Wie bei jedem Vorgang und Verkauf ist die Dokumentation ein wichtiger Teil des Prozesses. Es ist von entscheidender Bedeutung, vollständige und korrekte Dokumente zu haben, damit Ihr Personal und Ihre Verkaufsstelle auf der einen Seite vorbereitet sind und auf der anderen Seite alles, was Sie mit den Veranstaltern besprochen und vereinbart haben, schriftlich bestätigt wird.
Standardmäßig stehen Ihnen in Clock PMS+ 3 Dokument Typen zur Verfügung, die Sie verwenden können, jeder mit seiner eigenen vorkonfigurierten Vorlage. Sie können jedes der Dokumente über die Schaltfläche 'Drucken' auf einer Event-Seite in der Vorschau anzeigen:
Hinweis: Die verfügbaren Dokumente verwenden die standardmäßige, eingebaute Vorlage (erstellt von Clock PMS+). Sie haben die Möglichkeit, eigene Vorlagen für die Dokumente zu erstellen und auch Änderungen daran vorzunehmen, bevor Sie sie an den Kunden/die Abteilung senden. Weitere Informationen hierzu finden Sie weiter unten.
Function Sheet
Das Function Sheet ist für Ihre interne Organisation des Events gedacht. Das Layout ist gut strukturiert, indem jeder Tag des Events auf einer separaten Seite dargestellt wird. So ist es einfacher, die Aufgaben für das jeweilige Datum zu sehen. Darüber hinaus enthält es alle Informationen über das Event, Tagungsraumbuchungen und Catering-Aktivitäten und stellt somit eine vollständige Informationsquelle für Ihre Mitarbeiter dar.
Bankett-Eventbestellung
Die Bankett-Eventbestellung (BEO) ist für die Korrespondenz mit Kunden gedacht. Sie enthält Preise, Berechnungen und Beträge. Um es dem Kunden bequemer zu machen, wurde er als Darstellung des gesamten Events implementiert. Das BEO kann als Angebot für das Event betrachtet werden, das Sie dem Organisator schicken können. Ein großer Vorteil des BEO ist, dass es die Preise für die Zimmerblöcke enthält (wenn ein Raten-Preis mit dem Block verbunden ist).
Info Rechnung
Die Info Rechnung ist ähnlich wie die BEO, aber in einem kompakteren Format. Sie enthält jedoch keine Preise für Zimmer Blöcke.
Abschnitt Dokumente und Emails
Dieser Abschnitt kann für mehrere Zwecke verwendet werden:
- ein Angebot (BEO) erstellen und an den Veranstalter zur Prüfung und ggf. Unterschrift und Anzahlung senden (wenn Sie die Online Event Bestätigungs-App nutzen)
- generieren Sie ein Function Sheet und senden Sie es z.B. an Ihre Event Verwaltung/Abteilung.
- generieren Sie alle anderen E-Mails, die Sie für Events erstellt haben (siehe unten) und senden Sie sie an den Veranstalter, wobei Sie ein Archiv der gesendeten E-Mails auf der Event-Seite führen.
- Dokumentieren und speichern Sie (auch ohne Versand an den Kunden) jeden Schritt der Verhandlungen mit dem Kunden, so dass Sie eine Historie darüber erhalten, wie sich die Anforderungen/Preise/Bedingungen des Events während der Verhandlungen verändert haben.
- Hinzufügen von Anhängen (Dateien) und Links im Zusammenhang mit dem Event.
Um ein Dokument zu erstellen, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche '+', wählen Sie die Vorlage aus, die Sie erstellen/versenden möchten (es werden sowohl die integrierten als auch Ihre eigenen Vorlagen angeboten) und die Sprache, in der die Vorlage erstellt werden soll.
Hinweis: Die eingebauten Vorlagen sind für eine Reihe von Sprachen übersetzt (Bulgarisch, Niederländisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Russisch, Spanisch und andere). Wenn Sie benutzerdefinierte Vorlagen verwenden, müssen Sie sicherstellen, dass Sie sie für jede Sprache erstellen, die Sie verwenden werden.
Im nächsten Schritt können Sie die Kontaktperson angeben, für die das Dokument bestimmt ist. Nachdem Sie auf 'Erstellen' geklickt haben, wird das Dokument mit allen Informationen erstellt. Sie können in diesem Stadium Änderungen an der Vorlage vornehmen - klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten" und Sie können das Dokument, seinen Betreff (für den Versand per E-Mail) und eine interne Beschreibung für die Mitarbeiter hinzufügen. Sobald Sie überprüft haben, dass alles korrekt ist, klicken Sie auf 'Speichern'.
Hinweis: Wenn Sie eine 'Kontaktperson' für das Event haben, werden deren Details hier automatisch eingefügt.
Auf dem nächsten Bildschirm sehen Sie das endgültige Dokument, die Kontaktdaten, die interne Beschreibung und mehr. Sie können es per E-Mail an den Organisator senden, bearbeiten, ausdrucken oder einfach intern als Information aufbewahren.
Benutzerdefinierte Vorlagen
Sie haben die Möglichkeit, alle Arten von Nachrichten/Dokumenten im Zusammenhang mit Events zu erstellen, die Sie intern oder auch für die Kommunikation mit Veranstaltern verwenden können. Dabei kann es sich um benutzerdefinierte Versionen unserer integrierten Dokumente - BEO und Function Sheets - oder um völlig andere Vorlagen handeln, die Ihren Bedürfnissen entsprechen.
Um eigene Dokumente zu erstellen, navigieren Sie zum Menü Einstellungen-> Alle Einstellungen-> Abschnitt MICE -> Eventdokument Vorlagen.
- Hinzufügen '+' (1) - auswählen, um eine neue Vorlage hinzuzufügen
- Name (2) - geben Sie einen Namen für die Vorlage ein (intern)
- Redakteur (3) - wählen Sie den Redakteur aus, mit dem Sie Ihre Vorlage erstellen wollen. Wir empfehlen im Allgemeinen die Verwendung des Stripo - 'Visual builder', da es sich dabei um ein leistungsfähiges und benutzerfreundliches Tool zur Erstellung von Vorlagen handelt (siehe weitere Informationen unten). Der 'Legacy' Redakteur erfordert HTML- und Codierungserfahrung.
- Sprachen (4) - Sie sehen jede Sprache, die Sie in Clock PMS+ hinzugefügt haben und können für jede Sprache eine Vorlage erstellen
- Betreff (5) - geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein, der beim Versand verwendet wird.
- E-Mail Text (6) - klicken Sie auf 'E-Mail Text', um Ihre Vorlage zu erstellen.
- Beispiele (7) - Klicken Sie, um fertige Beispiele für Vorlagen zu sehen
- Gestaltungsbeispiele (8) - hier finden Sie den HTML-Code von zwei Dokumenten, die Sie sowohl im Visual Builder als auch im Legacy-Redakteur verwenden können.
- Vollständige Strukturbeispiele (9) - zusätzliche Beispiele von Dokumenten, die jedoch nur im plain_text Editor verwendet werden können.