Mailversand – Erklärung der Modi und Filter für automatische E-Mails

Mit dem Mailversand können Sie verschiedene E-Mail-Vorlagen automatisch oder manuell an Ihre Gäste senden – für unterschiedlichste Zwecke. Ob zur Ermutigung zum Online-Check-in, zur Bewerbung zusätzlicher Serviceleistungen oder zum Versand allgemeiner Informationen und Erinnerungen an den Aufenthalt – ein gut konfiguriertes automatisches E-Mail-System spart nicht nur Zeit für Ihre Gäste, sondern reduziert auch die Arbeitsbelastung an der Rezeption, während es gleichzeitig sicherstellt, dass Ihre Gäste alle relevanten Informationen erhalten.

In diesem Artikel werden die verschiedenen "Senden am"-Modi sowie alle Filter erläutert, die für automatische E-Mails angewendet werden können.

Modi

Sie können eine neue E-Mail-Vorlage erstellen und einrichten, indem Sie die folgenden Schritte ausführen: 

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Gast Engagement -> Mailversand. 
• Fügen Sie eine neue Vorlage über die "+"-Schaltfläche hinzu. 

• Name (1) - Geben Sie einen Namen für die E-Mail ein, um ihren Zweck anzugeben. Dieser Name ist nur intern im System sichtbar und kann nach der Erstellung des Mailversands nicht mehr geändert werden. 
• Editor (2) - Wählen Sie den Typ des Editors aus, den Sie zur Erstellung Ihrer Vorlage verwenden möchten. Wir empfehlen, immer den "Visual Builder" auszuwählen. 
• Automatischer Versand (3) - Wählen Sie, ob die E-Mail automatisch versendet werden soll oder nicht. 

• Senden am (4)- Wählen Sie das auslösende Ereignis, vor oder nach dem die E-Mail gesendet werden soll:
  • Nach der Erstellung der Buchung- Legen Sie die Anzahl der Stunden nach der Buchungserstellung fest, nach denen eine E-Mail gesendet werden soll. Diese E-Mails werden nur an erwartete Buchungen versendet. 

    Hinweis: Wenn Sie einen Zeitraum von 120 Stunden (5 Tagen) einstellen, wird die E-Mail am fünften Tag nach der Buchungserstellung versendet – vorausgesetzt, die Buchung bleibt weiterhin erwartet. 

  • Vor der Anreise - Definieren Sie die Anzahl der Stunden vor 12:00 Uhr am Anreisetag, zu der die E-Mail versendet werden soll. Diese E-Mails werden nur an erwartete Buchungen gesendet. 

    Hinweis: Wenn Sie einen Zeitraum von 120 Stunden (5 Tagen) einstellen, erhalten Buchungen, die innerhalb dieses Zeitraums erstellt wurden, keine E-Mail, da der Versandzeitpunkt bereits überschritten ist. Zudem wird empfohlen, keine sehr kurzen Zeiträume einzustellen, insbesondere wenn Gäste früh einchecken. Falls Ihr Check-in beispielsweise bereits ab 08:00 Uhr möglich ist, sollte der Wert nicht unter 4 Stunden liegen, da 12:00 Uhr minus 4 Stunden 08:00 Uhr ergibt. Andernfalls erhalten Buchungen mit frühem Check-in keine E-Mail, da die Gäste bereits eingecheckt sind, bevor die Nachricht versendet wird. 

  • Bis zur Anreise - Legen Sie die Anzahl der Stunden bis zur Anreise fest. Im Gegensatz zu „Vor der Anreise“ bedeutet eine Einstellung von 120 Stunden (5 Tagen), dass alle Buchungen, einschließlich Last-Minute-Buchungen, eine E-Mail erhalten. Der Versand beginnt 120 Stunden vor der Anreise, und Last-Minute-Buchungen erhalten die E-Mail direkt mit ihrer Erstellung. 
  • Nach der Anreise - Bestimmen Sie die Anzahl der Stunden nach der Anreise, nach denen die E-Mail versendet werden soll. Geben Sie 0 ein, wenn die E-Mail sofort nach der Anreise gesendet werden soll, oder z. B. 24 oder 48, um die E-Mail 1 oder 2 Tage nach der Anreise zu versenden. E-Mails werden nur für eingecheckte Buchungen gesendet. 
  • Vor der Abreise- Legen Sie fest, wie viele Stunden vor der Abreise die E-Mail gesendet werden soll. Wie bei allen anderen Vorlagen erfolgt die Berechnung der Stunden ab 12:00 Uhr mittags am Tag der Abreise. 

    Hinweis: Wenn die E-Mails am Tag vor der Abreise um 17:00 Uhr versendet werden sollen, müssen Sie im Feld "Zeitspanne (Stunden)" den Wert 19 eingeben, da dies 19 Stunden vor 12:00 Uhr am Abreisetag entspricht. E-Mails werden nur für Buchungen mit dem Status "Eingecheckt" gesendet. 

  • Nach der Abreise - Geben Sie die Anzahl der Stunden nach der Abreise an, nach denen die E-Mail versendet werden soll. Geben Sie 0 ein, wenn die E-Mail sofort nach der Abreise gesendet werden soll, oder z. B. 24 oder 48, um sie 1 oder 2 Tage nach der Abreise zu verschicken. E-Mails werden nur für ausgecheckte Buchungen gesendet. 
  • Nach der Stornierung - Legen Sie fest, dass stornierte oder No-Show Buchungen automatisch eine E-Mail erhalten, nachdem die Buchung als storniert oder als "No-Show" markiert wurde. 
• Zeitspanne (Stunden) (5) - Geben Sie die Anzahl der Stunden ab dem gewählten Zeitpunkt ein, nach oder vor denen eine E-Mail versendet werden soll. 

