа в резервацията автоматичните задачи ще се изпълнят на базата на това кое фолио е отворено най-рано (най-старото отворено фолио). Задачите не се изпълняват, ако има само закрити фолиа в резервацията.
- Автопилотът проверява на всеки 15 минути дали има задача за изпълнение.
- Можете да зададете период (в дни) след напускане, след който преоторизациите ще бъдат автоматично освободени. Например, ако въведете 0, ще бъдат освободени незабавно след чек-аут. Настройката се намира в секция Настройки->Всички настройки->Платежни оператори-> Освобождаване на преоторизации към резервации (дни след напускане). Ако оставите полето празно, ще изключите автоматичното освобождаване.
Важно: Автоматичното освобождаване се задейства само в случаи, че резервацията няма задължения (всички фолиа са платени). Ако при автоматичното освобождаване възникне някаква грешка, ще бъде създадено задача към резервацията в канал “Плащания”.
Тест на конфигурираните задачи
Важно: Препоръчваме ви винаги да се свързвате с нас на clockpms@clock-hs.com, за да прегледаме задачите, да обсъдим с вас желания резултат и да ви консултираме дали са конфигурирани правилно. Също така може да Тествате задачата преди я направите Активна. По този начин си гарантирате, че всичко работи, както очаквате, преди изпълнението на каквито и да е реални трансакции.
Функция "Тест" е достъпна в екрана с всички задачи на платежния автопилот.
Пример:
При тест на задача за плащане с време на изпълнение 5 часа след създаването на резервацията:- Резервация, създадена точно преди тестването, няма да бъде показана в тестовия екран, тъй като не са изминали 5 часа след създаването ѝ;
- Резервация, създадена 10 часа преди тестването на задачата, ще бъде показана в тестовия екран, тъй като не е "пропуснала" времето си за изпълнение с повече от 24 часа;
- Резервация , създадена 30 часа преди тестването на задачата, няма да бъде показана в тестовия екран, тъй като е "пропуснала" времето за изпълнение с повече от 24 часа.
Моля, винаги се свързвайте с екипа по поддръжката на Clock PMS+, ако тестът на задачите за плащане не върне очаквания резултат.