Le Paiement/ Pilote Automatique - Configurations

Le pilote automatique de paiement est un outil de nouvelle génération qui automatise les processus liés aux cartes de crédit, éliminant ainsi la nécessité d'une intervention manuelle constante, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent. En outre, il réduit le risque d'erreurs potentielles et garantit qu'il n'y a pas de paiements "oubliés".

Afin de configurer une tâche, naviguez vers le menu Paramètres->Tous les paramètres->Tâches du pilote automatique de paiement et répondez essentiellement (par configuration) aux 6 questions:

• Quand traiter le paiement?
• Quelles réservations doivent entrer dans le champ d'application de la tâche?
• Que doit faire la tâche?
• Pour quel montant?
• Que faire si la tâche est couronnée de succès?
• Que faire en cas d'échec de la tâche?

Quand?

Vous devez définir à quel moment la tâche sera activée. Vous avez le choix entre 6 "modes" (1):

• Après la création de la réservation
• Jusqu'à l'arrivée de la réservation - utilise 12h00 le jour de l'arrivée comme point de départ pour les décalages. Couvrira toutes les réservations prévues.
• Après l'arrivée de la réservation - après que le statut de la réservation est devenu "Checked-in" le jour de l'arrivée.
• Avant le départ de la réservation - 12h00 le jour du départ comme point de départ des décalages.
• Après le départ de la réservation - après que le statut de la réservation soit passé à "Checked-out" le jour du départ.
• Après l'annulation de la réservation

Parallèlement au mode, vous devez également saisir un "décalage" (2) - combien d'heures avant ou après l'événement la tâche se déclenchera-t-elle.

Quelles réservations traiter?

Utilisez cette section pour spécifier les réservations auxquelles la tâche s'applique.

Si rien n'est sélectionné pour un filtre donné, ce filtre n'est pas pris en compte, c'est-à-dire que si vous ne choisissez rien dans cette section, la tâche s'appliquera à toutes les réservations:

• État de la garantie (1) - Laissez-le vide ou sélectionnez l'état de la garantie auquel la tâche s'applique (Garantie, En attente de garantie, Expirée ou Non garantie). Nous vous rappelons que les deuxième et troisième statuts dépendent du paramètre "Période de garantie" de la Politique de garantie.
• Politique de garantie (2) - Pour les réservations soumises à certaines politiques de garantie - une ou plusieurs.
• Réservation OTA (3) - Si les réservations proviennent du Channel Manager ou non: 
  • Oui- traitera uniquement les réservations OTA; 
  • Non - il traitera toutes les autres réservations, à l'exception des réservations OTA;
  • Vide - il traitera toutes les réservations.
• Cartes de crédit dans la réservation (4) - Vous pouvez traiter uniquement les réservations contenant certaines cartes de crédit. Les options sont:
  • Aucune carte - la tâche ne traitera que les réservations ne comportant aucune carte de crédit. Il n'existe aucun moyen de facturer une telle réservation, mais ce filtre peut être utilisé en combinaison avec l'opération suivante: Exécuter les actions "En cas de succès" uniquement dans la section "Que faire?". Voir plus d'informations ci-dessous.
  • Client uniquement - la tâche ne traitera que les réservations comportant une ou plusieurs cartes, mais toutes marquées comme cartes clients, et aucune comme cartes ОТА.
  • ОТА uniquement - la tâche ne traitera que les réservations comportant une ou plusieurs cartes, mais toutes marquées comme cartes ОТА (virtuelles).
  • Client et OTA - la tâche ne traitera que les réservations qui possèdent une carte client et une carte OTA.
• Sociétés incluses, sociétés exclues, agences incluses, agences exclues (5) - Vous pouvez sélectionner plusieurs sociétés et agences pour chacun de ces filtres. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Ajouter lorsque vous avez sélectionné la société ou l'agence.
  • Inclus - ne traitera que les réservations dont le profil respectif a été sélectionné en tant qu'entreprise ou agence. Toutes les autres réservations ne seront pas traitées.
  • Exclu - exclura les réservations rattachées au profil de la société ou de l'agence sélectionnée.

Que faire?

