Lightspeed L-series

Introduction

L'intégration entre Clock PMS+ et Lightspeed vous permet des opérations plus intelligentes et plus rapides. Elle complètera un cercle complet d'opérations automatisées et connectées en vous permettant de transférer vers les folios des clients ou de la société, d'avoir le contrôle de l'information qui est transférée, et enfin, d'être en mesure de générer des rapports consolidés pour vos chambres et les revenus F&B à partir d'un point unique - Clock PMS+.

L'interface prend en charge les fonctions suivantes:

1. Transfert des charges de l'hôtel:

• Vous pouvez transférer des charges vers le folio d'un client de l'hôtel:
• Vous pouvez également transférer des charges vers des folios e société. Veuillez noter que les folios d'événements ne sont pas disponibles pour les transferts de charges. Si vous devez transférer des charges vers un folio d'événement, elles doivent d'abord être transférées vers un autre folio ouvert associé à la même société, puis transférées manuellement vers celui de l'événement. Le transfert de charges vers les folios de société est une fonctionnalité facultative qui peut être activée et désactivée à tout moment.
• Grâce à l'implémentation unique de l'interface, vous pouvez utiliser le même champ de recherche dans LightSpeed POS pour trouver à la fois les clients (par nom ou par numéro de chambre) et les sociétés acceptant les transferts de charges, ce qui rend les transferts vraiment faciles.

2. Transfert quotidien des revenus (en option).

• Cette fonctionnalité vous permet de générer des rapports de recettes consolidés à la fois pour votre hôtel et pour les départements F&B.
• Toutes les charges qui n'ont pas été transférées vers un folio de chambre (par exemple, qui ont été payées en espèces/carte au point de vente) peuvent être transférées vers un compte Clock POS spécialement configuré dans le cadre de votre abonnement Clock PMS+.

• En outre, vous pouvez activer le transfert des paiements, afin qu'ils soient également inclus dans les rapports de Clock PMS+. Vous pouvez inclure ou exclure les recettes et les paiements générés par Lightspeed, qui ne sont pas encore transférés à l'hôtel, en incluant simplement le compte POS mentionné dans vos rapports avec votre (vos) compte(s) Clock PMS+.

Configurations:

Une fois dans Clock PMS+, allez dans Paramètres->Tous les paramètres-> AppConnector-> Lightspeed (L-series) et cliquez sur le bouton '+'. Sur l'écran qui s'ouvre, indiquez votre nom d'utilisateur et votre mot de passe Lightspeed et cliquez sur "Se connecter", puis sur "Autoriser".

Les systèmes sont connectés à ce stade, mais l'interface n'est pas encore configurée ou activée. Pour le configurer, cliquez sur le bouton "Paramètres".

2.1 Section Paramètres PMS

• Société (1) - sélectionnez votre société Lightspeed.;
• Devise (2) - La devise à utiliser au cas où nous constaterions un décalage de devise entre votre compte Clock PMS+ et votre compte LightSpeed.
• Limite de transfert (3) - Vous pouvez définir la limite du montant qui peut être transféré vers des folios d'hôtel.
• Autoriser le transfert vers les sociétés (4) - Permet de transférer vers les folios des sociétés
• Utiliser l'étage (5) - Cette option vous permettra d'effectuer des configurations de mapping des revenus distincts pour chaque étage de Lightspeed;

2.2 Section Paramètres POS

• POS account (6) - Sélectionnez le POS vers lequel les revenus et les paiements quotidiens doivent être transférés à la fin de chaque journée. Veuillez noter que le compte doit être spécialement créé par notre équipe d'assistance à cette fin ; contactez-nous pour plus d'informations.
• Facturation à la société (7) - sélectionnez un profil de société pour spécifier les infos de facturation du folio vers lequel la totalité des revenus quotidiens sera transférée.
• Type de document (8) - sélectionnez avec quel type de document le folio sera clôturé.
• Autoriser le transfert des données de paiement (9) - Utilisez cette option, si les paiements doivent être transférés à la fin de la journée.
• Transférer les pourboires (10) - Cela permettra de transférer les pourboires vers les folios de l'hôtel

