Simplifiez la gestion de vos événements avec notre fonctionnalité "Forfaits de charge". Imaginez que vous devez organiser un événement et appliquer un menu prédéfini. Avec "Forfaits de charge", il vous suffit de sélectionner ce menu, et tous les éléments associés seront automatiquement facturés à l'événement en un seul clic. Cette fonctionnalité est idéale pour traiter efficacement les services ou articles groupés, vous faisant gagner du temps et réduisant les risques d'erreurs.
Configuration
Pour configurer les forfaits de charge :
- Allez dans Tous les paramètres > Frais & Taxes > Forfaits de charge.
- Cliquez sur l'option pour ajouter un nouveau forfait, donnez-lui un nom, et si nécessaire, ajoutez une description plus détaillée.
- Ajouter des éléments au forfait : pour chaque élément à inclure, sélectionnez :
- Modèle de facturation
- Quantité:Vous avez deux options :
- Si vous indiquez une quantité fixe, elle sera appliquée automatiquement à chaque utilisation du forfait.
- Si vous laissez le champ vide, la quantité sera ajustée en fonction de chaque utilisation spécifique du forfait. Par exemple, le système proposera par défaut le nombre de participants (PAX) de l'événement, de la réservation de salle de réunion ou du service de restauration, et la quantité sera ajustée en conséquence.
Exemple:
Imaginons que vous ayez un forfait pour un événement comprenant une prestation Audio/Vidéo facturée à un tarif fixe de 100 EUR, et une location de salle facturée à 10 EUR par personne. Dans ce cas, le modèle de facturation pour l'Audio/Vidéo doit être configuré avec une quantité de 1, tandis que le tarif de location de la salle doit rester vide en termes de quantité.
Supposons maintenant que vous réservez une salle de réunion pour 23 invités. Lorsque vous appliquerez ce forfait à la réservation de la salle, le système suggérera automatiquement une quantité de 23 pour le forfait. Ainsi, les charges qui en résultent seront les suivantes : Audio/Vidéo 1 * 100 EUR et Location de salle 23 * 10 EUR.
- Prix: Vous pouvez entrer un prix par charge. Si vous ne saisissez rien, le prix défini dans le système de facturation sera appliqué par défaut. Cette fonctionnalité vous permet d'utiliser un même modèle de charge avec des prix différents selon les forfaits.
- Texte d'impression: Le texte d'impression vous permet de contrôler la présentation de la charge sur la facture. Si vous ne remplissez rien, le texte d'impression par défaut du modèle de charge sera utilisé.
Utilisation
Les forfaits de charges sont accessibles directement depuis l'écran de saisie des frais, quel que soit le type de folio (Événement, Réservation, Société, ou Non-résident). Ils peuvent être ajoutés en quelques clics seulement.
Lors de la saisie d'un forfait, vous devrez indiquer le nombre de PAX (participants) pour chaque frais du forfait si celui-ci est calculé par PAX. Comme d'habitude, vous pouvez choisir la ou les dates auxquelles le forfait doit être appliqué. Si vous publiez un forfait via un Événement ou une Activité, le nombre de PAX de cet événement ou de cette activité sera automatiquement proposé lors de la publication du forfait.
