Garantierichtlinien

Geändert am: Mo, 6 Mai, 2024 um 8:36 VORMITTAGS

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Die Garantierichtlinien sind ein sehr wichtiger Bestandteil für den ordnungsgemäßen und automatisierten Betrieb von Clock PMS+ sowie für Ihre gesamten betrieblichen Abläufe. Die Garantierichtlinien in Clock PMS+ werden für die folgenden Zwecke verwendet:

  • Berechnung der erforderlichen Vorauszahlung (falls zutreffend)
  • Festlegen, wie Buchungen in Ihrem BookDirect bezahlt werden können (WRS)
  • Gästen die Möglichkeit geben, ihre Buchung im MyBooking-Portal zu garantieren (SSP)
  • Anwendung der automatischen Berechnung und Verbuchung von Stornogebühren
  • dem Gast die Garantie- und Stornobedingungen mitteilen
  • Buchungen in bestimmten Clock PMS+ Funktionalitäten filtern (Payment Autopilot; Guest Mailer)
  • Sie über Buchungen zu informieren, deren Garantie abgelaufen ist (siehe 'Garantiezeit' unten).

Besonderheiten

  • Buchungen, die über BookDirect (WRS) vorgenommen werden, sind automatisch garantiert. Der Kunde muss die Garantiebedingungen erfüllen, um die Buchung abschließen zu können (z. B. Angabe der Kartendaten oder Angabe der Daten und Zahlung).
  • Eine Buchung, die über BookDirect (WRS) erfolgt, ist nur dann nicht garantiert, wenn die Buchung über einen Vertrag erfolgt, der eine Zahlung durch Banküberweisung vorsieht (Bankbürgschaft). Sobald der Gast den erforderlichen Betrag auf Ihr Bankkonto überwiesen hat, muss der Benutzer die Buchung manuell als garantiert markieren.
  • Buchungen von OTAs (vom Channel Manager erstellt) werden automatisch garantiert, wenn die Kartendaten verfügbar sind (vom OTA erfasst und an uns gesendet). Hinweis: Die meisten Buchungen über OTAs enthalten Kartendaten.
  • Über das MyBooking-Portal (SSP) können Gäste mit nicht garantierten Buchungen ihre Buchung garantieren. Damit dies möglich ist, muss die Garantie-Option Zahlungsdienste über einen unterstützten Payment-Provider zur Verfügung stellen. Wenn Sie keinen unterstützten Anbieter verwenden (können), verwenden Sie den Zahlungsdienst 'Kreditkarte'. So können Sie zumindest die Kartendaten über das Portal eingeben.
  • Garantierichtlinien können bei den von Ihnen definierten Zahlungsaufgaben eine wichtige Rolle spielen, wenn Sie den Zahlungsautopiloten verwenden. Wenn z.B. eine Ihrer Richtlinien lautet: 20% Zahlung zum Zeitpunkt der Buchung und der Restbetrag soll 2 Tage vor der Ankunft bezahlt werden, dann können Sie eine Zahlungsaufgabe definieren, die die restlichen 80% 2 Tage vor der Ankunft nur für Buchungen berechnet, die mit dieser Richtlinie gemacht wurden,
  • Manuell angelegte Buchungen sind standardmäßig nicht garantiert. Es sei denn, der Benutzer, der die Buchung anlegt, markiert sie als garantiert.
  • Garantierichtlinien sollten mit den Tarifen verknüpft werden.

Garantierichtlinien hinzufügen/bearbeiten

Sie können in Clock PMS+ so viele Garantierichtlinien erstellen, wie Sie möchten. Jede von ihnen kann für verschiedene Fälle bestimmt sein.

Zum Hinzufügen/Bearbeiten einer Garantierichtlinie navigieren Sie zu Einstellungen-> Alle Einstellungen-> Buchungen-> Garantierichtlinien-> Klicken Sie auf '+', um eine neue Garantierichtlinie hinzuzufügen oder klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten am Anfang der entsprechenden Zeile.

