Lorsque vous signez le contrat d'activation du service complet des paiements automatisés pour votre abonnement Clock PMS+, nous pouvons commencer le processus d'intégration avec Adyen.
Comme le processeur de paiement et l'acquéreur sont nos partenaires d'Adyen, vous devez passer par leur procédure KYC (Know your customer) et remplir le formulaire SAQ-A PCI DSS.
Une fois que vous avez suivi la procédure, que vous avez fourni les documents nécessaires et qu'Adyen les a jugés satisfaisants, un compte "marchand" est ouvert pour vous, ce qui nous permet de configurer l'interface et d'activer le service pour vous afin que vous puissiez commencer à traiter des transactions.
Dans cet article, nous vous donnons quelques conseils pour remplir le formulaire SAQ-A et l'application KYC.
Remarque: lorsque nous vous contacterons pour lancer le processus, nous vous fournirons 2 liens :
- un lien vers le formulaire SAQ-A de PCI DSS.
- un lien permettant d'accéder à l'application KYC.
Nous vous recommandons de commencer par le formulaire SAQ-A.
Formulaire SAQ-A PCI DSS
En tant qu'utilisateur d'Adyen, vous êtes tenu d'être en conformité avec les réglementations de la norme de sécurité des données de l'industrie des cartes de paiement (PCI DSS). Vous devez donc soumettre un questionnaire d'auto-évaluation A (SAQ-A).
Lorsque nous lancerons la procédure d'intégration, nous partagerons avec vous un lien DocuSign vers le formulaire SAQ-A que vous devrez remplir. Le formulaire est en grande partie pré-rempli et vous n'avez qu'à remplir quelques sections :
- Section 1 : Informations sur l'utilisateur - saisissez les informations sur votre entreprise et vos coordonnées.
- Partie 1a. Informations sur l'organisation du commerçant - complétez les informations en saisissant un nom de DBA (Doing business as). C’est le nom commercial de votre entreprise.
- Partie 2c. Emplacements - saisissez l'adresse de votre (vos) propriété(s) et si vous avez un bureau d'entreprise ailleurs, saisissez également son adresse.
- Partie 3b. Attestation du commerçant - signez le document et saisissez votre titre.
Une fois que vous aurez rempli le formulaire et terminé le processus, vous recevrez les documents signés dans un e-mail. Téléchargez les documents et tenez-les prêts à les télécharger à l'étape suivante - la demande KYC.
Remarque: le formulaire peut également être signé par un gestionnaire ou un directeur, mais pas nécessairement par le propriétaire.
Demande KYC (Know your customer)
La demande KYC est nécessaire pour qu'Adyen puisse examiner les informations relatives à votre entreprise et vous permettre d'utiliser ses fonctions de traitement des paiements.
Tout au long du processus, vous devez fournir des informations et des documents.
Voici les informations et les documents que vous devez préparer et fournir dans votre demande KYC.
Remarque: pour diverses raisons de sécurité, la progression n'est pas sauvegardée si vous fermez la demande KYC et vous ne pouvez pas reprendre là où vous l'avez laissée. Assurez-vous d'avoir toutes les informations nécessaires à portée de main, afin de pouvoir compléter l'ensemble de la demande KYC et de la soumettre.
Informations
Les informations que vous devez fournir sont :
- Les informations relatives à votre entreprise - le nom commercial légal ; le type d'entreprise (privée ; à but non lucratif ; société cotée en bourse, etc.) ; le numéro d'enregistrement / de TVA ; l'adresse. En outre, vous devez fournir un document d'enregistrement de la société (voir ci-dessous).
- Compte de paiement - informations sur votre compte bancaire sur lequel vous recevrez les paiements des transactions. Vous devrez également fournir un document "Justificatif de compte bancaire" (voir ci-dessous).
- Propriétaires - indiquez le nombre de "propriétaires" (jusqu'à 4) que compte votre entreprise. Pour chacun d'entre eux, les informations suivantes sont requises - Prénom et nom ; Adresse de résidence ; Date de naissance. En outre, vous devrez fournir une pièce d'identité (voir ci-dessous). Veuillez noter que si l'un des "propriétaires" de la société est une autre société, vous devez également fournir les coordonnées du "propriétaire" de l'autre société.
Remarque : voici notre définition officielle d'un propriétaire : "Une personne physique possédant directement ou indirectement la propriété ou l'autorité, par le biais d'un contrat, d'un arrangement, d'une entente, d'une relation ou autre, sur 25 % ou plus d'actions, de droits de vote ou d'autres participations dans une société".
