La page Evénement est votre comptoir unique pour tout ce qui concerne les événements. Les réservations de salles de réunion, les blocs, les activités de restauration ne peuvent pas être créés sans avoir au préalable une page Evénement. Voyez ci-dessous comment créer un événement et quelles sont les informations que vous pouvez saisir.
Création d'un événement
Pour créer un événement, allez dans le menu Evénement-> Nouvel Evénement. La page suivante s'ouvrira et vous pourrez y saisir les détails.
- PAX (1) - entrez le nombre de personnes participant à l'événement. Vous pouvez activer le curseur si le nombre de personnes participant aux différentes activités varie. Pour ce faire, vous devrez entrer le nombre de PAX pour chaque activité lors de la création de celle-ci.
- Société (2) - sélectionnez un profil de société organisant l'événement. Champ obligatoire.
- Nom (3) - saisissez un nom pour l’événement. Requis et visible dans les fonctionnalités destinées aux clients.
- Statut de garantie (4) - sélectionnez le statut de garantie de l’événement. Vous avez le choix entre 4 statuts :
- Allotement - s'applique généralement si vous utilisez un événement dans le but de gérer des accords d'allotement avec une entreprise ou un tour-opérateur par le biais de blocs de chambres. Très souvent, ces accords ne sont pas respectés. Par conséquent, les blocs dans un allotement ne réduiront PAS la disponibilité ou les types de chambres et les unités seront disponibles à la vente ailleurs.
- Optionnel - peut être utilisé lorsque les organisateurs sont intéressés par l'organisation d'un événement, mais qu'il n'y a encore rien de concret. Les blocs de chambres dans le cadre d'un événement "optionnel" ne réduiront PAS la disponibilité des types de chambres.
- Non-garanti - utilisez cette option lorsque l’événement aura lieu et que vous attendez la garantie (par exemple, le paiement d'un acompte). Les blocs de chambres dans un événement "Non-garanti" réduiront la disponibilité des types de chambres.
- Garanti - utilisez cette option lorsque toutes les conditions de garantie (par ex. dépôt) ont été remplies. Les blocs de chambres dans un événement 'Garanti' réduiront la disponibilité des types de chambres.
- Arrivée/Départ (5) - saisissez les dates de début et de fin de l'événement. Requis.
- Planning d'activité (6) - ouvrez le planning d'activité pour vérifier la disponibilité de vos salles de réunion, restaurants et hôtels. Vous pourrez ajouter des activités pour le nouvel événement et une fois que vous aurez sauvegardé (7), toutes les activités seront créées. Pour en savoir plus sur les activités et le planning d'activités, cliquez Ici.