Nos articles précédents ont décrit comment vous pouvez recréer vos forfaits d'événements comme des modèles prêts à l'emploi dans Clock PMS+. Le fait de les avoir comme modèles réduira considérablement le temps nécessaire pour ajouter toutes les activités et les frais à vos nouveaux événements, tout en vous aidant à éviter les erreurs. Cet article vous montrera comment vous pouvez utiliser ces modèles.
Utilisation de vos modèles d’événements
Pour utiliser l'un de vos modèles, créez d'abord l'événement. Ensuite, accédez au planning des activités pour le jour souhaité et sélectionnez le mode d'affichage "Par heures" pour créer des activités.
Remarque : les modèles contiennent toujours des activités pour un seul jour. Si vous devez utiliser un modèle pour plusieurs jours, suivez les mêmes étapes, en ajustant la date du planning à chaque fois.
Cliquez sur le bouton "Modèles" en haut à droite, ce qui ouvrira la liste de tous les modèles que vous avez créés.
Recherchez le modèle souhaité et cliquez dessus. La fenêtre suivante affiche toutes les activités qui seront créées à partir du modèle.
- Par défaut, toutes les activités sont sélectionnées pour la création. Vous pouvez choisir d'en désélectionner certaines dans la boîte de sélection (1).
- L'icône (2) indique s'il s'agit d'une activité de restauration ou de salle de réunion.
- L'heure début et la durée définies dans le modèle (3) sont chargées. Vous avez la possibilité de les modifier.
- Le nombre de PAX est repris de celui défini dans l'Evénement (4). Vous pouvez le modifier si nécessaire pour chaque activité (par exemple, si tous les participants ne déjeunent pas).
- Vous verrez si un style mise en place est défini pour cette activité dans le modèle (5). Vous pouvez le modifier si nécessaire.
- La sélection dans la colonne des espaces (6) est définie sur "Auto" ou sur le nom de l'espace. Lorsque "Auto" est sélectionné :
- si vous avez sélectionné une salle de réunion ou un restaurant spécifique dans le modèle, le système tentera d'attribuer l'activité à cet espace. S'il est occupé, un message d'erreur s'affichera et vous devrez sélectionner un autre espace (ou déplacer l'autre activité vers un autre espace).
- si vous n'avez pas sélectionné d'espace spécifique dans le modèle, le système tentera d'attribuer l'activité à une salle de réunion ou un restaurant disponible pouvant accueillir le nombre de PAX. En outre, le style de mise en place (s'il est défini dans le modèle) sera également pris en compte lors de l'attribution automatique.
- si vous avez sélectionné une salle de réunion ou un restaurant spécifique dans le modèle, le système tentera d'attribuer l'activité à cet espace. S'il est occupé, un message d'erreur s'affichera et vous devrez sélectionner un autre espace (ou déplacer l'autre activité vers un autre espace).
- Si nécessaire, vous pouvez cliquer sur le curseur "Transparent" (7) pour afficher le planning dans son intégralité.
Résultat de l'utilisation du modèle
Lors de l'utilisation d'un modèle, plusieurs choses se produisent :
- les activités du modèle seront créées pour les espaces, pour la durée spécifiée
- les informations disponibles seront automatiquement ajoutées aux activités :
- nombre de PAX;
- Type d'activité (si sélectionné dans le modèle)
- Style de mise en place (si sélectionné dans le modèle ou spécifié lors de la création);
- Description (si ajoutée dans le modèle, visible dans les documents destinés aux clients);
- Description pour le personnel (si ajouté dans le modèle, visible dans les fiches de fonction);
- Les frais (si ajoutés dans le modèle) seront automatiquement comptabilisés dans le folio de l’événement. Ceux qui sont marqués dans le modèle comme "Par client" seront multipliés par le nombre de PAX.
