Les types de documents sont utilisés lors de la clôture des folios dans Clock PMS+. Lors de la configuration initiale du système, un seul type de document est créé, dont les paramètres peuvent être modifiés en fonction des besoins spécifiques. Par ailleurs, vous pouvez ajouter autant de types de documents que nécessaire pour votre projet. Pour accéder aux réglages des types de documents, accédez à la barre de navigation et sélectionnez Paramètres->Tous les paramètres->Documents->Type(s) de document.
Configuration
Pour rectifier les paramètres d'un type de document existant, cliquez sur le bouton "Modifier" au début de sa ligne. Pour ajouter un nouveau type, sélectionnez le bouton "+".
Remplissez les champs, comme suit :
- Nom du document à valeur positive (1) - saisissez le nom du document à appliquer si la valeur du folio clôturé est positive, par exemple "Facture" ;
- Nom du document à valeur négative (2) - saisissez le nom du document à appliquer si la valeur du folio clôturé est négative.
- Nom du document de correction positive (3) - saisissez le nom du document à appliquer si la valeur du folio de correction est positive, par exemple "Note de débit" ;
- Nom du document de correction négative (4) - saisissez le nom du document à appliquer si la valeur du folio de correction est négative, par exemple "Note de crédit" ;
Remarque : les noms de documents spécifiés ici seront visibles en travaillant avec Clock PMS+. Pour les impressions clients, vous avez la possibilité de définir des textes pour les différentes langues en vous rendant dans Langues et Textes->Traductions du type de document. Si aucune traduction n'est disponible pour la langue concernée, les noms définis dans le type de document seront utilisés pour les impressions clients.
- Générateur de numéros pour les documents à valeur positive/négative (5) - sélectionnez le générateur de numéros qui déterminera la numérotation du document. Il est possible de sélectionner le même générateur de numéros pour les deux options. Dans ce cas, les deux types de documents auront la même numérotation. Vous trouverez plus d'informations sur la configuration du générateur de numéros dans Générateurs de numéros de documents.
- Champs obligatoires de facturation pour la société/personne (6) - vous pouvez spécifier les attributs de facturation nécessaires à la clôture des folios. Vous avez la possibilité de choisir différents attributs en fonction de la nature du destinataire (personne physique ou société).
- Modèle d'impression du folio (7) - si vous souhaitez utiliser un modèle d'impression spécialement préparé pour ce type de document, vous pouvez le spécifier ici. Vous trouverez plus de précisions sur les modèles des documents personnalisés.
- Impression du pied de page (8) - ce paramètre ne s'applique qu'à l'impression des documents édités par l'intermédiaire de Clock POS.
- Désactivé pour les folios soldés/ Désactivé pour les folios non soldés (9) - vous pouvez spécifier dans quels cas le type de document spécifique doit être utilisé (avec la clôture des folios soldés et/ou non soldés). Vous pouvez ainsi limiter les erreurs d'utilisation lors de l'émission des différents types de documents, conformément à votre modèle d'entreprise.
Émission obligatoire d'un document pour chaque folio clôturé
L'émission d'un document avec la clôture du folio est une option sélectionnable dans Clock PMS+. Nous avons prévu un paramètre pour rendre cette option obligatoire, de sorte que pour chaque folio clôturé dans le système, le type de document correspondant soit émis. Vous pouvez activer cette option en accédant à la page de paramétrage du type de document et en désactivant l'option "Autoriser la fermeture des folios sans type de document (Clôturer comme un folio)".
