Erstellen von Aktivitäten
Eine Tagungsraum- und/oder Catering-Aktivität erstellen:
- Navigieren Sie zum Aktivitätskalender in einem beliebigen Ansichtsmodus
- .
- Optional verwenden Sie die verschiedenen Filter, um den Kalender zu filtern
- Klicken Sie auf den Kalender für den jeweiligen Standort
- das Fenster mit den Details zur Aktivität wird geöffnet.
Hier sind die Details, die Sie für eine Aktivität hinzufügen/bearbeiten können:
- Start-/Endzeit (1) - geben Sie die Start- und Endzeit/das Datum ein, wann der Raum belegt sein wird.
- Tagungsraum / Restaurant (2) - wählen Sie aus, welchem Raum/welchen Räumen diese Aktivität zugewiesen wird.
- PAX (3) - die Anzahl der Teilnehmer wird automatisch von der Anzahl der PAX im gesamten Event übernommen. Sie können diese Zahl bei Bedarf ändern oder eine Zahl festlegen, wenn Sie dies nicht für das gesamte Event getan haben.
- Art der Aktivität (4) - wählen Sie die Art der Aktivität aus (z.B. Networking, Kaffeepause, Hochzeitszeremonie, etc.). Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Arten von Aktivitäten und Setupstilen.
- Setupstil (5) - wählen Sie den Setupstil für den Raum. Beachten Sie, dass Sie in der Liste die Setupstile sehen, die der von Ihnen ausgewählte Ort unterstützt. Außerdem sehen Sie die MIN / MAX PAX für die unterstützten Stile. Weitere Details finden Sie unter Erstellung von Tagungsräumen / Erstellung von Restaurants (Standorten). Sie können die Aktivität immer noch mit einem nicht unterstützten Stil oder mit mehr PAX als die Kapazität für diesen Stil erstellen.
- Beschreibung (6) - geben Sie eine Beschreibung für diese Aktivität ein, die in den integrierten Event-Angeboten sichtbar ist und in allen anderen für Gäste sichtbaren Dokumenten hinzugefügt werden kann (z.B. was enthalten ist, Dauer und andere Informationen).
- Beschreibung für das Personal (7) - geben Sie eine interne Beschreibung für diese Aktivität ein, die in den Function Sheets sichtbar ist (z.B. was vorzubereiten ist, welche Vorbereitungen zu treffen sind, bis wann man bereit sein muss, etc)
- Optionsbuchung (8) - markieren Sie, ob diese Aktivität optional ist. Sie wird dann im Kalender gelb markiert.
- Erstellen (9) - sobald Sie alle Informationen eingegeben haben, fügen Sie die Aktivität dem Kalender hinzu.
Leistungen für Aktivitäten verbuchen
Wenn die Aktivität erstellt ist, klicken Sie sie im Kalender an, um das Dialogfenster zu öffnen. Von hier aus können Sie Leistungen verbuchen, die mit dieser Aktivität verbunden sind. Lesen Sie Buchung von Leistungen und die Event-Rechnung für weitere Details.
- Folio und Leistungen hinzufügen (1) - verwenden Sie diese Option, wenn noch kein Event-Folio geöffnet ist oder Sie diese Leistungen in einem separaten Folio verbuchen möchten. Das Dialogfenster zum Verbuchen der Leistungen wird geöffnet. Beachten Sie, dass das System die Anzahl der PAX als Menge für die Leistungen vorschlägt.
- Leistungen ...... (2) - wenn Sie ein oder mehrere Folios in dem Event bereits geöffnet haben, werden diese hier aufgeführt. Klicken Sie darauf, um die Buchungsmaske zu öffnen und die Leistungen zu dem bestehenden Folio hinzuzufügen.
- Leistungen (3) - Sie sehen eine Liste aller Leistungen, die bereits über diese Aktivität verbucht wurden. Sie können auf eine beliebige Leistung klicken, um die Liste aller über diese Aktivität verbuchten Leistungen zu öffnen und bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
- Aktivität stornieren (4) - Sie können diese spezielle Aktivität stornieren. Dabei werden Sie gefragt, ob Sie alle Leistungen in offenen Folios, die mit dieser Aktivität verbunden sind, stornieren möchten.
Bearbeiten von Aktivitäten
Um eine Aktivität zu bearbeiten, öffnen Sie dasselbe Dialogfenster, in dem Sie Leistungen verbuchen:
- wenn es sich um eine Aktivität im Tagungsraum handelt, klicken Sie sie an
- wenn es sich um eine Aktivität im Restaurant handelt, klicken Sie darauf und wählen 'Bearbeiten'
Sie können alle bereits in die Aktivität eingegebenen Informationen ändern.
Wichtig: Wenn Sie den PAX einer Aktivität ändern, bucht das System Leistungen, die auf dem PAX basieren, neu. Mit anderen Worten: Wenn Sie den PAX senken, verringert sich die Menge der Leistungen; wenn Sie den PAX erhöhen, erhöht sich die Menge.
Wenn Sie nur den Standort oder die Startzeit einer Aktivität ändern möchten, können Sie die Drag&Drop-Funktion des 'Nach Stunden' Kalenders verwenden. Greifen Sie die Aktivität und verschieben Sie sie an den neuen Ort / die neue Startzeit.
Wenn Sie eine Aktivität aus einem anderen Event heraus geöffnet haben, können Sie auf die Schaltfläche am oberen Rand des Dialogfensters klicken, um zu diesem Event zu wechseln.
