Modèles de facturation - Brève introduction
Les modèles de facturation représentent l'un des éléments les plus importants, voire le plus important, de Clock PMS+, et ce pour plusieurs raisons:
- les modèles de facturation servent à générer des revenus dans Clock PMS+ et constituent essentiellement vos rapports de revenus
- en fonction de la configuration des modèles de facturation, les revenus peuvent être répartis en divers groupes et catégories afin de vous permettre d'établir des rapports détaillés sur les revenus et des analyses de performance de vos divers services/articles
- les modèles de facturation jouent un rôle essentiel pour votre comptabilité et l'exportation potentielle vers votre système comptable
- ils facilitent le suivi de l'inventaire des articles et/ou des services à capacité limitée (par exemple, un lit pour bébé ; les places de parking)
- ils font gagner du temps à votre personnel au moment de reporter un service supplémentaire ou un article sur le folio d'un client
Pour toutes ces raisons, il est essentiel que les modèles de facturation soient correctement configurés - grâce aux modèles de facturation, les recettes sont convenablement réparties, le pourcentage de taxe correct est appliqué et le texte figurant sur la facture du client est indiqué, pour ne citer que quelques paramètres et options.
De plus, sans les modèles de facturation, toute opération devant être enregistrée manuellement aurait nécessité la saisie de toutes les informations ci-dessus par l'utilisateur, ce qui aurait manifestement demandé beaucoup de temps à votre personnel et vous aurait exposé à une énorme marge d'erreur.
Important: Nous vous invitons à lire également Modèles de facturation - Modèles de facturation du système et Modèles de facturation - Création et modification.
Voici une comparaison entre l'utilisation et la non-utilisation de modèles de facturation pour la comptabilisation:
- Utilisation d'un modèle de facturation
- Enregistrement manuel d'une facture
Comme vous pouvez le voir dans les images ci-dessus, il nous a fallu 3 clics pour enregistrer un modèle de facturation sans nécessiter de modification, alors que pour un enregistrement manuel, il nous a fallu beaucoup plus de temps et nous avons dû remplir de nombreux champs, d'où le risque d'erreur.
Important: Bien que vous puissiez utiliser l'option de facturation manuelle, nous vous recommandons de configurer un modèle de facturation pour absolument tout ce que vous pouvez facturer à vos clients - que ce soit les articles du mini-bar, les services de SPA, les repas, les frais/amendes relatifs aux fumeurs, les dommages et autres, afin de gagner du temps et d'éviter les erreurs. Il y a également ce que nous appelons des modèles de facturation opérationnels - ces modèles sont utilisés quotidiennement par vous et votre personnel ou automatiquement par le système. Pour certains d'entre eux, le prix peut ne pas être défini - le prix dépend de la situation (par exemple, les dommages), d'où la fonctionnalité de "prix fluctuant" dans le modèle de facturation qui demandera uniquement le prix lors de l'enregistrement du modèle de facturation.