Datev-Standardexport - Konfiguration und Besonderheiten

Was ist der DATEV-Standard-Export?

Der DATEV-Standard-Export überträgt Umsatz- und Zahlungsdaten aus Clock in eine DATEV-kompatible CSV-Datei. Die Datei ist für die Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 vorbereitet und wird an die für die Integration konfigurierte E-Mail-Adresse zugestellt.

Bevor Sie beginnen

• Klaren Sie mit Ihrem Steuerberater ab, ob Ihr Finanzsystem SKR 03 oder SKR 04 unterstützt.
• Gehen Sie in Clock zu Einstellungen -> AppConnector, suchen Sie DATEV und wählen Sie Aktivieren.
• Wenn Sie auch einen Export für ein Clock POS-Konto benötigen, aktivieren Sie die Integration über den AppConnector dieses POS-Kontos.
• Fragen Sie Ihren Steuerberater nach den Kontonummern und, falls erforderlich, nach der DATEV-Beraternummer und Mandantennummer.

Schritt 1: Buchungsablauf auswählen

Öffnen Sie die Integrationskarte, wählen Sie die Registerkarte Einstellungen und wählen Sie eine Option unter Accounting flow (Buchungsablauf). Die darunter liegenden Felder ändern sich automatisch, sodass nur die für den ausgewählten Ablauf relevanten Einstellungen angezeigt werden.

Schritt 2: Allgemeine Einstellungen konfigurieren

Die folgenden Einstellungen werden für beide Buchungsabläufe angezeigt:

• Delivery Email (E-Mail für Zustellung) – die E-Mail-Adresse, die die generierte CSV-Datei erhält.
• Accounts Receivable (AR) Code  (Forderungskonto (Debitor)) – optional. Falls konfiguriert, werden offene Kundensalden kollektiv auf dieses Forderungssammelkonto gebucht. Lassen Sie es leer, wenn Forderungen direkt in DATEV verwaltet werden.
• Balancing Account Code (Gegenkonto/Gleichstellungskonto) – das vom Export verwendete Ausgleichskonto. Wenn das Feld leer gelassen wird, wird das Konto 1470 verwendet.
• Include Header Line in the Export File (Kopfzeile in der Exportdatei einschließen) – aktivieren Sie dies, wenn Ihr DATEV-Import einen EXTF-Header erfordert. Erfragen Sie die folgenden Werte von Ihrem Steuerberater:
  • Beraternummer
  • Mandantennummer
  • Kontenrahmen: SKR 03 oder SKR 04

Wenn Kopfzeile in der Exportdatei einschließen aktiviert ist, werden die Felder Beraternummer, Mandantennummer und die Auswahl SKR 03/SKR 04 unterhalb des Schalters eingeblendet.

Einstellungen auf einen Blick

Schritt 3: Ausgewählten Ablauf konfigurieren

Leistungsbezogener Buchungsablauf (Inanspruchnahme)

Einstellungen für den leistungsbezogenen Buchungsablauf: Das Konto für Anzahlungen und das Verrechnungskonto für interne Umbuchungen werden zusätzlich zu den allgemeinen Einstellungen angezeigt.

Konto für Anzahlungen

• Wenn kein Konto für Anzahlungen konfiguriert ist, werden nur Anzahlungen aus Anzahlungsfolios exportiert, die Umsätze enthalten, wobei das für die Anzahlungsleistungen konfigurierte Konto verwendet wird.
• Wenn ein Konto für Anzahlungen konfiguriert ist, wird dieses Konto verwendet, unabhängig davon, ob die Anzahlung in einem Anzahlungsfolio oder als Zahlung eingegangen ist.

Interne Umbuchungen (Restaurant zu Hotel) Verrechnungskonto

Diese Einstellung ist nützlich, wenn Restaurant-/POS-Umsätze getrennt von den Hotelumsätzen verbucht werden. Wenn Restaurantleistungen auf ein Hotelfolio übertragen werden, sollte das Hotel eine Ausgleichsbuchung erfassen, anstatt den Restaurantumsatz ein zweites Mal zu verbuchen.

• Wenn das Verrechnungskonto konfiguriert ist, werden die übertragenen Leistungen auf dieses Konto anstelle des ursprünglichen Umsatzkontos gebucht.
• Wenn es nicht konfiguriert ist, verwenden die übertragenen Leistungen ihre ursprünglichen POS-Umsatzkonten.
• Empfehlung: Verwenden Sie dasselbe Konto für die Zahlungsart „Kontoübergreifender Transfer“ und das Verrechnungskonto für interne Umbuchungen. Dies vereinfacht die Abstimmung.

