Par défaut, pour chaque réservation, un folio est créé et il contient toutes les prestations liées à cette réservation. En pratique, il peut s'avérer nécessaire de créer un document séparé pour chacun des clients afin de régler la partie de la facture qui le concerne. Voici comment aborder une telle situation :
Répartition des charges
La première étape avant de délivrer le document consiste à répartir les charges dans des folios individuels en fonction de ce que vous souhaitez facturer.
- Ouvrez la réservation et descendez jusqu'à la section " Tarifs et folios " ;
- Pour simplifier le processus, vous pouvez ajouter à l'avance les folios requis à la réservation ; par exemple, si vous souhaitez répartir les services entre deux clients, ajoutez un folio supplémentaire ;
- Ouvrez le folio contenant les services;
À des fins de distribution, vous pouvez utiliser les fonctions "Fractionnement" ou Transfert.
- Appliquez la fonction "Transfert" aux charges qui doivent être déplacées dans leur intégralité vers un folio individuel, par exemple, le client a une facture POS transférée pour laquelle il souhaite qu'un document distinct soit émis.
- Appliquez la fonction "Fractionnement" aux charges dont la valeur doit être répartie entre les clients de la réservation, par exemple les charges pour les nuitées et les services forfaitaires liés au tarif. La fonction vous permet de répartir en toute facilité les montants à parts égales entre les clients ou de définir un ratio en pourcentage.
Émission de documents
Après la répartition des services dans les folios, revenez à la réservation.
- Dans la section " Tarif et folios ", recherchez le folio que vous souhaitez clôturer ;
- Suivez les étapes habituelles pour émettre un document