  • Name (1) - Geben Sie den Namen der Politik an (z. B. 'Politik der rückzahlbaren Garantie', 'Politik der nicht rückzahlbaren Garantie', 'Politik der flexiblen Garantie', 'Zahlung 30 Tage vor Ankunft erforderlich' usw.). Der Name ist in erster Linie für die Verwendung innerhalb des Systems gedacht. Einen aussagekräftigeren Text für Ihre Gäste können Sie später im Menü Sprachen und Texte definieren.
  • Priorität (aufsteigend) (2) - Ein Tarif in Clock PMS+ kann mehrere Saisons haben, für die unterschiedliche Garantiepolitiken gelten (z.B.: Nebensaison hat die flexible 50% Politik, Hauptsaison hat die flexible 100% Politik). Die 'Priorität' legt fest, welche Garantierichtlinie vorrangig angewendet wird, wenn ein Aufenthalt über zwei Saisons gebucht wird (z.B. Ankunft in der Nebensaison, Abreise in der Hauptsaison). Geben Sie einen numerischen Wert in aufsteigender Reihenfolge ein. Die höchste Zahl hat die höchste Priorität.
  • Stornierungsbedingungen (3) - Mit dieser Funktion können Sie den Prozess, Stornierungsgebühren zu berechnen und zu belasten, automatisieren. Im Falle einer Buchungsstornierung wird die ausgewählte Richtlinie angewendet. Lesen Sie den Artikel Stornierungsrichtlinien für weitere Details.
  • Keine Garantie erforderlich (4) - wählen Sie diese Option, wenn Sie keine Garantie für Buchungen benötigen, die mit dieser Garantiepolitik erstellt wurden (keine Anzahlung, keine Kartendaten). Im letzten Schritt von BookDirect (Buchungsmaschine) können die Gäste ihre Buchung abschließen, ohne Kartendaten angeben oder eine Anzahlung leisten zu müssen.
  • Zahlungsdienste (5) - Wählen Sie aus, welche Zahlungsdienste für diese Richtlinie gelten sollen. Die Zahlungsdienste werden in Ihrem BookDirect-Portal (WRS) und in Ihrem MyBooking-Portal (SSP) verwendet. Sie bestimmen, wie eine Buchung abgeschlossen werden kann: online bezahlen, Kreditkartendaten eingeben oder Offline-Bankzahlung:
Hinweis: In BookDirect (WRS) oder im MyBooking Portal (SSP) wird die Zahlungsoption nicht angezeigt, wenn Sie eine Zahlungsoption auswählen, aber die entsprechende Zahlungsschnittstelle nicht aktiviert ist. Wenn Sie einen bestimmten Zahlungsdienst aktivieren möchten, wenden Sie sich bitte an den Kundenservice.
  • Kreditkarte: Die Kreditkarte des Gastes wird bei der Buchung eingezogen und sicher gespeichert. 

Wichtig: Wenn Sie Kartendaten erfassen möchten, aber keinen der unterstützten Payment-Provider (Adyen; Stripe; WordLine/Six; Elavon; Authorize.net) nutzen, verwenden Sie bitte diesen Service.

  • ◉ PayPal Express: Der Gast wird auf eine Seite weitergeleitet, die von PayPal gehostet wird. PayPal-Add-on und Konfiguration der Schnittstelle sind erforderlich.
  • Worldpay Weiterleiten: Umleitung des Gastes auf eine Seite, die von WorldPay gehostet wird. WorldPay Add-on und Schnittstellenkonfiguration erforderlich.
  • Authorize.net: Der Gast wird auf eine Seite weitergeleitet, die von Authorize.net gehostet wird. Authorize.net-Add-on und Schnittstellenkonfiguration erforderlich.
  • Adyen - Hosted Payment Page (HPP) - NICHT VERWENDEN.
  • Custom Payment API - NICHT VERWENDEN.
  • Adyen - Nur Tokenisierung - NICHT VERWENDEN.
  • Adyen - Authorization and Capture - NICHT VERWENDEN.
  • Adyen - Autorisieren, Erfassen und Tokenisieren - NICHT VERWENDEN.
  • Bankgarantie: Die Buchung wird ohne Erfassung zusätzlicher Daten des Gastes erstellt. Wenn die Buchung über BookDirect (WRS) erfolgt, ist dies die einzige Option, die eine nicht garantierte Buchung erstellt.
  • Geschenk-Gutschein: Ermöglicht es dem Gast, die Buchung mit einem Geschenk-Gutschein zu garantieren, der über den Geschenk-Gutschein-Webshop erworben wurde.
  • Kreditkarten-Tokenisierung/Bezahlung: Diese Option nutzt die Zahlungsanbieterschnittstellen in Clock PMS+ (WorldLine/SixPayments, Elavon, Stripe, Adyen v2). Erforderlich ist eine Schnittstellenkonfiguration für den jeweiligen Anbieter.

Anzahlungsbeträge (fix + relativ)

Eine Vorauszahlung (Anzahlung) kann für einige oder alle Ihrer Garantierichtlinien erforderlich sein. Bei einer Anzahlung kann es sich um einen festen und/oder einen relativen Betrag handeln. Sie können sowohl einen festen als auch einen relativen Betrag verwenden, oder Sie können nur einen der beiden Beträge verwenden (fester ODER relativer Betrag).

Wichtig! Wenn Sie nur die Kartendaten benötigen und die Zahlung nicht zum Zeitpunkt der Buchung erfolgen soll, lassen Sie die Felder leer.

