Die Profilseite der Firma

In diesem Artikel machen wir uns mit der Seite Unternehmensprofil vertraut und erfahren, was die verschiedenen Informationen und Funktionen bedeuten.

Um eine bestehende Firma zu öffnen, navigieren Sie zum Menü Firmen->Firma suchen (new) -> Geben Sie den Namen, die Ust-IdNr. oder die Kontaktdaten (1) ein, und das System zeigt die Firmen, die Ihrer Suche entsprechen, auf der Ansicht an. Um das Profil zur Ansicht zu öffnen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Öffnen“ in der Zeile des gewünschten Unternehmens.

Schnellzugriff auf kürzlich geöffnete Firmen (2) - In der Leiste über den Filtern sehen Sie die Namen der Firmen, die zuletzt auf diesem Gerät geöffnet wurden. Wählen Sie eine Firma aus, um sie zu öffnen. Sie können die vollständige Liste der letzten 20 verwendeten Firmen öffnen, indem Sie auf das Dreieckssymbol am Ende der Zeile klicken.

Firmen Folios, Buchungen, Events und Raten

In Clock PMS+ ist es sehr einfach, den Überblick zu behalten und mit allen Folios und Buchungen, Events und Raten zu arbeiten, die mit einer Firma verbunden sind. Öffnen Sie einfach den Bildschirm einer Firma, und Sie haben Zugang zu all diesen Daten.

Folios

Im mittleren Teil des Bildschirms finden Sie mehrere Gruppen-Folios. Über das Profil der Firma können Sie Folgendes verwalten:

• Standardfolio (1.1) - hier können Sie sehen oder auswählen, welches Folio als 'Standard' für dieses Profil gelten soll. Dies steht im Zusammenhang mit der automatischen Übertragung von Leistungen aus Buchungen. Wenn kein Standardfolio ausgewählt wird, werden Leistungen auf das 'älteste' offene Folio übertragen, das sich im Laufe der Zeit ändern kann und die Vorgänge komplexer und fehleranfälliger macht. Wenn ein Standardfolio ausgewählt ist, werden Leistungen nur auf dieses Folio übertragen, was die Auffindbarkeit erleichtert. Von diesem Folio aus können die Leistungen dann auf ein anderes Folio der Firma übertragen werden.
• Kontrollkästchen „Übertragung von Leistungen akzeptieren“ (1.2) –  Wenn diese Einstellung aktiviert ist, wird die Übertragung von Rückstellungen auf das Konto dieses Unternehmens erlaubt. Wenn das Kontrollkästchen deaktiviert ist, wird die Übertragung von Rückstellungen auf dieses Unternehmen nicht erlaubt.
• Anzahlungsfolios (2) - Sie können ein Anzahlungsfolio erstellen oder andere Anzahlungsfolios für dieses Unternehmen einsehen, die nicht verwendete Beträge enthalten.
• Offene Folios (3) - Sie können ein neues offenes Folio erstellen oder alle aktuellen offenen Folios im Profil dieser Firma einsehen.
• Unbezahlte geschlossene Folios (4) - Sie sehen alle Unbezahlte geschlossene (in Rechnung gestellte) Folios. Sie können diese auch im Bericht - Debitoren finden.

Jede Gruppe verfügt über eine Suchmaschine (5), mit der Sie eine Folio anhand ihrer Nummer, ihres Namens, ihrer Dokumentennummer, ihres Dokumentendatums oder ihres Dokument Typ (sofern vorhanden) finden können.

• Alle Folios und Details (1.3) – Link zur Ansicht „Erweiterte Folio-Suche”, die auch über die Schaltfläche „...” in der oberen rechten Ecke zugänglich ist. Es stehen Ihnen mehrere vordefinierte Filter zur Verfügung (z. B. unbezahlte Folios, Folios für bestätigte oder erwartete Buchungen usw.), die die Suche nach den Folios der Firma beschleunigen. Darüber hinaus bietet der Suchbildschirm eine Reihe von Filter- und Bearbeitungsoptionen, darunter eine Funktion für die Massenübertragung von Rückstellungen zwischen Folios und die Mehrfach-Folio-Ansicht.

Andere Abschnitte

Die weiteren Rubriken im Profil der Firma bieten noch mehr Informationen:

• Buchungen – Erweiterte Suche (6) –In diesem Abschnitt können Sie auf die Links „Als Unternehmen“ oder „Als Agent“ neben folgenden Optionen klicken:
  • 'Im Hotel' um alle Gäste im Hotel zu sehen, deren Buchungen mit der Firma/dem Agenten verknüpft sind
  • 'Buchungen – Heute und Morgen erwartet' um alle heute und morgen erwarteten Buchungen zu sehen, die mit der Firma/dem Agent verbunden sind
  • 'No-Show / Storniert' um alle mit der Firma/dem Agent verknüpften Buchungen zu sehen, die nicht erschienen oder storniert sind
• Events (7) – In diesem Abschnitt sehen Sie unternehmensbezogene Events, die als Links aufgelistet sind, über die Sie schnell darauf zugreifen können. Der Schwerpunkt liegt auf aktuellen und bevorstehenden Events, die übrigen finden Sie über den Link zur Event-Suche (7.2). Neben jedem Event zeigt Clock den Zeitraum des Events und die Anzahl der damit verbundenen Buchungen an. Dies ist gleichzeitig ein Link zu einem erweiterten Suchbildschirm, auf dem diese Buchungen in einer Detailansicht angezeigt werden. Darüber hinaus können Sie auch ein neues Event im Zusammenhang mit dieser Firma erstellen (durch Klicken auf die Schaltfläche „+Hinzufügen“ (7.1)). Die Events-Liste verfügt auch über eine kompaktere Ansicht (7.3), die Sie über die Schaltfläche oben aktivieren können.
• Reiseveranstalter-Verträge (8) - erstellen und verwalten Sie Reiseveranstalter-Verträge mit dieser Firma. Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Reiseveranstalter-Verträgen finden Sie HIER.
• Firmenvertag (9) - wählen Sie einen Firmenvertag aus, der für dieses Profil verwendet werden soll oder erstellen Sie einen neuen. Weitere Informationen zu Firmenverträgen finden Sie HIER.
• Raten (10) - Anstelle eines Firmenvertrages können Sie Raten auswählen, die mit diesem Profil verknüpft werden. Weitere Informationen über individuelle Raten für eine Firma finden Sie HIER. 

Archivierung oder Wiederherstellung einer Firma

Wenn eine bestimmte Firma vorübergehend oder dauerhaft nicht verwendet wird, können Sie sie archivieren, indem Sie im Firmenprofil auf die Schaltfläche ...->Archivieren klicken. Wenn die Firma später wiederhergestellt werden muss, müssen Sie im Firmenprofil auf die Schaltfläche ...->Wiederherstellen klicken. 

Um eine archivierte Firma zu finden, wählen Sie auf der Ansicht „Firma suchen“ die Option „Archiviert“ aus.

Die archivierten Firmen erscheinen mit einem '!' Zeichen neben ihnen.