Мероприятията могат да включват много различни елементи - резервации за зали за мероприятия, кетъринг, резервации на хотелски стаи и др. Това в крайна сметка води до много начисления и ще е важно за вас да разберете как те се показват за служебни нужди във фолиото и как могат да бъдат представени във фактурата за клиента. Ето едно фолио, което има начисления за всички гореспоменати елементи.
Сегментация на начисленията
Посочените редове са това, което наричаме "източник" на начисленията:
- (1) - това са начисления, които са добавени директно във фолиото на мероприятието - чрез бутон "Начисление" на страницата на мероприятието.
- (2) - това са начисления за резервации на зали за мероприятия, добавени чрез бутона "Начисление" на дейността за залата за мероприятия. Както виждате, редът посочва точно към коя резервация за зала се отнасят тези начисления. Можете да изберете да ги начислите във всяко от съществуващите фолиа или да добавите ново фолио и да начислите услугите там.
- (3) - това са начисления за кетъринг, регистрирани чрез бутона "Начисление" на кетъринг дейностите. Както виждате, редът посочва точно към коя кетъринг дейност се отнасят тези начисления. Можете да изберете да ги начислите във всяко от съществуващите фолиа или да добавите ново фолио и да начислите услугите там.
- (4) - това са начисления от резервация за хотелска стая, които са прехвърлени във фолиото на мероприятието, тъй като ще бъдат платени заедно с останалите начисления за мероприятието. Както виждате, редът посочва точно от коя резервация са дошли.
Сега знаете какво ще видите като потребител на Clock PMS+ във фолиото на мероприятието и как са разделени начисленията.
Режим за преглед на фолио/фактура
Сега нека видим какво ще видят гостите/клиентите. За да разгледате фолиото/фактурата за гостите, достъпете фолиото и кликнете върху бутон "Преглед' в горния десен ъгъл.
Различни възможности за представяне на начисленията
Както сте научили от нашите статии за фолиото, можете да избирате между различни опции за представяне на начисленията във фактурата в зависимост от вашите предпочитания и/или изискванията на местното законодателство. Въпреки това, моля, обърнете внимание на няколко особености, свързани с фактурите за мероприятия.
- първите 4 възжности за визуализация на начисленията (1) винаги ще ги показват разделени по техния източник.
- двете възможности за Групиране (2) ще премахнат източника.
Тези две опции се наричат "'Групирани..." защото ви позволяват да групирате няколко артикула/услуги в един ред, стига да имат еднакъв текст за отпечатване и количество.
Като използваме горния пример, нека да приемем, че искаме да комбинираме обяда и кафе паузата в един ред, наречен "Кетъринг". Вътрешно ще ги имаме разделени, но за фактурата на госта, те трябва да бъдат комбинирани.
За да постигнете това, приложете същия "Текст за отпечатване" към начисленията, които желаете да комбинирате.
Забележка: За да избегнете ръчното въвеждане и редактиране, можете предварително да конфигурирате "Текст при отпечатване", когато създавате шаблоните за начисление. Въпреки това, ако имате една и съща услуга, но трябва да покажете различни текстове в разпечатките за различни ситуации, ще трябва или ръчно да промените в мероприятието текста при отпечатване, или да създадете няколко шаблона за начисление за една и съща услуга с различни текстове при отпечатване.
Важно: Режимите за преглед "Групирани по" подреждат артикули/услуги по техния "Текст при отпечатване" и "Количество". Ако две начисления имат един и същ текст при отпечатване, но различно количество, те ще бъдат показани на отделни редове.
Това ви позволява да комбинирате начисления, които се изчисляват "на човек", докато фиксираните начисления като цената за наем на зала ще бъдат показани отделно.
