Mandat eInvoice à venir en France et Clock

La France se prépare à l'introduction de la facturation électronique obligatoire (eInvoicing), qui deviendra progressivement applicable aux entreprises au cours des prochaines années. Chez Clock, nous avons déjà anticipé cela afin de garantir que nos clients restent en conformité et bien préparés.

Nous avons le plaisir de confirmer que notre partenaire mondial de facturation et PEPPOL, Billit, prend déjà en charge les exigences françaises en matière de facturation électronique et participe activement à l'écosystème en évolution.

Qu'est-ce que cela signifie pour les clients Clock ?

• Support continu pour les flux de travail de facturation électronique ;
• Intégration avec un partenaire de facturation international de confiance ;
• Changements opérationnels minimaux pour les utilisateurs de l'intégration Billit existante.

Les règles actuelles :

• Échanger des e-factures avec des sociétés privées françaises

Pour envoyer des e-factures à des sociétés françaises, vous devrez passer par un prestataire de services ou une PA. Une PA est un fournisseur de logiciel qui donne accès au PPF, le portail officiel du gouvernement où toutes les factures et tous les paiements doivent être déclarés. Le PPF transmet ensuite toutes les données à l'administration fiscale française (DGFiP). Les progiciels souhaitant s'immatriculer en tant que Plateforme Agrée doivent passer par un processus de sélection strict. Billit est l'une de ces PA agréées et mène actuellement un projet pilote avec plusieurs entreprises.

Pour le moment, il n'est pas encore possible d'envoyer et de recevoir des factures via une Plateforme Agréée. Ce processus est encore en cours de développement actif par le gouvernement français.

• Échanger des e-factures avec le gouvernement français

Actuellement, toutes les e-factures destinées au gouvernement français doivent être envoyées sur la plateforme Chorus Pro. Vous pouvez désormais transmettre vos factures électroniques à Chorus Pro via Billit. Vous aurez besoin d'un compte Chorus pour cela. À l'avenir, les e-factures destinées au gouvernement français devront également être transmises via une Plateforme Agréée (PA).

Préparez votre compte Billit

Comme nous l'avons déjà mentionné, l'envoi de documents via le réseau PEPPOL nécessite l'utilisation d'une passerelle PEPPOL. À cette fin, nous avons choisi de travailler avec l'un des principaux fournisseurs de passerelles PEPPOL — Billit.eu.

Pour envoyer des documents, vous aurez besoin d'un compte Billit, et vous pouvez en créer un immédiatement ici :

Une fois votre compte Billit prêt, voici les détails dont vous aurez besoin pour les configurations de Clock Hospitality Cloud.

Connectez-vous à votre compte Billit

• API key (Clé API). Récupérez votre clé API comme indiqué ci-dessous :

• Party ID. Récupérez votre Party ID comme indiqué ci-dessous :

Activation

Activez l'intégration depuis AppConnector (Paramètres > AppConnector) sous la catégorie "e-Invoicing".

Une fois l'intégration activée, ouvrez Settings (Paramètres).

• Active (Actif) - Sélectionnez si l'interface doit être active et envoyer des documents.
• API Key (Clé API) - Collez ici votre clé API Billit.
• Identifiant de la partie  (Party ID) - Collez ici l'identifiant de votre compte Billit.
• Identifier type map (Mappage des types d'identifiants) - La section Identifiants du destinataire est utilisée pour configurer le ou les identifiants qui identifient de manière unique le destinataire de la facture au sein du réseau PEPPOL (ou d'un autre réseau de facturation électronique pris en charge). Ces identifiants permettent au réseau de déterminer où la facture électronique doit être transmise. Vous pouvez configurer un ou plusieurs identifiants, tels que CTC, SIRENE, TVA, SIRET et Code Service. Si plusieurs identifiants sont configurés, tous les identifiants disponibles sont inclus dans le document, permettant au réseau destinataire de sélectionner automatiquement celui qui convient en fonction de ses règles de priorité. Cela permet également la remise de documents en dehors du réseau PEPPOL comme Chorus Pro en France.
  • *Remarques importantes pour la France
    • Avant de pouvoir envoyer des documents via Chorus Pro votre compte Billit doit être configuré pour fonctionner avec votre compte Chorus Pro . Un guide sur la façon de configurer Billit est joint à cet article.
    • Pour envoyer une eFacture, au moins un des champs d'identifiant configurés de la société doit être renseigné avant la fermeture du folio. Cela vous permet de contrôler quelles sociétés reçoivent des eFactures et lesquelles n'en reçoivent pas. Pour vous assurer que seules les factures B2G seront envoyées dans un premier temps, il sera préférable de créer des champs d'identifiant spécifiques et de ne les remplir que pour les sociétés publiques.
    • *Important : Si l'identification du destinataire n'est stockée dans aucun des champs société standards, vous devrez peut-être créer un champ personnalisé de société à cette fin. Pour ce faire, naviguez vers Paramètres -> Tous les paramètres -> Champs personnalisés Sociétés afin de créer le champ approprié
• Ajouter la source de la charge - Activez cette option pour ajouter la source des charges pour la facture. La source contient le plus souvent les détails de la réservation, y compris la période de séjour et le client principal ;
• Mode compact - Sélectionnez le niveau de détail de la vue du document PEPPOL :
  • Mode compact désactivé - Chaque charge est exportée séparément. ;
  • Mode compact activé -Les charges sont regroupées de manière analogue à la vue compacte des folios :
    • regroupement par % de taxe et print_text ;
    • lorsque print_text est manquant, le champ texte est utilisé ;
    • étant donné que PEPPOL exige un champ quantité (qté), il est toujours soumis avec une valeur de 1.
• Types de document - Sélectionnez les types de documents qui doivent être envoyés via PEPPOL / e-Invoicing. Si les folios fermés sans type de document (option Clôturer en tant que Folio) doivent être exportés, activez "Envoyer les documents de folio ?" ;

Utilisation

Une fois configuré  vous pouvez envoyer vos documents à leurs destinataires.

Les documents sont traités par lots toutes les heures. Les documents suivants seront traités :

• Le document doit être fermé avec un type de document activé dans les configurations.
• Le ou les champs d'identifiant configurés pour le client doivent être renseignés. C'est ainsi que vous configurez quels clients recevront des e-Factures et lesquels n'en recevront pas.
• Un aperçu des documents traités ainsi que leur statut (succès ou non) sont disponibles dans les Journaux d'audit (Paramètres -> AppConnector -> Connectivité PEPPOL et eInvoice avec Billit.eu -> Paramètres -> Journaux).
• La valeur du Numéro de commande provenant du folio de clôture est exportée en tant que Référence vers PEPPOL. Ce champ est souvent utilisé par les clients pour valider le document.
• Les détails de la personne de contact de la société sont exportés – Prénom et Nom de la section Informations de contact. Ces informations aident les grandes organisations à identifier le service à l'origine de la dépense.
• Les remarques du folio sont exportées en tant que Commentaires dans le document PEPPOL. Elles contiennent souvent des informations importantes qui doivent parvenir au client.
• Texte d'impression des charges - Lorsque le texte d'impression des charges est ajouté, il sera exporté en tant que nom de charge.