Il est extrêmement important de configurer correctement les tâches pour garantir l'automatisation souhaitée sans rencontrer de problèmes liés à des paiements "oubliés" ou à une surfacturation. Vous trouverez ci-dessous quelques tâches que nous avons identifiées comme étant les plus populaires, ainsi qu'une explication des configurations. Nous ajouterons progressivement d'autres exemples.
Important : la configuration des tâches est très spécifique à chaque établissement et dépend fortement de vos paramètres généraux et des conditions dans le système - paramètres de la politique de garantie ; paramètres de tarifs/forfaits et plus encore. Nous présentons ci-dessous quelques exemples de base pour vous donner un aperçu des possibilités qui s'offrent à vous. Nous vous recommandons vivement de nous contacter à l'adresse clockpms@clock-hs.com pour discuter de vos besoins, vérifier votre configuration globale et vous aider à créer la configuration de tâches la plus précise possible.
Débiter automatiquement une carte virtuelle Expedia à la date d'arrivée d'une réservation
Lorsque vous travaillez avec les cartes virtuelles Expedia, vous avez la particularité de ne pouvoir débiter ces cartes qu'à partir du jour d'arrivée de la réservation concernée. Une approche similaire est appliquée par d'autres OTA qui utilisent également des cartes virtuelles.
Cela ajoute un niveau de complexité car vous devez mettre en œuvre le chargement des cartes virtuelles dans vos opérations quotidiennes, ce qui nécessite une formation et comporte des risques d'erreurs - chargement manqué, chargement de montants erronés, etc.
Avec le Pilote Automatique de paiement, vous pouvez créer une tâche qui débitera automatiquement ces cartes et vous n'aurez plus à vous soucier de ces étapes.
Voici une tâche que nous avons créée pour gérer cette opération et vous pouvez trouver des explications ci-dessous :
Nous avons configuré :
- (1) - La tâche à exécuter 0 heures avant l'arrivée de la réservation, ce qui signifie qu'elle sera traitée le jour de l'arrivée.
- (2) - Nous avons indiqué que seules les réservations OTA (créées par le channel manager) seront traitées et que, parmi ces réservations OTA, seules celles auxquelles Expedia est rattachée en tant qu'agence seront traitées.
- (3) - Nous avons indiqué qu'un paiement devait être effectué et qu'il fallait utiliser l'OTA (carte virtuelle).
- (4) - Nous avons indiqué de charger le solde du folio.
- (5) - Nous avons indiqué que si le paiement est réussi, le folio sera fermé avec 'facture' et une tâche ToDo sera créée pour nous notifier et que le folio sera caché du portail MyBooking.
- (6) - Si le paiement échoue, une tâche ToDo sera créée pour nous en informer.
Masquer les folios des réservations avec des cartes virtuelles OTA du portail MyBooking
Les OTA qui collectent les paiements pour vous et envoient une carte virtuelle ont également tendance à envoyer ces réservations avec un prix qui a déjà été déduit de leur commission. Cela signifie que les charges dans le Folio seront celles envoyées par l'OTA, et non ce que le client a réellement payé à l'OTA - par exemple, ils ont payé 1000 EUR à l'OTA, l'OTA nous envoie le prix de 850 EUR (leur commission déduite). Comme les clients ont accès à leurs folios dans le portail MyBooking, ils peuvent voir ce folio et commencer à se demander quel est ce prix, pourquoi il est inférieur à ce qu'ils ont réellement payé et pourquoi cette facture existe, puisqu'ils ont déjà payé.
En utilisant l'autopilote de paiement, vous pouvez créer une tâche qui masquera les folios de ces réservations après leur création, éliminant ainsi toute confusion potentielle.
Nous avons configuré :
- (1) - La tâche doit être exécutée 0 heure après la création de la réservation.
- (2) - Traiter les réservations OTA et, en outre, les réservations OTA qui ne comportent qu'une carte OTA (virtuelle).
- (3) - La tâche n'effectue que l'action "En cas de succès" - il n'y aura pas de paiement/pré-autorisation.
- (4) - La tâche ne sera exécutée que si le folio contient des charges des groupes de revenus "Chambres" et "Forfaits".
- (5) - L'action "En cas de succès" consiste à masquer le folio dans le portail MyBooking.
Charger le solde d'un dépôt
Dans cet exemple, nous voulons montrer comment vous pouvez automatiser le chargement du solde d'une réservation avant l'arrivée.
Dans ce cas, nous avons une politique de garantie "Flexible 50%" qui exige un prépaiement de 50% au moment de la réservation et le reste sera facturé un jour avant l'arrivée. L'objectif de la tâche est de facturer automatiquement le solde.
Nous avons configuré :
- (1) - La tâche à effectuer 24 heures avant l'arrivée de la réservation.
- (2) - La tâche pour traiter uniquement les réservations avec la politique de garantie 'Flexible 50%'.
- (3) - La tâche pour traiter le paiement et utiliser la carte du client dans la réservation.
- (4) - La tâche consistant à charger le solde du folio. Puisque 50% ont déjà été payés au moment de la réservation, le solde du folio correspondra aux 50% restants. Veuillez noter que si, entre le moment de la réservation et un jour avant l'arrivée, le client a ajouté des services supplémentaires via le portail MyBooking, ceux-ci seront également chargés puisqu'ils feront partie du solde du folio. En fonction de votre configuration, cela peut être évité (si nécessaire).
- (5) - Si la transaction est réussie, la tâche enverra un email créé dans le Guest Mailer pour informer le client de la réussite de la transaction et un ToDo sera créé pour nous en informer.
- (6) - Si le prélèvement échoue, la tâche enverra un e-mail créé dans le Guest Mailer pour informer le visiteur de l'échec de la transaction et lui demander de régler le problème - soit en vous contactant, soit en allant sur le portail MyBooking et en payant le solde. Le statut de la réservation sera également modifié en "Non garanti" et une tâche sera créée pour nous informer de l'échec de la transaction.
