POS Gastronovi (HotAPI)

Introduction

L'intégration entre Clock PMS+ et le POS Gastronovi vous permet de gérer vos opérations quotidiennes en toute simplicité et de produire des rapports consolidés pour les hôtels et les restaurants à partir d'un point central.

Caractéristiques prises en charge

Transfert de charges hôtelières:

• Vous pouvez transférer des charges vers le folio d'un client de l'hôtel:
• Vous pouvez également transférer des charges vers des folios d'entreprise. Veuillez noter que les folios d'événements ne sont pas disponibles pour les transferts de charges. Si vous devez transférer des charges vers un folio d'événement, elles doivent d'abord être transférées vers un autre folio ouvert associé à la même société, puis transférées manuellement vers celui de l'événement. Le transfert de charges vers les folio d'entreprise est une fonctionnalité facultative qui peut être activée et désactivée à tout moment.
• Grâce à l'implémentation unique de l'interface, vous pouvez utiliser le même champ de recherche dans Gastronovi POS pour trouver à la fois les clients (par nom ou par numéro de chambre) et les sociétés acceptant les transferts de charges, ce qui rend les transferts vraiment faciles.

Transfert quotidien des recettes (optionnel):

Cette fonction vous permet de générer des rapports de recettes consolidés pour votre hôtel et vos services de restauration.

Toutes les charges qui n'ont pas été transférées vers Clock PMS+ (par exemple payées en espèces ou par carte au point de vente) peuvent être transférées vers un compte Clock POS spécialement configuré dans votre abonnement Clock PMS+. En outre, vous pouvez activer le transfert des paiements, afin qu'ils soient également inclus dans les rapports de Clock PMS+. Vous pouvez inclure ou exclure les recettes et les paiements générés par Gastronovi, qui ne sont pas encore transférés à l'hôtel, en incluant simplement le compte Clock POS mentionné dans vos rapports avec votre (vos) compte(s) Clock PMS+.

Autorisation de l'interface

Avant de procéder à la configuration de l'interface, vous devrez contacter l'assistance de Gastronovi et demander la configuration d'un compte HOTAPI ainsi qu'une clé API pour vous connecter à HOTAPI.

Lorsque vous recevrez votre clé API HOTAPI, vous pourrez activer la connexion dans Clock PMS+:

Allez dans Paramètres -> Tous les paramètres -> AppConnector -> Gastronovi POS et cliquez sur le bouton '+'. Sur l'écran qui s'ouvrira, remplissez:

• Nom de la société - Le nom du point de vente qui apparaîtra dans les charges et les rapports ;
• Tokéniser - Votre clé API HOTAPI ;

Configuration:

Il y a 3 sections qui doivent être configurées:

Connection settings

• Canal des tâches - le système peut vous informer de certaines situations (voir ci-dessous) à l'aide d'une tâche. Veuillez spécifier le canal de messages auquel il doit être associé.
• Autoriser le transfert le jour du départ - sélectionnez si vous autorisez les transferts sur la facture de la Chambre le jour du départ. Il s'agit d'un outil de contrôle des risques en raison des spécificités de l'interface. Veuillez lire "Spécificités de l'interface - point 1" ci-dessous pour plus d'informations.

Configuration du mapping des charges

Vous verrez une liste de vos groupes de menus Gastronovi et devrez sélectionner le groupe et la catégorie de revenus à utiliser lorsque les charges du groupe d'articles Gastronovi donné sont transférées, ainsi que les valeurs à ajouter dans les champs personnalisés des charges. Les valeurs des champs personnalisés peuvent être très importantes pour le transfert des données vers votre système financier. Vous devez configurer au moins la configuration des revenus par défaut qui sera utilisée dans les cas où les configurations pour le groupe d'articles donné ne sont pas définies;

Transfert de fin de journée

• Compte POS (1) - sélectionnez le compte spécialement créé pour les besoins de transfert de revenus quotidiens du compte POS de Clock. Contactez l'équipe du service clientèle de Clock si le champ déroulant de sélection est vide.
• Heure de clôture (2) - Définissez l'heure de clôture de votre compte Gastronovi (Paramètres->Paramètres de l'entreprise->Clôture quotidienne dans Gastronovi Back Office). Pour assurer la comparabilité des rapports, l'heure de clôture dans les deux systèmes doit être identique et maintenue synchronisée !
• Transférer les pourboires (3) - Sélectionnez si vous souhaitez que les pourboires soient transférés avec vos recettes quotidiennes de Gastronovi ;
• Transférer les paiements (4) - Les paiements peuvent également être importés. Sélectionnez si vous souhaitez les voir dans les rapports dans Clock POS. Si vous activez la réception des paiements, une nouvelle section s'ouvrira pour la correspondance type de paiement/sous-type. Définissez les types et sous-types de paiement correspondants dans Clock PMS+ et les valeurs des champs personnalisés de paiement (s'ils existent). Saisissez également un modèle de paiement par défaut. Le paiement par défaut vous permet de traiter avec succès les paiements qui ne sont pas encore configurés dans l'interface et d'éviter les perturbations dans son travail.

