Datev-Standardexport - Konfiguration und Besonderheiten

Einführung

Der Export ist darauf ausgelegt, die in Clock PMS+ erfassten Einnahmen und Zahlungen zu exportieren, wodurch viel Zeit und Aufwand eingespart wird. Die Dateistruktur ist standardisiert und folgt dem SKR 04-Kontenrahmen, der von Datev festgelegt wurde.

Vorbereitungen

• Bitte fordern Sie die Aktivierung der Datev-Exportfunktion für Ihr Konto bei Ihrem Clock PMS+ Success Manager oder Support-Team an. 
• Stellen Sie sicher, dass Ihr Finanzsystem ebenfalls den SKR 04-Kontenrahmen unterstützt und entsprechend konfiguriert ist. 

Konfiguration

Konfiguration des Erlöskontos 

Die Kontonummern in Clock PMS+ werden in ein neues Eingabefeld innerhalb der Leistungsvorlagen definiert. 

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Leistungen & Steuern -> Benutzerdefinierte Eingabefelder für Leistungen und überprüfen Sie, ob ein Feld mit dem Namen "datev_account" bereits existiert. Falls nicht, erstellen Sie bitte eines mit dem Namen: datev_account und dem Typ: String.

Sobald das Feld datev_account erstellt ist, können Sie damit beginnen, die Kontonummern für die einzelnen Serviceleistungen festzulegen.

• Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Leistungen & Steuern -> Leistungsvorlagen, bearbeiten Sie jede Leistung, und tragen Sie den entsprechenden Kontocode im Feld datev-account ein. 

Konfiguration des Zahlungserlöskontos 

Navigieren Sie zum Menü Einstellungen -> Alle Einstellungen -> Zahlungen -> Hauptbuchkonten, überprüfen Sie die bestehenden Konfigurationen und erstellen Sie neue, indem Sie die Attribute auf dem Bildschirm festlegen.

Im Gegensatz zum Erlöskonto wirkt sich die Änderung des Hauptbuchkontos sofort auf das Hauptbuchkonto der Zahlungen aus. 

Wie funktioniert der Export

• Erstellen Sie die Exportdatei, indem Sie zu Berichte -> Datensätze zu Leistungen, Steuern und Zahlungen gehen. Wählen Sie den gewünschten Zeitraum aus (lassen Sie Protokolle = Alle) und geben Sie die Konten an, die Sie im Export einbeziehen möchten. Klicken Sie auf Ansicht, um die erforderlichen Informationen anzuzeigen. Sobald die Informationen auf dem Bildschirm sichtbar sind, wählen Sie im Exportmenü die Option Datev-Export (dd.mm.yy).csv, um die Exportdatei zu erstellen. 

Exportierte Daten

Die folgenden Clock PMS+-Vorgänge werden in der Datev-Exportdatei exportiert: 

• Vorgänge im Zusammenhang mit Umsätzen. Hier erfahren Sie, wie das Umsatzsystem in Clock PMS+ funktioniert. Der Export folgt dem Prinzip der täglichen Umsatzzuordnung. Zum Beispiel werden Übernachtungen vom 1. Januar als Umsatz für den 1. Januar erfasst. Mit anderen Worten: Jede Buchung wird dem Umsatzdatum zugeordnet, auf das sie sich auswirkt. 
• Vorgänge im Zusammenhang mit Vorauszahlungen. Hier finden Sie weitere Informationen zu Anzahlungen, Vorauszahlungen, den Unterschieden zwischen beiden und deren Handhabung. Vorauszahlungen in Clock PMS+ können aus operativer Sicht unterschiedlich behandelt werden. Dennoch werden sie alle einheitlich verbucht, und die Informationen zu Änderungen bei den Vorauszahlungen werden im Datev-Export für das jeweilige Umsatzdatum bereitgestellt. 

• Vorgänge im Zusammenhang mit Zahlungen. Hier finden Sie weitere Informationen zu Zahlungen und den zugehörigen Vorgängen. Zahlungen werden dem Umsatzdatum zugeordnet, an dem sie erfasst wurden, und daher für dieses Datum exportiert. Änderungen an Zahlungen werden als separate Zahlungsvorgänge behandelt und ebenfalls für das entsprechende Umsatzdatum exportiert. 

