Après avoir préparé vos folios de groupe, l'étape suivante consiste à résumer tous les services qu'ils contiennent. Vous pouvez transférer les services manuellement dans le dossier de groupe correspondant, mais Clock PMS+ vous propose plusieurs outils pour router automatiquement les charges de réservation vers les dossiers de groupe d'événements.
Options de routage automatique
Le système propose deux approches pour l'acheminement automatique des frais vers les folios – règles configurables (routeurs), qui permettent une logique flexible et la couverture de divers scénarios commerciaux, et méthodes fixes, qui fonctionnent selon un comportement prédéfini.
Règles pour l'acheminement automatique des frais (routeurs)
Routers permettent de configurer entièrement la logique de répartition des frais avant même que la réservation ne soit créée. Grâce à eux, vous pouvez définir :
Les règles d'acheminement automatique des frais (Routers)
- quels frais sont acheminés vers qui (Client, Société, Agent, Événement) ;
- dans quel folio les frais sont reflétés ;
- comment les factures sont groupées ou divisées ;
- qui est responsable du paiement.
Les routeurs conviennent à un large éventail de scénarios réels, où la logique de répartition des frais ne peut être décrite par une seule règle universelle. Dans la pratique, il s'agit souvent de combinaisons de différents payeurs, de la séparation des services de Forfait et des services supplémentaires, d'exigences spécifiques en matière de facturation ou de la nécessité de prévoir des exceptions dans certains cas. Grâce à leur structure flexible, les routeurs permettent de décrire ces cas une fois par des règles et de les appliquer automatiquement et de manière cohérente pour chaque réservation.
Méthodes fixes pour le routage automatique
Les méthodes fixes fonctionnent selon une logique préétablie et ne nécessitent pas de configuration supplémentaire. Elles conviennent aux cas les plus simples, où la répartition des frais suit un schéma clair et sans ambiguïté. Les méthodes fixes suivantes sont prises en charge :
- Transfert vers le folio par défaut de la société/de l'événement/de l'agence - c'est la seule option que vous pouvez utiliser pour router automatiquement les charges de réservation vers le folio principal d'un événement donné. Avec cette méthode, les charges de toutes les réservations sont toujours résumées dans un folio principal de la société ou de l'événement, sans possibilité de choisir parmi le reste des folios ouverts, s'il y en a.
- Transfert vers le folio de l'entreprise/de l'agence - cette méthode vous permet de gérer avec flexibilité les folios de groupe, puisque vous pouvez spécifier le folio destinataire des charges de chaque réservation. Le transfert est automatiquement effectué avec la sélection du folio de groupe dans la réservation.
- Séparer par société/agence - cette méthode vous permet de router automatiquement les charges vers le folio de groupe lors du checkout de la réservation. À ce stade, ces charges sont conservées dans la réservation et séparées dans un folio spécial dont le payeur est l'entreprise à laquelle elles seront facturées.
Vous pouvez utiliser chacune de ces méthodes selon votre flux de travail. Nous vous invitons à consulter les articles correspondants pour savoir comment utiliser les options de routage automatique des charges.
Manual Transfer of Charges
Nous avons mentionné que les options d'acheminement automatique sont utilisées pour les frais liés au tarif de la réservation. Si vous devez transférer un autre type de services vers les folios de groupe ou si, pour une raison quelconque, le routage automatique n'a pas eu lieu, utilisez la fonction de transfert de charges qui vous permet de sélectionner non seulement un folio de réservation, mais aussi un folio d'entreprise ou d'événement comme destination des charges.
Bulk Transfer to a Company Folio
Pour vous faciliter la tâche autant que possible, le système vous permet de transférer simultanément les frais de plusieurs réservations vers un seul compte de société (groupe).
Suivez ces étapes :
- Dans le menu de navigation, sélectionnez Autres fonctionnalités→ Folios - Recherche avancée;
- Saisissez les critères de recherche pour les folios de réservation - sélectionnez uniquement les folios ouverts, précisez la société, sélectionnez les réservations et la période d'arrivée ou de départ.
- Charger la liste.
- Sélectionnez le folio et choisissez ... → Frais de transfert.
- Utilisez les filtres (1) pour spécifier les frais qui doivent être transférés.
- Sélectionnez un folio de réception:
- Si vous voyez le profil de la société dans la liste de suggestions (2), sélectionnez-le directement ou utilisez l'option de recherche (3) pour le trouver.
- Si vous disposez déjà d'un folio de société prérempli, vous pouvez le sélectionner dans la liste des folios disponibles (5).
- Si vous n'avez pas encore de dossier, créez-en un nouveau (4) vers lequel les frais des dossiers de réservation sélectionnés seront transférés.
- Confirmez le transfert en cliquant sur le bouton « Transférer vers » (6).