Rechnungsbezogener Buchungsablauf (Geschlossen)

Einstellungen für den rechnungsbezogenen Buchungsablauf: Die USt-Zuordnung ersetzt die Einstellungen für Anzahlungen und interne Umbuchungen.

USt-Zuordnung

Fügen Sie eine Zuordnung für jeden vom Betrieb verwendeten USt-Satz hinzu. Der Export ordnet den USt-Prozentsatz aus dem Folio dem entsprechenden DATEV-Konto zu.

1. Wählen Sie Add VAT (USt hinzufügen).
2. Geben Sie den Prozentsatz unter VAT % (USt %) ohne Prozentzeichen ein.
3. Geben Sie das entsprechende DATEV-Konto unter Konto ein.
4. Wiederholen Sie diese Schritte für jeden im Betrieb verwendeten USt-Satz.
5. Verwenden Sie das Papierkorb-Symbol, um eine falsche oder ungenutzte Zuordnung zu entfernen.

Wenn alle Einstellungen abgeschlossen sind, wählen Sie die runde Schaltfläche Speichern in der oberen rechten Ecke. Warten Sie auf die Bestätigung des Erfolgs, bevor Sie die Seite verlassen.

Kontenkonfiguration

Umsatzkontonummern – Nur für den leistungsbezogenen Buchungsablauf

Umsatzkontonummern werden in einem benutzerdefinierten Feld in den Leistungsvorlagen gespeichert.

1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Benutzerdefinierte Eingabefelder für Leistungen.
2. Prüfen Sie, ob ein Feld namens datev_account existiert.
3. Falls es nicht existiert, erstellen Sie es mit Name: datev_account und Typ: Zeichenkette.
4. Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Leistungsvorlagen.
5. Bearbeiten Sie jede Leistungsvorlage und tragen Sie das entsprechende Konto im Feld für das DATEV-Konto ein.

Kostenstelle – optional

1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Benutzerdefinierte Eingabefelder für Leistungen.
2. Erstellen Sie ein Feld mit Name: cost_center und Typ: Zeichenkette, falls es noch nicht existiert.
3. Öffnen Sie jede zutreffende Leistungsvorlage und tragen Sie die jeweilige Kostenstelle ein.

Zahlungskontonummern

1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Hauptbuchkonten.
2. Überprüfen Sie die bestehenden Regeln und erstellen Sie die erforderlichen Zahlungskontenzuordnungen.
3. Verwenden Sie die Sortierreihenfolge, um spezifischere Regeln vor allgemeinen Regeln zu platzieren.

Im Gegensatz zum Umsatzkonto einer Leistung wirkt sich die Änderung einer Sachkontenregel sofort auf das Konto aus, das den übereinstimmenden Zahlungen zugewiesen ist.

Wie der leistungsbezogene Buchungsablauf funktioniert

• Umsatz: Jede Leistung wird für das Leistungsdatum exportiert, das sie betrifft. Beispielsweise wird eine Übernachtung am 1. Januar als Umsatz für den 1. Januar erfasst. Erfahren Sie mehr über den Umsatz in Clock PMS+.
• Vorauszahlungen: Änderungen an Vorauszahlungen werden für das betroffene Leistungsdatum exportiert. Erfahren Sie mehr über Anzahlungen und Vorauszahlungen.
• Zahlungen: Zahlungen und Zahlungsänderungen werden für das Leistungsdatum exportiert, an dem sie erfasst wurden. Erfahren Sie mehr über Zahlungen in Clock.

Beispiele für den leistungsbezogenen Ablauf

• Eine zukünftige Buchung wird erstellt und eine Vorauszahlung vereinnahmt. Zukünftige Leistungen werden nicht am Erstellungsdatum der Buchung exportiert. Die Vorauszahlung und die zugehörige Zahlung werden an dem Datum exportiert, an dem sie eingehen.
• Ein eingecheckter Gast nimmt Übernachtungs- und Zusatzleistungen in Anspruch. Jede Nacht und Leistung wird für ihr eigenes Leistungsdatum exportiert.
• Eine vergangene Leistung wird korrigiert. Die Korrektur wird für das betroffene Leistungsdatum exportiert. Eine negative Leistung wird mit H im Soll/Haben-Kennzeichen dargestellt.
• Eine Vorauszahlung wird beim Check-out verwendet. Ihre Verwendung wird zusammen mit dem Umsatz des Check-out-Datums und der Zahlung des Restbetrags exportiert.

