Buchungsanfragen

Die Bearbeitung von Anfragen ist ein wichtiger Aspekt der elektronischen Kommunikation mit Gästen. Verwenden Sie die Funktion "Buchungsanfragen", um Ihren Gästen personalisierte Angebote und Sonderpreise zu senden und Ihren Umsatz zu steigern. Mit diesem vielseitigen Tool können Sie eine Antwort auf eine Anfrage generieren, senden und anschließend eine Buchung basierend auf der Anfrage erstellen. Und alles, was es braucht, sind nur ein paar Klicks.

Erstellen Sie eine Antwort auf eine Buchungsanfrage

• Öffnen Sie den "Raten und Verfügbarkeiten" Bildschirm
• Klicken Sie im Menü "Buchungsanfrage" (oben rechts) auf die Schaltfläche "Neu" und geben Sie die Details des Gastes ein.
• Überprüfen Sie die Ergebnisse für den erforderlichen Zeitraum, die Zimmerkategorie und die Raten wie gewohnt auf dem Bildschirm "Raten und Verfügbarkeiten".
• Klicken Sie für jedes passende Produkt auf den kleinen Button neben "Buchen"
• Geben Sie die Anzahl der Zimmer ein (wenn Sie nur mit Zimmerkategorien arbeiten) und klicken Sie im Anschluss auf "Zur Anfrage hinzufügen".

• Die Anzahl der hinzugefügten Zimmer wird auf dem Button "Zimmer bearbeiten" des Menüs "Buchungsanfrage" angezeigt.
• Sie können auch Zimmer für verschiedene Zeiträume, Zimmerkategorien und Anzahl der Gäste hinzufügen.
• Durch Klicken auf den Button mit der Anfragennummer und dem Nachnamen des Gastes können Sie die Details des Gastes überprüfen und auch bearbeiten.
• Durch Klicken auf dem Button "Zimmer bearbeiten" können Sie bereits hinzugefügte Räume entfernen.

Der Bildschirm "Raten & Verfügbarkeiten" speichert Ihre letzte Buchungsanfrage und steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie zu diesem Bildschirm zurückkehren.

Klicken Sie auf den kleinen Dropdown-Menü-Button (die ganz rechts im Menü "Buchungsanfrage") und wählen Sie "Vom Bildschirm entfernen", um die aktive Buchungsanfrage vom Bildschirm zu löschen.

Wenn Sie eine bestimmte Buchungsanfrage vom Bildschirm entfernt haben, können Sie sie wie folgt zurückrufen:

• Gehen Sie über die Navigationsleiste zu "Buchung" - "Buchungsanfrage suchen"
• Suchen Sie die Anfrage und klicken Sie auf "im Raten und Verfügbarkeits Bildschirm öffnen", um zur Anfrage zurückzukehren.
• Jetzt können Sie weitere Zimmer hinzufügen oder alternativ eine andere Funktion dieses Bildschirms verwenden.

Senden Sie die Antwort per E-Mail oder drucken Sie sie aus

Um eine Antwort auf eine Buchungsanfrage zu senden, können Sie unser anpassbares Standardformular verwenden oder ein völlig neues benutzerdefiniertes Formular mit Ihrem eigenen Design und Ihrer eigenen Anordnung erstellen (sehen Sie hierzu Ihr Buchungsanfrageformular anpassen weiter unten). So können Sie die Antwort ausdrucken oder per E-Mail versenden:

• Klicken Sie im Menü "Buchungsanfrage" auf den Button "Weiter" und überprüfen Sie alle Details, bevor Sie auf "Drucken / Senden" klicken.
• Darüber hinaus können Sie die E-Mail vor dem Senden weiter anpassen, indem Sie bestimmte Notizen über und unter dem Raster mit Zimmern hinzufügen. Klicken Sie auf "Bearbeiten" und geben Sie die spezifischen Notizen ein.
• Speichern

 Ein Archiv aller gesendeten E-Mails wird gepflegt. Es kann im E-Mail-Bereich jeder Buchungsanfrage angezeigt werden.