• Type de document (5) ; Société (6) - Lorsque les ventes sont transférées sur votre compte spécial Clock POS, une facture sera automatiquement clôturée à la fin de la journée. Veuillez préciser si vous souhaitez qu'elle soit clôturée avec un type de document spécifique et un profil de société.

Cliquez sur le bouton "Enregistrer" pour enregistrer les configurations et sur le bouton "Activer" à côté du nom de la société que vous avez défini dans les paramètres de Gastronovi pour activer l'interface.

Spécificités de l'interface et choses à savoir:

En raison des spécificités de l'infrastructure de Gastronovi (HotAPI), la connexion n'est pas en temps réel - les données sont synchronisées dans un délai d'environ 10 minutes, ce qui peut entraîner des retards. Veuillez tenir compte des cas limites possibles:

• Si un client transfère une charge sur la chambre et souhaite quitter immédiatement, les charges peuvent arriver avec un certain retard et lorsqu'elles arrivent, la réservation peut avoir été mise en check-out, et la charge sur la chambre ne sera pas possible. Si un tel cas se présente, vous en serez informé par une tâche afin que vous puissiez vous en occuper ;
• Si un folio de société est créé ou si la société est configurée pour ne pas accepter de charges alors qu'une nouvelle charge provenant de Folio de charges est sur le point d'être transférée, cette charge ne sera pas transférée avec succès et une tâche sera créée afin que vous puissiez vous en occuper ;
• Si une remise a été appliquée à la réservation, il se peut que la réservation ait déjà été annulée et que l'imputation à la chambre ne soit pas possible.
• Étant donné que la remise est appliquée sur une seule ligne dans Gastronovi, nous la transférerons sur une ligne pour chaque groupe de TVA de la facture afin d'obtenir les rapports fiscaux corrects. Si la facture du client bénéficiant de la remise comporte deux groupes de TVA, la remise sera représentée par deux charges négatives pour le montant et le groupe de TVA respectifs ;
• Le transfert quotidien du Check-Out est effectué lors de la clôture de la journée et la date de revenu du POS Clock est modifiée suite au changement dans Gastronovi. Étant donné que l'heure de clôture de Gastronovi est flexible et peut être modifiée, ce qui affectera les dates passées ainsi que les dates futures, cela peut entraîner une incohérence des rapports si vous comparez les rapports nouvellement générés à partir de Gastronovi pour les dates passées.
• Si la facture transférée est annulée, des charges négatives seront ajoutées au folio où elle a été initialement transférée;
• Les quantités d'articles peuvent différer initialement en cas de paiements mixtes pour la facture dans Gastronovi - par exemple, 1x3 EUR de café a 1 EUR payé en espèces et 2 EUR transférés dans la chambre. Dans cette situation, 0,67x 3 EUR seront transférés à la facture de la chambre, tandis que 0,33x 3 EUR seront transférés au transfert de fin de journée.

Rapport consolidé

Les charges transférées depuis Gastronovi peuvent être filtrées dans les rapports de charges (rapport de synthèse des charges) à l'aide du filtre Source. Lorsque le filtre Source est réglé sur "Transféré", seules les charges transférées depuis Gastronovi s'affichent. Lorsque le filtre Source est réglé sur "Non transféré", les charges transférées sont exclues des rapports de charges.

Si vous utilisez l'option 'Transfert quotidien des revenus, vous pouvez générer un rapport à partir de Clock PMS+ qui contiendra toutes les informations sur les revenus: revenus de Clock PMS+ ; transferts de chambres de Gastronovi ; recettes restantes F&B (factures payées en espèces/carte).

Pour voir ces informations, vous devez sélectionner votre compte Clock PMS+ et votre compte spécial Clock POS dans le rapport de résumé des charges et régler le filtre 'Source' sur 'Non transféré'