Dans cette section, vous pouvez spécifier ce qui doit être effectué par une tâche donnée. Dans le champ 'Opération', vous pouvez sélectionner parmi:

• Paiement - Le montant est débité de la carte de crédit.
• Pré-autorisation - Le montant est uniquement pré-autorisé (bloqué) sur la carte de crédit. Vous pouvez saisir ce montant ultérieurement ou le débloquer. Les montants préautorisés ne sont conservés que pendant une certaine période (généralement 14 jours), car cette période dépend du prestataire de paiement, de l'acquéreur et du type de ◉ carte de crédit.
• Exécuter uniquement les actions "En cas de succès" - Cette option est un peu particulière. Avec elle, aucun paiement ou pré-autorisation ne sera exécuté, mais la tâche se poursuivra avec les actions décrites ci-dessous dans la section "En cas de succès".

Le champ "Utiliser" permet de spécifier la carte (s'il y en a plusieurs) à utiliser pour le paiement ou la pré-autorisation. Les options possibles sont:

• Dernière carte de crédit - la dernière carte de crédit dans la réservation;
• Dernière carte de crédit OTA - la dernière carte de crédit, mais parmi celles marquées comme ОТА;
• Dernière carte de crédit CLIENT - la dernière carte de crédit parmi celles marquées comme CLIENT.

Pour quel montant?

Comment calculer le montant de l'opération concernée. Dans le champ "Montant" (1), vous pouvez choisir parmi:

• Basé sur le SOLDE du folio - Il utilise le solde du folio. Vous pouvez y ajouter ou en soustraire (par une valeur négative) un montant sous forme de pourcentage ou de somme fixe (2). 

• Basé sur les CHARGES du Folio - Cette méthode est similaire au modèle de détermination du montant du dépôt. Vous pouvez sélectionner les charges des groupes de revenus à inclure dans le calcul. Le montant obtenu peut être modifié en entrant un pourcentage de celui-ci ou un nombre de nuits (le prix moyen par nuit est utilisé pour le calcul). Il existe un montant fixe supplémentaire que vous pouvez ajouter ou soustraire.

• Réservation sur la base d’un acompte requis -  Il utilise le montant dû de l'acompte de réservation exigé. Il s'agit du montant calculé comme dépôt par la Politique de garantie moins tous les paiements reçus jusqu'à présent. Vous pouvez y ajouter ou en soustraire (si une valeur négative est saisie) un pourcentage ou un montant fixe (2). 

En cas de succès / En cas d'échec

Grâce aux paramètres ci-dessus, vous pouvez définir le paiement ou la tâche de pré-autorisation. Dans ces deux sections, vous pouvez définir ce qui se passera si le paiement ou la préautorisation réussit (en cas de succès, faire) ou échoue (en cas d'échec, faire). Vous pouvez choisir parmi les options suivantes:

• Envoyer un e-mail de réservation (1) - sélectionnez un modèle d'e-mail à envoyer à la réservation. Vous pouvez créer différents modèles d'e-mail contenant divers textes ou instructions.
• Fermer le folio avec (2) - sélectionnez si le folio doit être fermé. Par exemple, en cas de paiement automatique de la totalité du montant du solde avant le départ.
• Fermer le folio avec (3) - en cas de fermeture du folio, sélectionner le type de document à délivrer.
• Définir la visibilité du folio sur le portail MyBooking (4) - modifier l'indicateur de folio spécifiant si le folio doit être visible sur le portail MyBooking ou non.
• Définir l'état de la garantie (5) - Lors d'une opération réussie, par exemple, vous pouvez rendre la réservation garantie ou vice versa.
• Créer une tâche (6) - Si vous souhaitez créer une tâche pour la réservation, saisissez un texte. Le montant calculé dans la section "Pour quel montant? "sera ajouté au texte.

Spécificités/Tester/Activer

• En cas de plusieurs folios ouverts dans la réservation, les tâches automatiques traiteront les actions en fonction du folio ouvert le plus tôt (folio ouvert le plus ancien). Les tâches ne sont pas traitées s'il n'y a que des folios fermés dans la réservation.
• L'Autopilote vérifie toutes les 15 minutes s'il y a une tâche à effectuer.
• Vous pouvez définir une période (en jours) postérieure au départ (1) après laquelle les pré-autorisations seront automatiquement libérées. Par exemple, si vous saisissez 0, les pré-autorisations seront libérées immédiatement après le Check-out. Si vous laissez le champ vide, le déblocage automatique sera désactivé.