Le pilote automatique de paiement est un outil de nouvelle génération qui automatise les processus liés aux cartes de crédit, éliminant ainsi la nécessité d'une intervention manuelle constante, ce qui permet d'économiser du temps et de l'argent. En outre, il réduit le risque d'erreurs potentielles et garantit qu'il n'y a pas de paiements "oubliés".
Par exemple: Vous pouvez créer une tâche qui débitera automatiquement les cartes virtuelles Expedia à la date d'arrivée de la réservation concernée. Un autre exemple n'inclut aucun paiement - vous pouvez créer une tâche qui cachera automatiquement le Folio du portail MyBooking pour les réservations Expedia qui ont une carte virtuelle.
Important: Après la configuration des tâches du pilote automatique de paiement et avant leur activation, il est nécessaire de tester chaque configuration. Pour plus de détails sur le test des configurations, voir Spécificités/Tester/Activer.
Afin de configurer une tâche, naviguez vers le menu Paramètres->Tous les paramètres->Traitement des paiements->Tâches de l'Autopilote des paiements-> cliquez sur le "+" rouge en haut à droite.
Section General
- Saisissez le nom de la tâche - il n'est utilisé qu'en interne.
- Marquez la tâche comme active APRÈS avoir effectué tous les autres réglages.
Section Mode
Vous devez définir à quel moment la tâche sera activée. Vous avez le choix entre 6 "modes" (1):
- Après la création de la réservation
- Jusqu'à l'arrivée de la réservation - utilise 12h00 le jour de l'arrivée comme point de départ pour les décalages. Couvrira toutes les réservations prévues.
- Après l'arrivée de la réservation - après que le statut de la réservation est devenu "Checked-in" le jour de l'arrivée.
- Avant le départ de la réservation - 12h00 le jour du départ comme point de départ des décalages.
- Après le départ de la réservation - après que le statut de la réservation soit passé à "Checked-out" le jour du départ.
- Après l'annulation de la réservation
Parallèlement au mode, vous devez également saisir un "décalage" (2) - combien d'heures avant ou après l'événement la tâche se déclenchera-t-elle.
Par exemple: Si vous souhaitez que quelque chose se produise une semaine après la création de la réservation, sélectionnez le mode 'Après la création de la réservation' et entrez 168 dans le décalage.
Section Réservations
Utilisez cette section pour spécifier les réservations auxquelles la tâche s'applique.
Si rien n'est sélectionné pour un filtre donné, ce filtre n'est pas pris en compte, c'est-à-dire que si vous ne choisissez rien dans cette section, la tâche s'appliquera à toutes les réservations:
- État de la garantie (1) - Laissez-le vide ou sélectionnez l'état de la garantie auquel la tâche s'applique (Garantie, En attente de garantie, Expirée ou Non garantie). Nous vous rappelons que les deuxième et troisième statuts dépendent du paramètre "Période de garantie" de la Politique de garantie.
- Politique de garantie (2) - Pour les réservations soumises à certaines politiques de garantie - une ou plusieurs.
- Réservation OTA (3) - Si les réservations proviennent du Channel Manager ou non:
- Oui- traitera uniquement les réservations OTA;
- Non - il traitera toutes les autres réservations, à l'exception des réservations OTA;
- Vide - il traitera toutes les réservations.
- Cartes de crédit dans la réservation (4) - Vous pouvez traiter uniquement les réservations contenant certaines cartes de crédit. Les options sont:
- Aucune carte - la tâche ne traitera que les réservations ne comportant aucune carte de crédit. Il n'existe aucun moyen de facturer une telle réservation, mais ce filtre peut être utilisé en combinaison avec l'opération suivante: Exécuter les actions "En cas de succès" uniquement dans la section "Que faire?". Voir plus d'informations ci-dessous.
- Client uniquement - la tâche ne traitera que les réservations comportant une ou plusieurs cartes, mais toutes marquées comme cartes clients, et aucune comme cartes ОТА.
- ОТА uniquement - la tâche ne traitera que les réservations comportant une ou plusieurs cartes, mais toutes marquées comme cartes ОТА (virtuelles).
- Client et OTA - la tâche ne traitera que les réservations qui possèdent une carte client et une carte OTA.