  • Fester Anzahlungsbetrag (1) - Angabe des festen Anzahlungsbetrags, der für die Richtlinie verwendet werden soll.
  • Relativer Anzahlungsbetrag (2)- Ein relativer Anzahlungsbetrag kann auf der Grundlage eines Prozentsatzes des Buchungsbetrags und/oder auf der Grundlage der Anzahl der Übernachtungen festgelegt werden. Wenn beides definiert ist, gilt der höhere Betrag. Beide Optionen werden auf der Grundlage der ausgewählten Umsatzgruppen - Zimmer, Arrangements, Extras usw. (2.1) - festgelegt.
    • Prozentsatz der Anzahlung (2.2) - Prozentsatz des Buchungsbetrags, der sich aus den ausgewählten Umsatzgruppen zusammensetzt.
    • Anzahl der Nächte (2.3) - Hier wird festgelegt, wie viele Nächte als Anzahlung gezählt werden. Die Anzahl der Nächte wird auf Basis der Option "Durchschnittlicher Tagespreis" berechnet. Bei Auswahl dieser Option entspricht die Anzahlung dem durchschnittlichen Übernachtungspreis aufgrund der Buchungsmenge. Wenn Sie diese Option nicht auswählen, entspricht die erforderliche Anzahlung dem Preis für die Anzahl der von Ihnen ausgewählten Nächte.
Beispiele:
  1. Anzahl der Nächte: 3, Aufenthalt des Gastes: 2 Nächte, durchschnittlicher Tagespreis: aktiv, also beträgt die erforderliche Anzahlung 2 Nächte x durchschnittlicher Zimmerpreis für die Buchung.
  2. Anzahl der Nächte: 3, Aufenthalt des Gastes: 4 Nächte, durchschnittlicher Tagespreis: aktiv, so dass die erforderliche Anzahlung 3 Nächte x durchschnittlicher Zimmerpreis für die Buchung beträgt.
  3. Anzahl der Nächte: 3, Aufenthalt des Gastes: 2 Nächte, durchschnittlicher Tagespreis: nicht aktiv, so dass die erforderliche Anzahlung dem Zimmerpreis für die ersten 2 Nächte entspricht.

Garantierter Zeitraum

Diese Funktion wird in den Fällen verwendet, in denen eine Buchung so angelegt wird, dass sie nicht garantiert werden kann. Verwenden Sie die Felder 'Max. Tage vor Anreise" zur Festlegung des Zeitraums nach der Erstellung der Reservierung bzw. des Zeitraums vor der Anreise, in dem die Reservierung garantiert wird.

Nachfolgend einige Beispiele für die Verwendung dieser Funktion:

  1. Fall 1 - Sie akzeptieren die 'Bankgarantie' in BookDirect (WRS). Wie bereits erwähnt, ist der einzige Fall, in dem eine Buchung über BookDirect nicht garantiert ist, wenn die Buchung über eine Police erfolgt, die eine Zahlung per Banküberweisung erlaubt (Bankgarantie). Sie haben die Möglichkeit, eine Frist für die Überweisung des Betrages durch den Gast an Sie festzulegen. Wenn die Zahlung nicht innerhalb der angegebenen Frist (z.B. 5 Tage nach Erstellung der Buchung) bei Ihnen eingeht oder wenn Sie die Buchung nicht als 'Garantie' markieren, wird die Buchung automatisch als 'Garantie verfallen' markiert. Dies ist ein Hinweis für Sie, dass die Gäste die Überweisung noch nicht getätigt haben und Sie sich mit den Gästen in Verbindung setzen können, damit diese die Überweisung tätigen.
  2. Fall 2 - In Ihrer Richtlinie ist festgelegt, dass die Kreditkartendaten angegeben werden müssen und eine Anzahlung in Höhe von 50 % zum Zeitpunkt der Buchung zu leisten ist. Ein Gast möchte telefonisch eine Reservierung vornehmen, aber keine Angaben zu seiner Kreditkarte am Telefon machen. Ihr Mitarbeiter kann die Buchung vornehmen, sie als nicht garantiert kennzeichnen und den Gast darüber informieren, dass er 5 Tage Zeit hat, um das MyBooking-Portal zu besuchen (auf das er über eine E-Mail von Ihrem Mitarbeiter zugreifen kann) und dort auf sichere Weise seine Daten einzugeben und zu bezahlen. Hat der Gast dies nicht innerhalb von 5 Tagen getan, wird die Buchung als "Garantie abgelaufen" markiert, damit Sie informiert sind und dem Gast nachgehen können. 

Wichtig: Abgelaufene Garantie" bedeutet nicht, dass die Buchung storniert wird. Die Buchung ist weiterhin aktiv. Das Zimmer ist nicht mehr verfügbar. Der Status 'Abgelaufene Garantie' ist lediglich eine Information für Sie, dass der Gast mit der Erfüllung der Garantiebedingungen in Verzug ist.

Tipp: Buchungen, die nicht im angegebenen Zeitraum garantiert werden, gelten als abgelaufen und erscheinen im Bericht "Buchungen warten auf Garantie". Um alle diese abgelaufenen Buchungen zu sehen, verwenden Sie den Filter 'Nur abgelaufene'.

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