Aperçu, impression et envoi des folios

Maintenant que vous avez vu les folios et appris à travailler avec eux, nous allons examiner les options de prévisualisation et d'impression. Clock PMS+ offre un large éventail d'affichages d'impression, que le folio soit ouvert ou fermé.

Aperçu du folio

Pour sélectionner le mode d'aperçu du folio, procédez comme suit:

• Ouvrez le folio et cliquez sur le bouton " Aperçu ";
• Un aperçu d'impression du folio s’affichera en fonction de la configuration standard définie dans les paramètres de Taxe;
• Vous pouvez modifier l'affichage grâce au bouton 'Affichage' (4). Sélectionnez l'option correspondante et voyez l'affichage du folio.
• Grâce au bouton 'Langues' (3), vous pouvez modifier la langue à utiliser pour l'impression du folio;

• Vous pouvez imprimer le folio dans chacun des affichages. Pour l'impression papier, sélectionnez le bouton " Imprimer " (1);

Folio à une seule ligne

Outre les différents affichages du folio au niveau des détails, nous avons également prévu l'option d'imprimer le folio dans un affichage entièrement compact - une seule ligne. Cette option vous permet d'ajouter vous-même le texte qui sera utilisé pour résumer tous les services. Le texte sert de description des frais dans le formulaire d'impression. Vous avez deux possibilités pour l'ajouter:

• ● Ouvrir le folio;
  ● Sélectionnez Émission->le bouton Folio à une ligne;

OU

• ● Sélectionnez le bouton " Aperçu ";
  ● Pour l'affichage d'impression, cliquez sur le " folio à une ligne " (5);
  ● Saisissez le texte de synthèse et enregistrez.

Si un texte de synthèse est déjà ajouté, mais que vous souhaitez à nouveau utiliser certains des affichages détaillés, il suffit de supprimer le texte de la même manière que vous l'avez ajouté.

Envoi de folio par e-mail

Lors de l'envoi d'un folio par e-mail, veuillez noter que le client reçoit un lien vers le folio, l'affichage à charger est déterminé de la manière suivante:

• Folio ouvert - le client verra le mode d'affichage sélectionné en dernier lors de la consultation du folio;
• Folio fermé - le client verra le mode d'affichage sélectionné lors de la fermeture du folio;

Voici comment envoyer l'email:

• ● Ouvrez le folio et sélectionnez le bouton Aperçu;
  ● Une fois l'affichage de l'impression chargé, sélectionnez le bouton " Envoyer " (2);
  ● Sélectionnez le modèle destiné à l'envoi du folio;
  ● Choisissez la langue de l'email (6);
  ● Confirmez le destinataire de l'email (7). Le système vous proposera automatiquement de choisir entre l'email de la personne de contact/du client principal de la réservation et celui de la mention Facturer à du folio. Vous avez également la possibilité de saisir un autre email de votre choix;
  ● Confirmez l'envoi de l'email en cliquant sur le bouton " Envoyer " (8).

Impression de plusieurs folios

Outre l'impression de chaque folio individuellement, vous pouvez imprimer plusieurs folios à la fois. Nous avons prévu deux options à cet effet:

Impression de folios en masse

Cette option est applicable à une liste de réservations. Vous pouvez sélectionner les réservations à travers l'un des écrans familiers tels que Arrivées, Départs, A l'hôtel, Recherche de réservation et Réservations - Recherche avancée. Suivez les étapes suivantes:

• Après avoir chargé les réservations sur l'écran respectif, cliquez sur le bouton " Sélectionner plusieurs " (non applicable à l'écran Réservations - Recherche avancée);
• Sélectionnez les lignes des réservations;
• Cliquez sur le bouton Folios->Prévisualisation du folio du client.

Un format pour l'impression de tous les folios (ouverts et fermés) des réservations sélectionnées sera généré.

Impression en masse des folios fermés

Nous avons prévu une option permettant d'imprimer facilement tous les folios fermés au cours d'une certaine période. Suivez les étapes suivantes:

• Dans la barre de navigation, sélectionnez Rapports->Tous les rapports;
• Dans le groupe " Finances et statistiques ", sélectionnez le rapport " Folios fermés en format d'impression ";
• Saisissez la période au cours de laquelle les folios ont été fermés et générez le rapport;