Lorsque vous passez à Clock comme partenaire de connectivité de Booking.com, les réservations existantes créées manuellement ou via votre ancien fournisseur nécessitent une attention particulière. Si un client modifie ou annule l'une de ces réservations via Booking.com, la mise à jour peut ne pas se comporter comme prévu dans Clock.
Cet article explique ce qui se passe, les risques encourus et la meilleure façon de gérer ces situations.
Qu'arrive-t-il lorsqu'un client modifie une réservation qui n'a pas été créée via la connexion Booking.com de Clock ?
Si une réservation a été :
- Créée manuellement dans Clock
- Importée via un autre partenaire de connectivité (par ex., avant de passer à Clock)
Clock ne la reconnaîtra pas comme étant liée à Booking.com lorsqu'un client modifiera la réservation.
Dans ce cas :
- Clock PMS+ traitera la modification comme une nouvelle réservation et en créera une. En cas d'annulation, la nouvelle réservation sera immédiatement annulée s'il y a suffisamment d'informations disponibles dans la communication XML. Dans le cas contraire, l'annulation restera dans votre boîte de réception sans être importée.
- La réservation originale restera dans votre système inchangée.
- Si la disponibilité est limitée, vous pouvez voir un avertissement de surréservation - il ne s'agit pas d'une véritable surréservation, mais du résultat de deux réservations actives simultanément.
Note : Cette situation de réservations dupliquées en raison de modifications apportées par les clients ne se produira que temporairement - pendant la période où votre système contient encore des réservations Booking.com qui n'ont pas été créées à l'origine par le biais de la connexion directe Clock. Une fois que toutes ces réservations auront été complétées, annulées ou remplacées (par exemple, par un transfert complet de Booking.com), toutes les modifications et annulations futures seront automatiquement traitées.
Bonnes pratiques : Ce que vous devez faire
Pour éviter les problèmes d'inventaire et de reporting, suivez les étapes suivantes lorsque cela se produit :
- Annulez la réservation d'origine (créée manuellement ou provenant d'un autre fournisseur).
- Vérifiez la réservation nouvellement importée pour confirmer tous les détails (nom du client, type de chambre, dates, prix).
- Transférez toute information pertinente, comme des notes internes, des tâches, des éléments de folio ou des paiements.
Important : Vous devez surveiller ces cas. Il n'y a aucune annulation ou fusion automatique de la réservation initiale. Si vous ne faites rien, la réservation originale peut rester active, conservant la disponibilité et affectant les rapports d'occupation.
Nous recommandons fortement d'examiner et de suivre régulièrement ces modifications, en particulier au cours des premières semaines après le passage à la connexion Booking.com de Clock.
Alternative : Demander un push complet des réservations à Booking.com
Pour réduire le risque de ces décalages et rationaliser votre processus, vous pouvez demander un push complet des réservations actives à votre responsable de compte Booking.com. Ce push complet doit être programmé pour une date après que la connexion entre Clock et Booking.com soit active.
Si approuvé :
- Booking.com va réenvoyer toutes les réservations actives à Clock.
- Ces réservations seront désormais reconnues par Clock, de sorte que toutes les modifications et annulations futures s'appliqueront automatiquement à la bonne réservation.
Important : Après le push, vous devrez toujours annuler manuellement les réservations d'origine (celles créées manuellement ou par le partenaire précédent). Cependant, à partir de ce moment-là, les modifications futures apportées par Booking.com seront correctement prises en compte et vous n'aurez pas à répéter l'opération.