- Sociétés incluses, sociétés exclues, agences incluses, agences exclues (5) - Vous pouvez sélectionner plusieurs sociétés et agences pour chacun de ces filtres. N'oubliez pas de cliquer sur le bouton Ajouter lorsque vous avez sélectionné la société ou l'agence.
- Inclus - ne traitera que les réservations dont le profil respectif a été sélectionné en tant qu'entreprise ou agence. Toutes les autres réservations ne seront pas traitées.
- Exclu - exclura les réservations rattachées au profil de la société ou de l'agence sélectionnée.
Section Operation
Dans cette section, vous pouvez spécifier ce qui doit être effectué par une tâche donnée. Dans le champ 'Opération', vous pouvez sélectionner parmi:
- Paiement - Le montant est débité de la carte de crédit.
- Pré-autorisation - Le montant est uniquement pré-autorisé (bloqué) sur la carte de crédit. Vous pouvez saisir ce montant ultérieurement ou le débloquer. Les montants préautorisés ne sont conservés que pendant une certaine période (généralement 14 jours), car cette période dépend du prestataire de paiement, de l'acquéreur et du type de carte de crédit.
- Exécuter uniquement les actions "En cas de succès" - Cette option est un peu particulière. Avec elle, aucun paiement ou pré-autorisation ne sera exécuté, mais la tâche se poursuivra avec les actions décrites ci-dessous dans la section "En cas de succès".
Le champ "Utiliser" permet de spécifier la carte (s'il y en a plusieurs) à utiliser pour le paiement ou la pré-autorisation. Les options possibles sont:
- Dernière carte de crédit - la dernière carte de crédit dans la réservation;
- Dernière carte de crédit OTA - la dernière carte de crédit, mais parmi celles marquées comme ОТА;
- Dernière carte de crédit CLIENT - la dernière carte de crédit parmi celles marquées comme CLIENT.
Section Montant
Comment calculer le montant de l'opération concernée. Dans le champ "Montant" (1), vous pouvez choisir parmi:
- Basé sur le SOLDE du folio - Il utilise le solde du folio. Vous pouvez y ajouter ou en soustraire (par une valeur négative) un montant sous forme de pourcentage ou de somme fixe (2).
For exеmple: N'entrez rien dans le champ "%" pour obtenir le montant total du solde du folio ou, au contraire, vous pouvez entrer -50% pour calculer la moitié du solde. Si le solde du folio est égal à 0, la tâche ne s'exécutera pas.
- Basé sur les CHARGES du Folio - Cette méthode est similaire au modèle de détermination du montant du dépôt. Vous pouvez sélectionner les charges des groupes de revenus à inclure dans le calcul. Le montant obtenu peut être modifié en entrant un pourcentage de celui-ci ou un nombre de nuits (le prix moyen par nuit est utilisé pour le calcul). Il existe un montant fixe supplémentaire que vous pouvez ajouter ou soustraire.
Important: veuillez noter que le solde du folio n'est pas pris en compte. Même si le folio est entièrement payé (équilibré), la tâche facturera le montant correspondant.
Important: Vous pouvez laisser les champs Pourcentage, Nuits et Groupes de revenus vides et n'utiliser que le "Montant supplémentaire". Ainsi, la tâche ne facturera que ce montant spécifique.
- Réservation sur la base d’un acompte requis - Il utilise le montant dû de l'acompte de réservation exigé. Il s'agit du montant calculé comme dépôt par la Politique de garantie moins tous les paiements reçus jusqu'à présent. Vous pouvez y ajouter ou en soustraire (si une valeur négative est saisie) un pourcentage ou un montant fixe (2).
Par exеmple: Ne saisissez rien dans le champ "%" pour obtenir la totalité de l'acompte dû. En revanche, saisissez -50% pour calculer et facturer la moitié de l'acompte dû.
En cas de succès / En cas d'échec
Grâce aux paramètres ci-dessus, vous pouvez définir le paiement ou la tâche de pré-autorisation. Dans ces deux sections, vous pouvez définir ce qui se passera si le paiement ou la préautorisation réussit (en cas de succès, faire) ou échoue (en cas d'échec, faire). Vous pouvez choisir parmi les options suivantes:
- Envoyer un e-mail de réservation (1) - sélectionnez un modèle d'e-mail à envoyer à la réservation. Vous pouvez créer différents modèles d'e-mail contenant divers textes ou instructions.
