La fonctionnalité « Petite caisse » vous permet de surveiller les flux de trésorerie de l'entreprise et le montant total des liquidités disponibles. Les paiements reflétés dans le folio ne concernent que les paiements des clients. Cette fonctionnalité est destinée à enregistrer les mouvements de trésorerie en dehors des comptes de l'hôtel, par exemple, l'approvisionnement de la caisse enregistreuse en fonds de roulement, le retrait de montants pour les dépenses internes, etc.
Enregistrement des fonds dans la caisse enregistreuse
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Autres fonctionnalités→Petite caisse;
- Sélectionnez le bouton « + » dans le coin supérieur droit ;
- Remplissez le formulaire :
- Type de transaction – sélectionnez « Entrées » ou « Sorties » ;
- Montant – saisissez la valeur de la transaction ;
- Description – vous pouvez ajouter une explication pour plus de clarté.
- Utilisateur responsable – si ce champ est laissé vide, la transaction sera enregistrée à votre nom. Vous pouvez indiquer une autre personne si nécessaire.
Toutes les transactions sont enregistrées par ordre chronologique et ne peuvent être ni modifiées ni supprimées. Si une correction est nécessaire, une nouvelle entrée est effectuée avec la même valeur mais avec le signe opposé. Tous les montants sont reflétés à la date financière actuelle et sont inclus dans le total des transactions en espèces.
- Notes d'audit. Chaque transaction dispose d'un champ de description qui, une fois créé, ne peut plus être modifié. De plus, il existe un champ « Notes d'audit », qui peut être modifié à tout moment – pour les commentaires internes, les explications ou les notes d'audit.
Solde de la caisse enregistreuse
Les entrées de caisse sont reflétées dans le rapport « Paiements », en tenant compte des filtres spécifiés pour la période et l'utilisateur. Elles sont affichées à la fin du rapport, avec un total pour chaque devise. Le total comprend les paiements en espèces sur le folio + la caisse.
Droits des utilisateurs
L'accès à la fonction se fait à deux niveaux : pour les utilisateurs et les auditeurs :
- Petite caisse - vous permet d'enregistrer des transactions uniquement en votre nom.
- Audit de la petite caisse - vous permet d'enregistrer des transactions à la fois en votre nom et au nom d'une autre personne. Autrement dit, si vous êtes caissier et que vous transférez des fonds à une autre personne, vous pouvez indiquer cette autre personne comme destinataire des fonds. De cette façon, le système conservera des informations claires sur les deux utilisateurs.