Die Profilseite der Firma

In diesem Artikel machen wir uns mit der Seite Unternehmensprofil vertraut und erfahren, was die verschiedenen Informationen und Funktionen bedeuten.

Um eine bestehende Firma zu öffnen, navigieren Sie zum Menü Firma->Suchen - Firma-> geben Sie den Namen der Firma ein und klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen. Wenn die Ergebnisse angezeigt werden, klicken Sie auf “Öffnen” neben der gewünschten Firma.

Firmen Folios, Buchungen, Events und Raten

In Clock PMS+ ist es sehr einfach, den Überblick zu behalten und mit allen Folios und Buchungen, Events und Raten zu arbeiten, die mit einer Firma verbunden sind. Öffnen Sie einfach den Bildschirm einer Firma, und Sie haben Zugang zu all diesen Daten.

Der Bereich Folio

Im Folio-Bereich eines Firmenprofils können Sie Folgendes verwalten:

• Standardfolio (1) - hier können Sie sehen oder auswählen, welches Folio als 'Standard' für dieses Profil gelten soll. Dies steht im Zusammenhang mit der automatischen Übertragung von Leistungen aus Buchungen. Wenn kein Standardfolio ausgewählt wird, werden Leistungen auf das 'älteste' offene Folio übertragen, das sich im Laufe der Zeit ändern kann und die Vorgänge komplexer und fehleranfälliger macht. Wenn ein Standardfolio ausgewählt ist, werden Leistungen nur auf dieses Folio übertragen, was die Auffindbarkeit erleichtert. Von diesem Folio aus können die Leistungen dann auf ein anderes Folio der Firma übertragen werden.
• Anzahlung (2) - Sie können ein Anzahlungsfolio erstellen oder alle anderen Anzahlungsfolios für diese Firma sehen - offen, geschlossen, gestrichen.
• Offene Folios (3) - Sie können ein neues offenes Folio erstellen oder alle aktuellen offenen Folios im Profil dieser Firma einsehen.
• Unbezahlte geschlossene Folios (4) - Sie sehen alle Unbezahlte geschlossene (in Rechnung gestellte) Folios. Sie können diese auch im Bericht - Debitoren finden.

• Alle Folios und Details (5) - über diese Schaltfläche können Sie auf den unten stehenden Bildschirm zugreifen, der Ihnen weitere Details zu Folios und Buchungen im Zusammenhang mit diesem Firmenprofil bietet.

• Standardfolio (1) - wie oben.
• Anzahlung (2) - wie oben.
• Geschlossene Folios (3) - Dieser Abschnitt zeigt die Informationen über geschlossene firmenbezogene Folios. In diesem Abschnitt können Sie durch Anklicken der 'Ansicht' Schaltfläche auswählen:
  • Unbezahlt - um alle unbezahlten Folios zu sehen, die mit der Firma verknüpft sind.
  • Letzter Monat - um alle geschlossenen Folios der Firma im letzten Monat zu sehen.
  • Letztes Jahr - um alle geschlossenen Folios der Firma im letzten Jahr zu sehen.
  • Alle - alle geschlossenen Folios einer Firma werden angezeigt.
• Offene Folios (4) - wie oben.
• Offene Folios (5) - In diesem Abschnitt werden Folios in mit dem Firmenprofil verbundenen Buchungen aufgelistet und Sie können verschiedene Vorgänge mit ihnen durchführen, einschließlich der Übertragung von Leistungen aus den Folios dieser firmenbezogenen Buchungen auf ein Gruppen-Folio. Weitere Informationen zu Übertragungen und Gruppen-Folios finden Sie HIER.

Andere Abschnitte

Die weiteren Rubriken im Profil der Firma bieten noch mehr Informationen:

• Firma - Buchungen (1) -In diesem Bereich können Sie auf die 'Als Firma' oder 'Als Agent' Links neben klicken:
  • 'Im Hotel' um alle Gäste im Hotel zu sehen, deren Buchungen mit der Firma/dem Agenten verknüpft sind
  • 'Buchungen – Heute und Morgen erwartet' um alle heute und morgen erwarteten Buchungen zu sehen, die mit der Firma/dem Agent verbunden sind
  • 'No-Show / Storniert' um alle mit der Firma/dem Agent verknüpften Buchungen zu sehen, die nicht erschienen oder storniert sind
• Reiseveranstalter-Verträge (2) - erstellen und verwalten Sie Reiseveranstalter-Verträge mit dieser Firma. Weitere Informationen zur Erstellung und Verwaltung von Reiseveranstalter-Verträgen finden Sie HIER.
• Events (3) - In diesem Abschnitt sehen Sie firmenbezogene Events, die als Links aufgeführt sind, um schnell darauf zugreifen zu können. Weiter zeigt Clock PMS+ zu jedem Event den Zeitraum des Events und die Anzahl der Buchungen, die mit diesem Event in Verbindung stehen, sowie einen Link zu einem Buchungsbildschirm, der diese Buchungen im Detail anzeigt. Darüber hinaus können Sie auch ein neues Event für diese Firma erstellen (durch Drücken der Schaltfläche 'Hinzufügen').
• Firmenvertag (4) - wählen Sie einen Firmenvertag aus, der für dieses Profil verwendet werden soll oder erstellen Sie einen neuen. Weitere Informationen zu Firmenverträgen finden Sie HIER.
• Raten (5) - Anstelle eines Firmenvertrages können Sie Raten auswählen, die mit diesem Profil verknüpft werden. Weitere Informationen über individuelle Raten für eine Firma finden Sie HIER. 

Archivierung oder Wiederherstellung einer Firma

Wenn eine bestimmte Firma vorübergehend oder dauerhaft nicht verwendet werden soll, können Sie sie archivieren, indem Sie im Firmenprofil auf die Schaltfläche Archivieren klicken. Wenn die Firma später wiederhergestellt werden soll, müssen Sie im Firmenprofil auf die Schaltfläche Wiederherstellen klicken. 

Um eine archivierte Firma zu finden, wählen Sie 'Alle' anstelle von 'Nur aktive' auf dem Bildschirm 'Suchen - Firma'. 

Die archivierten Firmen erscheinen mit einem '!' Zeichen neben ihnen.