- Fermer le folio avec (2) - sélectionnez si le folio doit être fermé. Par exemple, en cas de paiement automatique de la totalité du montant du solde avant le départ.
- Fermer le folio avec (3) - en cas de fermeture du folio, sélectionner le type de document à délivrer.
- Définir la visibilité du folio sur le portail MyBooking (4) - modifier l'indicateur de folio spécifiant si le folio doit être visible sur le portail MyBooking ou non.
- Définir l'état de la garantie (5) - Lors d'une opération réussie, par exemple, vous pouvez rendre la réservation garantie ou vice versa.
- Créer une tâche (6) - Si vous souhaitez créer une tâche pour la réservation, saisissez un texte. Le montant calculé dans la section "Pour quel montant? "sera ajouté au texte.
Spécificités/Tester/Activer
Important: Lors de l'activation de la nouvelle configuration, veuillez noter que si vous avez des réservations existantes, la création d'une nouvelle tâche interagira avec les réservations existantes de la manière suivante :
- Sous les modes : Après la création de la réservation, Après l'annulation de la réservation, Avant le départ de la réservation, Après le départ de la réservation, Après l'arrivée de la réservation - les réservations existantes qui relèvent des filtres, mais qui ont "manqué" le point de traitement dans un délai maximum de 24 heures, seront traitées.
- Sous le mode : Jusqu'à l'arrivée de la réservation - Toutes les réservations existantes et attendues qui sont dues (en fonction du décalage) seront traitées.
- Une tâche ne traitera une réservation qu'une seule fois, même si la tâche échoue.
- En cas de plusieurs folios ouverts dans la réservation, les tâches automatiques traiteront les actions en fonction du folio ouvert le plus tôt (folio ouvert le plus ancien). Les tâches ne sont pas traitées s'il n'y a que des folios fermés dans la réservation.
- L'Autopilote vérifie toutes les 15 minutes s'il y a une tâche à effectuer.
- Vous pouvez définir une période (en jours) postérieure au départ (1) après laquelle les pré-autorisations seront automatiquement libérées. Par exemple, si vous saisissez 0, les pré-autorisations seront libérées immédiatement après le Check-out. Si vous laissez le champ vide, le déblocage automatique sera désactivé. Vous pouvez définir la valeur dans le menu Paramètres-> Tous les paramètres-> Traitement des paiements -> Libération de la pré-autorisation de réservation (jours après le check-out). Si vous laissez le champ vide, le déblocage automatique sera désactivé.
Important: la libération automatique n'est déclenchée que dans les cas où la réservation ne comporte aucune obligation (tous les folios sont payés). En cas d'erreur lors de la libération automatique, une tâche sera créée pour la réservation dans le canal Paiements.
Test des tâches configurées
Important: Nous vous encourageons à toujours nous contacter sur clockpms@clock-hs.com pour examiner les tâches et discuter du résultat souhaité avec vous afin que nous puissions vous indiquer si elles sont correctement paramétrées. Vous pouvez également tester (2) la tâche avant de l'activer. De cette façon, vous vous assurez que tout fonctionne selon vos attentes avant d'effectuer des transactions réelles.
La fonction "Test" est disponible à l'écran avec toutes les tâches du pilote automatique de paiement.
Exemple:
Lors du test, une tâche de paiement a été programmée pour être exécutée 5 heures après la création de la réservation :- Une réservation créée exactement avant le test ne sera pas affichée sur l'écran de test, car 5 heures ne se sont pas encore écoulées depuis sa création ;
- Une réservation, créée 10 heures avant le test de la tâche, sera affichée sur l'écran de test si elle n'a pas "manqué" son temps d'exécution de plus de 24 heures ;
- Une réservation, créée 30 heures avant le test de la tâche, ne sera pas affichée sur l'écran de test, si elle a "manqué" son délai d'exécution de plus de 24 heures.
Veuillez toujours contacter l'équipe d'assistance de Clock PMS+ si le test des tâches de paiement ne donne pas le résultat escompté.