Verwenden Sie variable oder feste Preise

Variable Preise

Eine Buchungsanfrage zeigt die Preise der Zimmer zum Zeitpunkt ihrer Hinzufügung. Dies sind keine festen Preise, sondern informative, die zeigen, was Sie dem Gast angeboten haben. Buchungen werden zu den aktuellen Preisen erstellt. Sie müssen also überprüfen, ob sich die aktuellen Preise im Vergleich zu den von Ihnen gesendeten geändert haben. Hier ist, wie:

• Klicken Sie auf "Zimmer bearbeiten" und wählen Sie "Aktuelle Preise prüfen und Unterschiede anzeigen".
• Die Zeilen mit Preisänderungen werden hervorgehoben und zeigen die alten und die neuen Preise.
• Wenn Sie die Antwort auf die Anfrage mit den neuen Preisen erneut senden möchten, klicken Sie einfach auf "Preise neu berechnen und aktualisieren". Senden Sie dann die Antwort auf die Anfrage an den Kunden.

Feste Preise

Alternativ zu variablen Preisen können Sie auch feste Preise verwenden. Dies garantiert, dass die Buchung des Gastes zu den in der Anfrage angegebenen Preisen erstellt wird, unabhängig davon, wie sich die aktuellen Preise geändert haben. Hier ist, wie:

• Klicken Sie auf "Zimmer bearbeiten"
• Füllen Sie das Feld "Manueller Preis" mit dem Preis aus, welches Sie benötigen, um diesen zu fixieren, und wählen Sie die Währung aus
• Speichern

Auf diese Weise wird der Preis in das Feld "Manueller Preis" der Buchung übertragen und der Gast kann zum angebotenen Preis buchen.

Erstellen Sie eine Buchung basierend auf der Buchungsanfrage

Nachdem Sie eine E-Mail oder einen Telefonanruf von einem Gast mit einer Anfrage für eine Buchung auf der Grundlage der Anfrage erhalten haben, gehen Sie folgendermaßen vor, um die Buchung zu erstellen:

• Suchen Sie nach der Anfrage des Gastes ("Buchung" - "Buchungsanfrage suche")
• Öffnen Sie diesen
• Klicken Sie neben dem jeweiligen Zimmer auf "Buchung erstellen"
• Klicken Sie auf den Link der neu erstellten Buchung, um sie zu bearbeiten oder eine Bestätigung zu senden

Dort wird auf der Grundlage der Daten aus der Antwort der Anfrage mit einem Klick einfach eine Buchung erstellt. Neben der Zeitersparnis kann ein Kunde bei Bedarf auch Sonderpreise und -Arrangements in Anspruch nehmen.

Ihr Buchungsanfrageformular anpassen

Das Standard-Anfrageformular kann einfach angepasst werden. Hier sind die Umsetzungsmöglichkeiten:

• Titel. Befindet sich oben. Wenn nicht festgelegt, wird dort der Hotelname angezeigt. Es kann über "Einstellungen" - "Sprachen und Texte" - "Buchungsanfragen" - "Titel" geändert werden.
• Logo (oben links). Es verwendet das Logo, das Sie als "Bestätigungslogo" in den "Einstellungen" - "Logos / Bilderbibliothek" hochgeladen haben.
• Kontaktinformation (oben rechts). Die unter 'Sprachen und Texte' - 'Buchungsbestätigung - Stornierung - Seite' - 'Seite - Hotelkontakte Label' eingegebenen Kontaktinformationen werden verwendet.
• Name. Sie können den Standardnamen des zu sendenden Dokuments ändern oder übersetzen. Anstelle von "Buchungsanfrage" können Sie "Angebot", "Preisangebot" usw. angeben. Gehen Sie dazu zu "Sprachen und Texte" - "Buchungsanfrage" - "Buchungsanfrage (Name des Dokuments)".
• Kopfzeile. Ein Text, der im Bereich zwischen den Gastkontaktinformationen und dem Raster mit den Preisen angezeigt wird. Sie können es unter "Sprachen und Texte" - "Buchungsanfrage" - "Kopfzeile" bearbeiten.
• Fußzeile. Ein Text, der unter dem Raster mit Preisen angezeigt wird. Sie können es unter "Sprachen und Texte" - "Buchungsanfrage" - "Fußzeile" bearbeiten.