Modèles transactionnels supportés
Ce document explique comment le fichier d'exportation comptable de Clock représente l'activité hôtelière selon deux modèles de reconnaissance standard de l'industrie. Il évite la terminologie spécifique au système et se concentre sur les données exportées, le moment où le revenu est reconnu et la façon de le réconcilier en aval dans votre système comptable ou ERP.
Modèles de reconnaissance
Gains / comptabilité d'exercice (comptabilisation au moment où le service est fourni)
- Ce que cela signifie: Les revenus sont comptabilisés aux dates auxquelles les services sont consommés (par exemple, chaque nuit d'un séjour, le jour d'un traitement de spa, le moment d'un départ tardif, etc.)
- .
- Quand il apparaît dans l'exportation: À la (aux) date(s) planifiée(s) où l'obligation de prestation est remplie. Les séjours de plusieurs jours sont ventilés par nuit. Les corrections sont reflétées à la date du changement avec une ligne de décalage—une écriture de contre-passation/ajustement qui annule le montant original de la date du service et réinscrit le montant corrigé à la date appropriée. Exemple: si une nuit de chambre antérieure affichée à €100 est modifiée à €110 le 15 octobre, l'exportation du 15 octobre comprendra −€100 (décalage) et +€110 (correction) pour cette nuit ; les totaux du jour précédent restent intacts.
- .
- Ce que l'exportation comprend:
- Les lignes de revenu à la granularité de la date du service avec le revenu net, le tarif de la taxe, le montant de la taxe et le code de la taxe, le cas échéant.
- Compte et centre de coûts du grand livre général mappé pour chaque ligne de recettes
- Les paiements, y compris les appels d'offres (carte, espèces, virement bancaire, bons, etc.), sont répertoriés par ligne de paiement avec le mappage du compte du grand livre général.
- Les paiements avant l'arrivée / les paiements anticipés &rarr ; enregistrés en tant que dépôts (registre des dépôts/passif), et non en tant que recettes.
- Sur les paiements de folio ouverts &rarr ; réduire le grand livre des clients (solde non facturé).
- Sur les paiements de factures fermées &rarr ; réduire les comptes clients (A/R).
- La variation du dépôt journalier (ΔDépôt) est exportée par jour financier (en respectant la coupure de fin de journée). Convention de signe : a) + Montant lorsqu'un dépôt/une avance est reçu(e) (cash in &rarr ; le registre des dépôts augmente). b) &minus ; Montant lorsqu'un dépôt est consommé/libéré/appliqué (le registre des dépôts diminue)
- .
- Utilisation typique: Organisations appliquant des politiques strictes en matière de comptabilité d'exercice, clôtures de période alignées sur les dates de séjour, comptabilité de gestion et analyse de la performance.
Base de facturation / facturation (reconnaître lorsque le folio/facture est clôturé/émis)
.
- Ce que cela signifie: Les recettes sont comptabilisées lorsqu'un folio client/société est fermé ou qu'une facture est émise—c'est-à-dire lorsque le document devient l'enregistrement légal de la vente.
- .
- Quand cela apparaît dans l'exportation: À la date de clôture/émission du document.
- Ce que l'exportation comprend (deux styles de sortie):
- Style Entrée de journal &mdash ; regroupe les documents clôturés pour la période dans des lignes de journal équilibrées par catégorie comptable/taxe/paiement (adapté à la comptabilisation sommaire).
- .
- Factures & ; Invoices style &mdash ; un ensemble de lignes par document individuel avec les données du débiteur (client, adresse, ID de taxe), les postes, les taxes et les paiements (adapté à la comptabilité auxiliaire des comptes débiteurs dans l'ERP).
- Utilisation typique: Régimes statutaires et flux de travail axés sur les factures/folios, les comptes clients appartenant à l'ERP, la facturation électronique ou la comptabilisation quotidienne simplifiée.
Processus d'intégration et de configuration
Principes généraux
- Adapté à votre logiciel de comptabilité: Avant la mise en service, l'exportation sera configurée pour correspondre aux exigences d'importation de votre progiciel de comptabilité/ERP spécifique et de sa version (ordre des colonnes, champs obligatoires, délimiteurs/encodage, codes fiscaux, mappage du grand livre, identificateurs de documents).
- Fondé sur un modèle standard: Quel que soit le système cible, l'exportation sera toujours basée sur l'un des modèles de reconnaissance transactionnelle décrits ci-dessus—soit acquis / comptabilité d'exercice (reconnaissance de la date du service), soit facturé / facturation (reconnaissance de la date du document).
- .
- Sortie et réception: Le produit livrable est un fichier libellé (par exemple, CSV) que vous recevrez par emails selon un calendrier quotidien ou que vous générerez sur demande pour une période spécifiée. Un utilisateur de votre organisation importe ensuite le fichier dans le logiciel de comptabilité au moyen de sa fonction d'importation standard.
Le processus de déploiement habituel
Voici le processus habituel de configuration et de déploiement de l'exportation comptable standard:
Les utilisateurs de votre organisation importent ensuite le fichier dans le logiciel de comptabilité à l'aide de la fonction d'importation standard.
- Analyse préliminaire & ; fichier échantillon: Nous commençons par demander un exemple du format de fichier d'exportation requis par votre système comptable ou ERP spécifique. Veuillez nous envoyer cet exemple de fichier afin que nous puissions procéder à une analyse préliminaire de la structure, des champs obligatoires et des exigences en matière d'importation.
- Séance d'assurance qualité du contenu du fichier: Dans la plupart des cas, une brève session de questions-réponses en ligne est nécessaire, au cours de laquelle nous poserons des questions sur la structure et le contenu du fichier. Si vous n'êtes pas totalement sûr des exigences techniques, il est fortement recommandé d'impliquer un représentant de l'équipe d'assistance du système financier dans lequel le fichier sera importé.
- Développement et configuration: Nous développerons le(s) fichier(s) d'exportation nécessaire(s) sur la base du format convenu. Parallèlement, vous configurerez votre système Clock conformément aux instructions que vous recevrez pendant ou immédiatement après la session d'assurance qualité (étape 2).
- Test et activation: Une fois le développement terminé, nous activerons l'option d'exportation sur votre compte, ce qui vous permettra de tester l'importation du fichier et son intégration dans votre logiciel de comptabilité.
- Mise au point et ajustements finaux: Après vos tests, nous mettrons en œuvre tous les ajustements finaux nécessaires pour le(s) fichier(s) d'exportation afin d'assurer une intégration transparente et une conformité totale avec les exigences de votre système.