Wie der rechnungsbezogene Buchungsablauf funktioniert

Der rechnungsbezogene Buchungsablauf orientiert sich an den Foliodokumenten und nicht an den täglich in Anspruch genommenen Leistungen.

Wenn ein Folio geschlossen wird

Für das Folio-Schließungsdatum enthält der Export:

• Einen separaten Eintrag für jeden Steuerdatensatz auf dem Folio unter Verwendung des Kontos aus der USt-Zuordnung.
• Aktive Foliozahlungen, die zum Schließungsdatum des Folios gehören.
• Einen Forderungseintrag, wenn ein Forderungskonto konfiguriert ist und das Folio einen offenen Saldo aufweist.
• Den Kundennamen und die USt-IdNr.
• Die ursprüngliche Referenz der Rechnung, wenn sich das Folio auf ein anderes Kundenfolio bezieht.

Zahlungen nach der Schließung

Eine Zahlung, die nach dem Schließen des Folios eingeht, wird für ihr eigenes Datum exportiert.

Stornierte Folios

Wenn ein geschlossenes Folio storniert wird, werden Stornobuchungen für das Stornodatum exportiert. Dies gilt auch dann, wenn das Folio am selben Datum geschlossen und storniert wird.

• Soll/Haben-Kennzeichen wird umgekehrt.
• Belegfeld 1 beginnt mit VOIDED.
• Buchungstext beginnt mit VOIDED -.

Beispiel für einen Zeitablauf im rechnungsbezogenen Ablauf

Schritt 4: Export generieren

1. Öffnen Sie die DATEV-Integration und wählen Sie die Registerkarte Export.
2. Wählen Sie die Datumsbereiche Von und Bis. Ein einzelner Export kann bis zu 10 Tage umfassen.
3. Wählen Sie Exportieren.
4. Die CSV-Datei wird an die konfigurierte E-Mail für die Zustellung gesendet.

DATEV-Dateispezifikationen

Gemeinsame Regeln für beide Abläufe

• Beträge in der Datei sind immer positiv. Das Soll/Haben-Kennzeichen gibt die Richtung an: S für einen positiven Betrag und H für einen negativen Betrag.
• Beträge und Währungen werden so exportiert, wie sie in Clock erfasst sind.
• KOST1 - Kostenstelle enthält gegebenenfalls die konfigurierte Kostenstelle.
• Zahlungszeilen verwenden die Zahlungsart und den Subtyp als Buchungstext.

Umsatzeintragsfelder: Leistungsbezogener vs. rechnungsbezogener Ablauf

Die folgende Tabelle vergleicht die wichtigsten Umsatzzeilen, die von jedem Ablauf erzeugt werden: einzelne Leistungszeilen im leistungsbezogenen Ablauf und Folio-Steuerzeilen im rechnungsbezogenen Ablauf.

Fehlerbehebung

Ein USt-Satz kann nicht exportiert werden

Prüfen Sie, ob der genaue Prozentsatz unter USt-Zuordnung vorhanden ist und ein DATEV-Konto zugewiesen hat.

Eine spätere Zahlung fehlt

Stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Zeitraum das Zahlungsdatum enthält und dass das Zahlungsdatum nach dem Schließungsdatum des Folios liegt.

Eine Zahlung erscheint doppelt

Prüfen Sie, ob überschneidende Exportzeiträume mehr als einmal importiert wurden. Im rechnungsbezogenen Ablauf werden Zahlungen zum Schließungsdatum zusammen mit dem Folio exportiert, während spätere Zahlungen an ihren eigenen Datumsangaben exportiert werden.

Eine Folio-Stornierung fehlt

Stellen Sie sicher, dass der ausgewählte Zeitraum das Datum enthält, an dem das Folio storniert wurde.

Einträge für Forderungskonten fehlen

Prüfen Sie, ob ein Forderungskonto (Debitor) konfiguriert ist und das Folio einen offenen Saldo aufweist.

Die E-Mail ist nicht angekommen

Prüfen Sie die konfigurierte E-Mail für Zustellung sowie deren Spam- oder Junk-Ordner und generieren Sie den Export erneut.