Die Gäste-/Zimmerliste Import-Funktionalität kann sowohl zur Erstellung von Buchungen als auch zur Aktualisierung von Gästen in bestehenden Buchungen verwendet werden. Dies vereinfacht die Arbeit mit Gruppen erheblich und spart einen beträchtlichen Betrag an Zeit bei deren Bearbeitung.
Es gibt zwei Hauptszenarien, die Sie verwenden können:
- Um die ursprüngliche Zimmerliste zu verwenden, die Sie erhalten haben, und die Zimmer daraus manuell mit den Buchungen im System zu verknüpfen.
- Um eine Zimmerlisten-Vorlage zu erstellen, die die Buchungsnummern enthält. Die Vorlage kann von Ihnen oder von einem Partner mit den Namen der Gäste gefüllt werden. Wenn Sie mit einer solchen Vorlage arbeiten, erfolgt die Verknüpfung automatisch, da das System die Buchungen erkennt und die Gäste zu ihnen hinzufügt.
Gäste-/Zimmerliste Import zu bestehenden Buchungen
Der Prozess beginnt mit der Auswahl der Buchung aus den Suchbildschirmen oder dem Event-Bildschirm.
- Aus den Buchungsbildschirmen (neu) -> Buchungen auswählen -> Massenfunktionen (...) -> Öffnen -> Gäste-/Zimmerliste Import.
- Aus dem Event-Bildschirm, im Abschnitt Block, wählen Sie Gäste-/Zimmerliste Import (Update) - dies wird die Buchungen finden, die mit dem Event verknüpft sind und sie für den Import-Bildschirm auswählen.
- Der Gäste-/Zimmerliste Import Bildschirm wird geöffnet. Im Titel steht "( Aktualisieren )", was den Vorgang anzeigt, und in der Funktionsleiste rechts steht "Zimmer: X/Y". Die erste Zahl gibt an, wie viele Zimmer Sie in der Zimmerliste haben, und die zweite, wie viele Buchungen Sie ausgewählt haben. So können Sie schnell herausfinden, ob es für alle Buchungen Gäste gibt und umgekehrt.
- Nachfolgend finden Sie die beiden Arbeitsszenarien: "ohne Vorlage" und "mit Vorlage".
"Ohne Vorlage" Szenario
Nachdem Sie die Buchungen ausgewählt und den Gäste-/Zimmerliste Import (Update) Bildschirm geöffnet haben, gehen Sie beim Arbeiten ohne Vorlage wie folgt vor:
- Kopieren und fügen Sie den Inhalt der Gäste-/Rooming-Liste ein, die Sie von Ihrem Partner erhalten haben.
- Richten Sie die Zimmer und Gäste nach den bekannten Regeln ein - zur Erinnerung gibt es am unteren Bildschirmrand einen Hilfetext mit den wichtigsten Regeln zur Zimmerlisten-Erkennung.
- Wenn Sie fertig sind, gehen Sie zum nächsten Schritt über.
- Verknüpfen Sie die Zimmer aus der Zimmerliste mit den Buchungen. Klicken Sie links auf ein Zimmer aus der Gästeliste und rechts auf die entsprechende Buchung. Verknüpfen Sie die anderen Zimmer auf dieselbe Weise mit den Buchungen. Sobald Sie fertig sind, fahren Sie mit dem letzten Schritt fort.
"Mit Vorlage" Szenario
Wenn Sie die Option gewählt haben, mit der Vorlage Gäste-/Zimmerliste zu arbeiten, folgen Sie nach der Auswahl der Buchungen und dem Aufrufen des Bildschirms Gäste-/Zimmerliste Import (Update) den folgenden Schritten:
- Wählen Sie aus der Schaltflächenleiste die letzte - "Vorlage-Datei aus bestehenden Buchungen generieren".
- Das Wichtigste an dieser Vorlage ist, dass sie die Buchungsnummern für jedes Zimmer enthält.
- Sie können die Vorlage an Ihren Partner (die Firma/den Agent) senden, der die Namen der Gäste einträgt, oder Sie können die Namen der Gäste eintragen. Wenn Sie fertig sind, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
- Da die Gäste-/Zimmerliste die Buchungsnummern enthält, erkennt das System automatisch die Übereinstimmungen und verknüpft die Zimmerliste mit den Buchungen. Die automatische Verknüpfung funktioniert über zwei Nummern: Buchungsnummer und Referenznummer. Das heißt, auch wenn die Zimmerliste die Referenznummern und nicht die Buchungsnummern enthält, verknüpft das System sie automatisch wieder.
- Prüfen Sie, ob es unverbundene Buchungen gibt und fahren Sie mit dem letzten Schritt fort.
Abschließender Schritt
In diesem Schritt können Sie die endgültige Ansicht der Buchungen und der zugehörigen Gäste sehen.
- Sie können die Namen bearbeiten, und wenn Sie Unstimmigkeiten feststellen, können Sie Gäste hinzufügen oder entfernen.
- Da Sie im letzten Schritt alle Gäste vollständig bearbeiten können, können Sie diesen Schritt auch als Bearbeitungsbildschirm verwenden. Dann sieht der Prozess wie folgt aus.
- Wählen Sie im ersten Schritt "Vorlage-Datei aus bestehenden Buchungen generieren";
- Gehen Sie direkt zum letzten Schritt und füllen Sie das Gästeformular aus, wenn das für Sie bequemer ist.
- Wenn Sie fertig sind, speichern Sie Ihre Änderungen.
Was wird das System tun?
Das System gleicht den Rechnungsbetrag der Gäste in der Buchung mit der von Ihnen festgelegten Gästeliste ab. Das bedeutet, dass:
- der Hauptgastname wird aktualisiert
- wenn weitere Gäste in der Buchung angelegt werden, werden diese ebenfalls aktualisiert
- fehlende Gäste werden der Buchung hinzugefügt
- wenn es mehr Gäste in der Buchung als in der Gästeliste gibt - die extra Gäste werden entfernt.