Създаване на Дейности
За да създадете дейност за зала за мероприятия и/или кетъринг:
- Отидете на Календар Дейности в режим „по Часове“;
- По желание, използвайте различните филтри, за да филтрирате календара;
- Кликнете върху началното време и след това крайното време за дейността за съответното местоположение
- Ще се появи прозорец с детайли за дейността.
Ето детайлите, които можете да добавите/редактирате за дейност:
- PAX (1) - броят на участниците ще бъде автоматично взет от броя на PAX за цялото мероприятие. Можете да го промените, ако е необходимо, или да зададете, ако не сте го направили за цялото мероприятие.
- Начален / Краен час (2) - въведете началния и крайния час, през което време пространството ще бъде заето. Моля, обърнете внимание, че при създаване на дейност, тя не може да продължи след полунощ. В случай че се нуждаете от дейност, която продължава след полунощ, първо я създайте до напр. 23:30. След това я редактирайте и изберете опцията „Overnight“, която ще отключи поле „До“ за дата и час.
- Тип проява (3) - изберете типа дейност (например Семинар, Кафе пауза, Сватбена церемония и др.). Прочетете Създаване на типове прояви и подредби на зали за повече информация.
- Подредба зала (4) - изберете стил за подреждане на пространството. Имайте предвид, че в списъка ще видите стиловете на подредба, които избраното местоположение поддържа. Освен това ще видите MIN / MAX PAX за поддържаните стилове. Прочетете Създаване на Зали за Мероприятия / Създаване на Ресторанти (локации) за повече подробности. Все пак можете да създадете дейност с неподдържан стил или с повече PAX от капацитета за този стил.
- Описание (5) - въведете описание за тази дейност, което е видимо в стандартните Оферти за Мероприятия и може да бъде добавено в други документи за гостите (напр. какво е включено, продължителност и друга информация).
- Описание за персонала (6) - въведете вътрешно описание за тази дейност, видимо в работните листове (напр. какво да се подготви, каква подредба да се направи, до какво време да бъде готово и др.)
- Опционален (7) - маркирайте, ако тази дейност е опционална. Тя ще бъде маркирана в жълто в календара.
- Добави (8) - след като сте въвели цялата информация, добавете дейността в календара.
- Запази нова дейност - когато всички нови дейности са добавени в календара, уверете се, че сте запазили.
Добавяне на начисления за Дейност
След като дейността е създадена, кликнете върху нея в календара, за да отворите диалоговия прозорец. Оттук можете да добавите начисления, които ще бъдат свързани с тази конкретна дейност. Прочетете Начисляване на услуги и фактура за Мероприятие за повече подробности.
- Добави фолио и начисления (1) - използвайте тази опция, ако няма отворено фолио за Мероприятието или искате да добавите тези начисления в отделно фолио. Ще се отвори диалоговият прозорец за добавяне на начисления. Имайте предвид, че системата предлага броя на PAX като количество за начисленията.
- Начисли: ...... (2) - ако имате фолио/а в мероприятието вече отворено, то ще бъде изброено тук. Кликнете върху него, за да отворите екрана за начисляване и добавете начисления към съществуващото фолио.
- Начисления (3) - ще видите списък на всичко, което вече е начислено чрез тази дейност. Можете да кликнете върху всяко от тях, за да отворите списъка на всички начисления, добавени чрез тази дейност, и да направите промени, ако е необходимо.
- Анулиране на дейност (4) - можете да анулирате тази конкретна дейност. При това системата ще ви попита дали искате да анулирате всички начисления в отворените фолиа, които са свързани с тази дейност.
Редактиране на Дейности
За да редактирате дейност, отворете същия диалогов прозорец, използван за добавяне на начисления:
- ако е дейност за зала за мероприятия, кликнете върху нея
- ако е дейност за ресторант, кликнете върху нея и изберете „Редактиране“
Можете да промените цялата информация, която вече е въведена в дейността.
Важно: Промяната на PAX на дейност ще доведе до промяна на начисленията, които са базирани на PAX. С други думи, намаляването на PAX ще дове доведе до намаляване на количеството начисления, а увеличаването на PAX ще увеличи тяхното количеството.
Ако трябва да промените само местоположението или началното време на дейност, можете да използвате функцията за влачене и пускане в календара. Хванете дейността и я преместете на новото местоположение / начален час.
Ако сте отворили дейност от друго мероприятие, можете да кликнете върху бутона в горната част на диалоговия прозорец, за да преминете към това мероприятие.
