Canaux de tâches et liens avec les utilisateurs

Qu'est-ce que le canal d'une tâche?

Le canal d'une tâche est en fait le "sujet" de la tâche. Chaque tâche doit avoir un canal sélectionné pour pouvoir être créée.

Il y a plusieurs canaux de tâches dans Clock PMS+ qui peuvent être utilisés lors de la création manuelle de tâches ou lors de la création automatique de tâches par le système. En outre, vous pouvez créer d'autres canaux en fonction de vos besoins. 

Canaux du système

Les canaux du système sont intégrés dans le système et ne peuvent pas être modifiés/supprimés. La raison principale en est qu'en plus de la possibilité de les sélectionner dans les tâches que vous créez, ils sont utilisés par la Clock PMS+ lorsque le système crée des tâches pour vous informer que quelque chose s'est produit:

• Réservation - lorsque le système crée une tâche vous informant d'une nouvelle réservation (via BookDirect ou le Channel Manager), cette tâche sera attribuée au canal 'Réservations'.
• Channel Manager - les tâches informant d'un problème d'importation ou d'exportation avec le Channel Manager seront attribuées à ce canal.
• Chèque-cadeau - Les tâches informant de l'achat d'un chèque-cadeau via la boutique en ligne seront attribuées à ce canal.
• Paiements - Les tâches informant des paiements en ligne - garantie de réservation via le portail MyBooking ; paiement via le portail MyBooking ; paiement d'arrhes via l'appli de confirmation d'événement - seront attribuées à ce canal.
• Événements - Les tâches informant de la signature d'une offre d'événement par l'intermédiaire de l'App de confirmation d'événement seront attribuées à ce canal.
• Feedback - Les tâches informant d'un nouveau feedback laissé via le portail MyBooking seront attribuées à ce canal.
• Check-in en ligne - Les tâches informant qu'une réservation dispose d'un check-in en ligne seront attribuées à ce canal.
• Folio - Les tâches rappelant que des folios sont restés ouverts pendant une longue période seront attribuées à ce canal.

Canaux personnalisés

En outre, vous êtes libre de créer des canaux de tâches afin de répondre à vos besoins. Par exemple, vous pouvez créer un canal "Wake-up calls". Ainsi, lorsqu'un client/une réservation demande à être réveillé(e), vous pouvez l'enregistrer dans ce canal afin d'en faciliter le suivi.

Pour créer des canaux d'une tâche personnalisée:

• Naviguez jusqu'au menu Autres fonctionnalités->Tâches.
• Appuyez sur le bouton des paramètres dans le coin supérieur droit et sélectionnez "Canaux de tâches".

• dans la section 'Personnalisé', cliquez sur '+Ajouter' et saisissez le texte/nom du canal. Sauvegardez.

Canaux de tâches et utilisateurs

Les canaux d'une tâche ne définissent pas seulement le "sujet" de la tâche, mais ils sont également utilisés pour contrôler les tâches que les utilisateurs voient en fonction de leur fonction ou de leur emploi. Par exemple, le manager de l'hôtel peut avoir accès et voir les tâches de tous les canaux, tandis qu'un utilisateur du housekeeping (si vous lui en donnez l'accès) ne peut voir que les tâches assignées au canal ‘Housekeeping’.

Pour définir le(s) canal(aux) des tâches qu'un utilisateur verra:

• accédez au menu Paramètres->Tous les paramètres->Utilisateurs->Utilisateurs
• modifiez l'utilisateur en question
• naviguez jusqu'à l'onglet  "Canaux de tâches".

• sur la page suivante, sélectionnez simplement les canaux d'une tâche auxquels l'utilisateur aura accès et sauvegardez.