Filter

• Garantiestatus (6) - Mit diesem Filter werden E-Mails nur für Buchungen mit einem bestimmten Garantiestatus versendet. Dieser Filter ist nur für erwartete Buchungen verfügbar. 
• Garantierichtlinien (7) - Die E-Mail wird nur für Buchungen mit den ausgewählten Garantierichtlinien gesendet. Lassen Sie das Feld leer, um sie an alle Buchungen zu senden, unabhängig von der Garantierichtlinie. 
• Zimmerbuchung (8) - Wenn auf Ja gesetzt, wird die E-Mail für Buchungen mit einem Zimmerelement (Zimmerkategorie oder Zimmer) gesendet. Wenn sie auf Nein gesetzt ist, wird sie nur für Buchungen ohne ein Raumelement gesendet. Lassen Sie das Feld leer, um die E-Mail an beide zu senden. 
• OTA Buchungen (9) - OTA-Buchungen sind Buchungen, die durch den automatischen Import des Channel Managers empfangen werden. Falls eine OTA-Buchung manuell eingegeben wurde, können die entsprechenden E-Mails dafür ebenfalls manuell versendet werden. Wählen Sie Ja, um die E-Mail nur an OTA-Buchungen zu senden. Wählen Sie Nein, um die E-Mail an alle anderen Buchungen zu senden. Lassen Sie das Feld leer, um sie an beide zu senden. 
• Kreditkarte (10)- Die E-Mail wird an Buchungen gesendet, die den folgenden Kreditkartentyp haben (das Feld Herkunft der Kreditkartendetails). 
  Hinweis: Der Begriff OTA wird auch für virtuelle Kreditkarten verwendet, die von den OTAs übermittelt werden. 

  Die möglichen Optionen sind:

  • Lassen Sie das Feld leer, um die E-Mail an alle Buchungen zu senden, unabhängig von der Kartensituation. 
  • Keine Karte - Die E-Mail wird nur gesendet, wenn für die Buchung keine Kreditkarte gespeichert ist. 
  • Nur Gast - Die E-Mail wird nur gesendet, wenn alle Kreditkarten in der Buchung als "Gast" markiert sind. 
  • Nur OTA - Die E-Mail wird nur versendet, wenn alle Kreditkarten in der Buchung als "OTA" markiert sind. 
  • Gast und OTA - Die E-Mail wird an Buchungen gesendet, die sowohl "OTA" (virtuelle) als auch "Gast"-Karten haben. 
• Im Hotel von (11) / Im Hotel bis (12) - Verwenden Sie diese Filter einzeln oder in Kombination, um Buchungen zu filtern, für die E-Mails basierend auf dem Anreise- und/oder Abreisedatum der Gäste gesendet werden sollen. 
• Mindestaufenthalt (13) / Max. Aufenthalt (14) - Erstellen Sie mit den Filtern Mindestaufenthalt und Max. Aufenthalt verschiedene E-Mail-Vorlagen, die an Gäste mit längeren oder kürzeren Aufenthalten gesendet werden sollen. Beide Filter arbeiten auf der "inkludiert"-Basis, das heißt, wenn Sie Mindestaufenthalt = 3 und Max. Aufenthalt = 6 einstellen, werden E-Mails für Buchungen mit 3, 4, 5 und 6 Nächten gesendet. Sie können die Filter auch separat verwenden, also nur den Mindestaufenthalt oder nur den max. Aufenthalt definieren. 
• Annahme von Marketing-E-Mails (15) - Die E-Mail wird basierend auf den Gästepräferenzen für die Annahme von Marketing-E-Mails gesendet.
• Bestätigt (16) - Wenn auf Ja gesetzt, wird die Nachricht nur an bestätigte Buchungen gesendet. Wenn sie auf Nein gesetzt ist, wird sie nur an unbestätigte Buchungen gesendet. Lassen Sie das Feld leer, um die E-Mail an beide zu senden. 

• Online eingecheckt (17) - Wenn auf Ja gesetzt, wird die E-Mail nur an Buchungen gesendet, bei denen das Online-Check-in-Verfahren abgeschlossen wurde. Wenn auf Nein gesetzt, wird die E-Mail nur an Buchungen versendet, bei denen dieses Verfahren nicht durchgeführt wurde. 
• Eingeschlossene Firmen (18) / Ausgeschlossene Firmen (19)- Wählen Sie aus, an welche Firmen die spezifische Vorlage gesendet werden soll oder nicht. 
  • Eingeschlossene Firmen. In diesem Fall wird die Vorlage nur für die Buchungen der in dieser Liste aufgeführten Firmen gesendet. 
  • Ausgeschlossene Firmen. In diesem Fall wird die Vorlage für alle Buchungen gesendet, außer für die der Firmen auf dieser Liste. 

Am Ende drücken Sie die grüne Schaltfläche "Speichern", um die Erstellung und Einrichtung der erforderlichen E-Mail-Vorlage mit dem entsprechenden Namen abzuschließen.