Réductions

Fonctionnalités

Les réductions préconfigurées sont un outil flexible permettant d'automatiser et de centraliser la gestion des réductions de prix pour les clients professionnels et particuliers. Elles permettent d'appliquer différents types de réductions, telles que des conditions spéciales pour les entreprises, des réductions à des fins marketing ou promotionnelles, etc. – sans intervention manuelle. Le système prend en charge le recalcul dynamique des réductions en cas de modification des frais. Cette fonctionnalité est particulièrement adaptée à une utilisation dans un environnement multi-hôtels et pour les sociétés disposant de plusieurs succursales.

Différence entre les réductions manuelles et les réductions préconfigurées :

• Les réductions manuelles, qui sont appliquées via la Fonction Réduction manuelle, sont activées individuellement dans le folio. Une fois appliquées, leur valeur reste fixe et n'est pas recalculée lors de modifications ultérieures des frais.
• Les réductions préconfigurées sont attribuées au folio (manuellement ou automatiquement) et leur valeur est automatiquement recalculée à chaque modification des frais (ajout, transfert ou annulation). Un seul folio peut contenir plusieurs réductions, chacune générant des frais négatifs distincts en fonction des paramètres définis.

Où et comment les réductions sont définies :

• Dans un folio - les réductions sont sélectionnées dans la section « Frais » et ajoutent automatiquement les frais négatifs correspondants.
• Dans une réservation - les réductions sont définies via leur code ; les codes sont transférés vers les folios de la réservation lors de leur création et activent les réductions correspondantes.
• Dans une liste de clients / de chambres – lors de la création de réservations de groupe, vous pouvez définir le code de réduction, qui est automatiquement enregistré dans chaque réservation du groupe. De cette façon, toutes les réservations bénéficient d'une réduction lors de leur création.
• Dans Événements/Groupes - les codes de réduction peuvent être définis dans l'événement ; ils sont hérités par ses folios et appliquent automatiquement les réductions correspondantes.
• Dans un Contrat société - vous pouvez définir un ou plusieurs codes de réduction dans le Contrat société associé à la société. Ceux-ci sont automatiquement transférés aux folios de la société lors de leur création.

Comportement dans un environnement multi-hôtels :

À l'aide d'un seul code de réduction, vous pouvez configurer des réductions avec différentes valeurs et différentes portées dans différents hôtels au sein d'un même abonnement.

Cela garantit un contrôle précis de la politique de réduction en fonction des conditions individuelles de chaque établissement.

Configuration

Pour créer et gérer les réductions, rendez-vous dans Paramètres → Tous les paramètres → Charges et taxes → Réductions. Remplissez les champs :

• Code – unique au compte, ne peut pas être modifié après la création utilisé pour l'activation de la réduction ;
• Nom – en plus de la description, le nom est utilisé pour le libellé des frais de réduction ;
• Modèle de facturation – le groupe et la catégorie de revenus, les textes d'impression et tous les champs supplémentaires sont extraits du modèle. Vous pouvez utiliser un seul modèle pour tous les codes ou en créer plusieurs, selon vos besoins. Si vous laissez le champ vide, le modèle de réduction général défini dans Charges et taxes -> Modèle de réduction sera utilisé.
• Par jours – sélectionnez si la réduction doit être appliquée séparément pour chaque jour de la période. Si cette option n'est pas activée, la réduction sera appliquée sous forme de frais uniques, à la même date que les derniers frais (les plus récents) auxquels elle s'applique.
• Basé sur le groupe de revenus – spécifie les groupes auxquels la réduction s'applique, y compris les transferts POS.

Gestion des réductions multi-hôtels

Pour gérer efficacement les réductions dans l'ensemble de votre chaîne d'hôtels et de restaurants, un écran spécial est disponible qui offre une vue d'ensemble centralisée de tous les comptes. Grâce à lui, vous pouvez facilement identifier les problèmes de configuration et également distribuer une réduction à tous les hôtels en copiant. Pour accéder à l'écran, sélectionnez Paramètres → Tous les paramètres → Charges et taxes → Réductions→Tous les comptes.

Pour ajouter une nouvelle réduction, créez d'abord son code ;

• Sélectionnez le bouton « + » et saisissez le code ;
• Lorsqu'il apparaît dans la liste, sur la ligne de ce code, cliquez sur la cellule du compte où vous souhaitez créer la réduction ;
• Dans le menu contextuel, sélectionnez « Créer »;
• Remplissez les paramètres comme décrit ci-dessus et enregistrez ;

Pour copier une réduction existante depuis un autre compte :

• Cliquez sur la cellule du compte à partir duquel vous souhaitez copier les paramètres et sélectionnez « Copier » dans le menu contextuel ;
• Ensuite, sur la ligne du code auquel vous souhaitez le lier, cliquez dans la cellule cible (le compte où vous souhaitez créer la réduction);
• Sélectionnez « Coller » dans le menu ;
• Un formulaire s'ouvre avec les paramètres déjà renseignés à partir du compte d'origine. Vous pouvez les modifier si nécessaire, puis enregistrer.
• La cellule contenant la valeur actuellement copiée sera surlignée en jaune, et vous pouvez continuer à la coller dans d'autres comptes de la même manière.

Pour modifier une réduction existante :

• Cliquez sur la cellule du compte concerné et sélectionnez « Modifier » ;
• Apportez les corrections nécessaires et enregistrez ;

Vous pouvez modifier tous les paramètres sauf le Code lui-même. Si vous devez corriger le code, ouvrez la réduction pour la modifier et supprimez-la. Créez ensuite une nouvelle réduction avec le code correct.