Beispiele

• Eine Buchung für die Zukunft wird erstellt, und eine Vorauszahlung wird eingezogen. Bei der Erstellung einer zukünftigen Buchung werden die Leistungsgebühren sofort für die entsprechenden Daten generiert. Diese werden jedoch als zukünftiger Umsatz betrachtet und daher am Erstellungsdatum der Buchung nicht in die Exportdatei aufgenommen. Eine registrierte Vorauszahlung wird für den Tag des Zahlungseingangs erfasst. Ein Beispiel-Export ist im Anhang verfügbar: Datev-export(14.08.2024)_Vorauszahlung_eingeholt.csv. 
• Die Buchung wurde eingecheckt, und zusätzliche Serviceleistungen wurden auf den Buchungsfolien erfasst. Gemäß dem Prinzip der täglichen Umsatzzuordnung wird der Umsatz für jede Nacht des Aufenthalts des Gastes dem entsprechenden Datum zugeordnet, ebenso wie alle zusätzlichen Serviceleistungen, die der Gast an diesem Tag in Anspruch genommen hat. Ein Beispiel-Export ist im Anhang verfügbar: Datev-export(01.09.2024)_Eingecheckt_und_Extraleistungen.csv. 
• Eine Korrektur der Leistungsgebühren wurde für die Vergangenheit vorgenommen. Zum Beispiel erhielt der Kunde einen Rabatt auf alle erbrachten Serviceleistungen. Der Export enthält den Umsatz für den jeweiligen Tag sowie die Rabatte, die das Umsatzdatum beeinflussen. Rabatte können sowohl für das aktuelle Datum als auch für den vorherigen Tag gelten. Da ein Rabatt in Clock PMS+ zu einer negativen Verbuchung führt, wird die Information im Export als Gutschrift ausgewiesen (das Soll/Haben-Kennzeichen enthält 'H'). Ein Beispiel-Export ist im Anhang verfügbar: Datev-export(02.09.2024)_Tägliche Umsätze_und_Rabatte.csv. 
• Die Vorauszahlung wurde verwendet, und der verbleibende Betrag wurde beglichen. Am Abreisetag wird die Vorauszahlung zusammen mit dem für den Tag generierten Umsatz (einschließlich etwaiger Rabatte) sowie der Zahlung des offenen Restbetrags des Kunden exportiert. Ein Beispiel-Export ist im Anhang verfügbar: Datev-export(03.09.2024)_Abreisetag.csv. 

Besonderheiten und Einschränkungen

• Standardwerte der Erlöskonten. Bitte beachten Sie, dass die Standardwerte auf Anfrage angepasst werden können:
  • Wenn das Hauptbuchkonto (Zahlungskonto) nicht vorhanden ist, wird im Export standardmäßig der Wert 1470 verwendet. 
  • Falls der datev_account-Code (Erlöskonto) nicht vorhanden ist, werden standardmäßig Codes basierend auf dem Mehrwertsteuersatz verwendet. Die Standardwerte sind wie folgt: 
    • MwSt 19% - 4790
    • MwSt 7% (5% - 4780
    • Sonstige MwSt.-Sätze: 1471
  • Vorauszahlungen - 3276
  • Rundungsdifferenz der Mehrwertsteuer  - 1470
• Die Beträge in der Exportdatei sind immer positiv. Um jedoch eine korrekte Buchführung zu gewährleisten, enthält die Spalte Soll/Haben-Kennzeichen für negative Umsätze/Zahlungen/Vorauszahlungen den Wert 'H' und für positive Beträge den Wert 'S'. 
• Die Daten werden mit dem Betrag und der Währung exportiert, wie sie registriert wurden. 
• Das Feld Belegfeld 1 enthält die Rechnungsnummer, falls eine ausgestellt wurde. 
• Das Feld Buchungstext enthält den Namen der Leistungsgebühr für die Erlösposten und den Namen des Zahlers für die Zahlungsposten. 
• Die Stornierung einer Leistungsgebühr oder Zahlung wird als Gutschrifttransaktion behandelt, daher enthält das Soll/Haben-Kennzeichen den Wert 'H'.