Cet outil automatise le processus de facturation mensuelle, en réduisant considérablement le besoin d'opérations manuelles. Le module détecte les frais pour une période sélectionnée dans les folios Clients ou Société, les transfère dans un nouveau folio, le clôture avec le type de document approprié et - si possible - effectue un paiement automatique par carte de crédit.
Les principaux cas de figure qui vous seront utiles sont les suivants :
- Séjours de longue durée: si vous facturez des clients à long terme avec un prix par nuit, vous pouvez utiliser cette fonctionnalité. Dans ce cas, la réservation est faite pour une longue période, et dans le folio principal du client, vous avez des frais pour chaque jour en fonction de leur tarif. Vous pouvez facilement et rapidement facturer toutes ces réservations pour un mois donné.
- Sociétés avec des contrats de facturation mensuelle: Si vous avez des contrats avec des sociétés qui sont des clients fréquents et que vous facturez les nuitées et les services utilisés au cours du mois écoulé, cet instrument peut vous aider à automatiser le processus.
Première étape
Vous devez d'abord désigner les réservations, les sociétés et les événements qui sont facturés mensuellement. La réservation, la société et l'événement disposent d'un nouveau champ « Facturation mensuelle ». Dans ce champ, vous pouvez sélectionner la base de facturation :
- "Le mois prochain" - si vous allez facturer les frais pour le mois suivant - par exemple pour les réservations à long terme.
- "Le mois précédent" - si vous facturez les frais pour le mois déjà écoulé - par exemple pour les contrats avec la société.
Deuxième étape
Lorsque le premier jour du mois arrive (ou tout autre jour où vous émettez habituellement vos factures), ouvrez l'écran Facturation mensuelle. Pour ce faire, accédez à Autres fonctionnalités > Facturation mensuelle dans le menu de navigation.
- Sélectionnez le groupe de clients que vous allez facturer - par exemple « Le mois prochain ». Si vous utilisez les deux modèles (« Mois suivant » et « Mois précédent ») pour des clients différents, la facturation se fera en deux étapes distinctes pour chaque groupe de clients.
- Sélectionnez la période de facturation. Dans ce cas, il s'agit du mois prochain, mais la période peut être quelconque.
- Par exemple, si, en plus des nuits, vous facturez actuellement des services sur les factures de ces clients, sélectionnez le début du mois précédent et la fin du mois suivant. Les nuits du mois prochain et les services du mois en cours seront ainsi regroupés en une seule facture.
- Si vous souhaitez une facture séparée pour les nuitées du mois suivant et une facture séparée pour les services du mois en cours, effectuez la facturation mensuelle en deux étapes - une fois pour le mois suivant et une fois pour le mois précédent.
- L'écran affiche toutes les réservations, sociétés et événements pour lesquels l'option « Facturation mensuelle » a été sélectionnée en fonction du filtre - dans ce cas, « Mois prochain » - et pour lesquels des frais sont en cours pour la période sélectionnée. Vous verrez également les montants des frais.
- Sélectionnez toutes les réservations, sociétés et événements que vous souhaitez facturer. Vous pouvez utiliser « Sélectionner tout » ou les sélectionner un par un. Lorsque vous êtes prêt, lancez le processus de facturation en sélectionnant le type de document que vous allez émettre.
Ce que le système va faire :
- Recherche de frais: Pour chaque réservation/société/événement sélectionné, le système trouvera tous les frais en cours dans la période sélectionnée, en effectuant une recherche dans tous les folios ouverts. La période sélectionnée filtre les frais en fonction de la date du service. Ces frais correspondent au montant affiché à l'écran pour chaque réservation/société/événement.
- Nouveau folio: Cette option permet de créer un nouveau folio pour la réservation, la société ou l'événement en question. Le nom du folio correspond à la période de facturation sélectionnée.
- Transférer : Les frais trouvés seront transférés vers ce nouveau folio.
- Fermeture : Le folio sera clôturé avec le type de document sélectionné.
- Envoyer le document par email: Le folio clôturé sera envoyé à l'adresse email du client. Pour ce faire, un modèle d'email doit être sélectionné dans les Paramètres du document : Tous les paramètres -> Documents -> Envoi automatique d'emails avec fermeture du folio -> Modèle de document.
- Paiement automatique: S'il existe une carte de crédit active (non-OTA) dans la réservation/la société/l'événement, un paiement du solde du document sera initié. Cette fonctionnalité nécessite l'utilisation d'une passerelle de paiement qui autorise les transactions initiées par le commerçant.
- Email de confirmation du paiement: Une fois le paiement effectué, le client recevra automatiquement un email de notification contenant les détails du paiement.
Vous n'avez pas besoin d'attendre que le système traite tous les folios. Vous pouvez fermer l'écran en toute sécurité et poursuivre d'autres tâches - le processus de facturation est déjà déclenché et s'exécute en arrière-plan.
Suivi des tâches de facturation
Toutes les tâches liées à la clôture et au paiement automatiques des folios se trouvent dans l'onglet Archives. Vous pouvez y suivre l'évolution de chaque tâche. Pour plus de détails, utilisez le bouton « Ouvrir » à la fin de la ligne.
Un nouvel écran s'ouvre, dans lequel vous pouvez suivre l'état de chaque tâche de facturation. Cliquez sur le bouton Recharger pour actualiser l'état des tâches.
Vous pouvez ouvrir l'« archive » à tout moment pour vous assurer que toutes les tâches ont été accomplies avec succès.