2.3 Section Charges Map

• Groupe de revenus Lightspeed/ PMS groupe de revenus/ PMS catégorie de revenus (11) - Il permet de sélectionner le groupe de revenus et la catégorie de revenus à utiliser lorsque les charges du groupe d'articles Lightspeed sont transférées, ainsi que les valeurs à ajouter dans les champs personnalisés des charges. Les valeurs des champs personnalisés peuvent être très importantes pour le transfert des données vers votre système financier.
• Si vous avez sélectionné "Utiliser l'étage" dans la section "PMS settings", vous verrez les différents étages définis dans Lightspeed et vous pourrez les cartographier séparément (12).

2.4 Section 'Payments map'

Cette section ne sera disponible que si vous avez sélectionné un compte Clock POS dans la section 'Paramètres POS' et que vous effectuez un transfert de revenus quotidien complet. Dans cette section, vous pouvez définir les types et sous-types de paiement Clock POS à utiliser pour le transfert de paiement.

Pour mettre en correspondance les sous-types, cliquez sur l'icône dans la colonne Sous-types de paiement, saisissez le nom des sous-types tels qu'ils sont définis dans Lightspeed, puis sélectionnez le sous-type PMS correspondant.

Cliquez sur Enregistrer pour terminer le processus et activer l'interface;

Spécificités de l'interface et choses que vous devez savoir:

• Vous ne pouvez transférer que vers des réservations enregistrées dans l'hôtel.
• Si vous activez l'option Autoriser les transferts vers une société, la recherche vous permettra de rechercher une entreprise acceptant les transferts de charges et de transférer les charges vers ses folios ouverts ;

Lors d'un transfert vers le folio d'un client/d'une société lorsque la facture du restaurant est clôturée par le biais du type de paiement de transfert de l'hôtel, il se produit ce qui suit:

• L'interface vérifie si la réservation/société accepte ou non les charges ;
• Si les folios de réservation sont fermés, l'interface en ouvre un nouveau et y crée les charges. Si vous souhaitez transférer des charges à une entreprise, le folio doit être créé dans Clock PMS+ au préalable et être ouvert ;
• Une charge distincte pour chaque élément de la facture sera créée. La charge portera le même nom que dans Lightspeed. Le texte d'impression de la charge sera le nom du point de vente/étage plus le numéro de la facture du restaurant. De cette manière, la facture sera plus claire.

• Par défaut, le groupe de revenus des charges transférées est FOOD & BEVERAGE, la catégorie de revenus est transfert Lightspeed POS, mais vous pouvez configurer avec quel groupe de revenus et quelle catégorie les articles de chaque catégorie de produits Lightspeed doivent être transférés en allant dans l'écran de configuration de l'interface Paramètres->Tous les paramètres-> Paramètres du compte Lightspeed ;
• Les Pourboires sont gérés (facultatif)
• Si une facture transférée est annulée dans Lightspeed, les charges négatives seront ajoutées au folio dans Clock PMS+ ;

Rapports consolidés

Les charges transférées depuis Lightspeed peuvent être filtrées dans les rapports de facturation (Rapport de synthèse des charges) à l'aide du filtre Source. Lorsque vous réglez le filtre Source sur 'Transféré', vous ne verrez que les charges transférées depuis Lightspeed. Si le filtre Source est réglé sur "Non transféré", les charges transférées seront exclues des rapports de charges.

Si vous utilisez l'option "Transfert quotidien des revenus", vous pouvez générer un rapport à partir de Clock PMS+ qui contiendra toutes les informations sur les revenus: les revenus de Clock PMS+ ; les transferts de chambres de Lightspeed ; les revenus restants F&B (factures payées en espèces/carte).

Pour voir ces informations, vous devez sélectionner votre compte Clock PMS+ et votre compte spécial Clock POS dans le rapport de résumé des charges et régler le filtre 'Source' sur 'Non transféré'.