- Personnes détenant le contrôle - indiquez le nombre de "personnes détenant le contrôle" (jusqu'à 4) que compte votre entreprise. Pour chacune d'entre elles, les informations suivantes sont requises : nom et prénom, adresse de résidence, fonction, date de naissance. En outre, vous devrez fournir une pièce d'identité (voir ci-dessous).
Remarque : voici notre définition officielle d'une personne détenant le contrôle : "Un membre de la direction générale ou toute autre personne qui exerce un contrôle effectif ultime sur une entreprise, sa gestion ou les décisions stratégiques qui affectent fondamentalement les affaires quotidiennes ou régulières ou les pratiques commerciales d'une entreprise."
- Signataire - saisissez les informations relatives à la personne ou aux personnes autorisées à signer le contrat (jusqu'à 2). Pour chacune d'entre elles, les informations suivantes sont requises - Nom et prénom ; Adresse de résidence ; E-mail ; Titre du poste ; Date de naissance ; Numéro de téléphone. En outre, vous devrez fournir une pièce d'identité (voir ci-dessous).
Documents d'identité
Comme nous l'avons vu plus haut, vous devrez préparer et télécharger plusieurs documents lors de votre KYC.
Documents nécessaires à l'enregistrement d'une entreprise
Le document d'enregistrement de la société doit être :
- Délivré par une source fiable et indépendante telle que le registre national du commerce du pays dans lequel l'entreprise est enregistrée.
- Délivré depuis moins d'un an, ou contenir une signature et un état des lieux dont la date ne remonte pas à plus d'un an.
Voici quelques exemples :
- Companies House registration
- Handelskammerauszug
- Extrait Kbis
- Удостоверение за актуално състояние
- Kvk uittreksel
- Escrituras de constitución
- Acta constitutiva
Exigences en matière de preuve de compte bancaire
La preuve du compte bancaire peut être l'une des suivantes :
- Relevés bancaires
- Tickets de dépôt, formulaires de dépôt ou conventions de compte (signés ou tamponnés par la banque).
- Captures d'écran de leur environnement bancaire en ligne.
- Des lettres de leur banque
- Chèques
- Relevé d'Identité Bancaire (RIB) : document bancaire en France.
Important: Ne téléchargez pas de photos de cartes émises par les banques, telles que les cartes de crédit ou de débit. Elles contiennent des informations sensibles.
Le justificatif de compte bancaire doit comporter :
- Le nom du titulaire du compte - Il doit correspondre au nom commercial légal, au nom commercial (faisant office d'entreprise) ou au nom de la personne physique faisant des affaires avec la tâche, que vous avez défini lors de la création d'un titulaire de compte.
- Le numéro de compte ou IBAN.
- La date d'émission, qui doit remonter à moins de 12 mois. Cette exigence s'applique à tous les types de documents, à l'exception des RIB ou des chèques.
- Le pays où se trouve le compte bancaire. Pour les relevés bancaires de l'Union européenne, Adyen déduit le pays à partir de l'IBAN.
- Un indicateur indiquant que le document a été émis par une banque, tel que le nom de la banque, un logo bancaire ou une police de caractères spécifique à la banque.
- être en PLEINE COULEUR
Exigences relatives au document d'identité du (des) propriétaire(s) / de la (des) personne(s) détenant le contrôle / du (des) signataire(s)
La pièce d'identité avec photo peut être soit un :
- un passeport : Y compris la page de données, avec une photo, des détails et la zone de lecture automatique clairement visible.
- une carte d'identité : Incluant le recto et le verso, chaque côté dans un fichier séparé.
- Permis de conduire : y compris le recto et le verso, chaque côté dans un fichier séparé.
La pièce d'identité avec photo doit :
- Être non expirée.
- Avoir la zone de lecture automatique visible (si disponible).
- Être un document d'identité avec photo physique, et non numérique.
Le document téléchargé doit :
- Avoir des fichiers séparés pour le recto et le verso du document d'identité (uniquement lors de la fourniture d'une carte d'identité ou d'un permis de conduire).
- Être une image en couleur, recadrée et redressée.
- Être une photo ou un scan du document d'identité physique avec photo. Nous n'acceptons pas une capture d'écran d'une photo, une photo collée sur un autre document, une photo d'un écran ou une photo d'une impression.
