Paramètres du check-in en ligne

L'application Check-In en ligne est extrêmement rapide et facile à configurer. sélectionnez Web->Paramètres de check-in en ligne dans le menu de navigation afin de lancer les configurations.

Les étapes

Le check-in en ligne comporte quatre écrans fonctionnels et un écran de démarrage. L'objectif des écrans disponibles est de recueillir les informations les plus importantes de manière rapide et conviviale, rendant l'enregistrement simple et sans tracas pour le client.

Vous avez la possibilité de personnaliser l'apparence de chaque étape et de configurer le comportement des opérations.

1. Ecran de démarrage

Pour faire ressortir votre marque, nous avons ajouté une page "Écran de démarrage" dédiée pour accueillir les utilisateurs. Elle apparaît brièvement et peut être un logo statique, une image animée (ex. GIF) ou une image avec du texte. C'est l'écran initial que le client verra. Vous pouvez placer votre logo dans la section "Images"(7). Si vous n'ajoutez pas d'image pour l'écran de démarrage, cette étape sera ignorée et l'utilisateur passera directement à la page suivante.

2. Ecran de Bienvenue

L'écran d'accueil contient les informations les plus importantes concernant la réservation : numéro, dates d'arrivée et de départ, prénom et nom du client "principal". Vous avez la possibilité de personnaliser cet écran avec une image de fond. Vous pouvez la sélectionner dans la section "Images"(8).

3. Ecran de carte de crédit

Vous pouvez demander aux clients de fournir leurs coordonnées bancaires en toute sécurité ou même d'effectuer un paiement dans le cadre de l'enregistrement en ligne. Cet écran est facultatif et doit être activé:

• L'option "Carte de crédit requise "(4) de la section "Comportement" active la collecte des données relatives à la carte de crédit. Le comportement de l'écran est le suivant:
  • Si une carte de crédit est déjà enregistrée dans la réservation, le client peut choisir de l'utiliser pour le check-in en ligne ou d'entrer les coordonnées d'une autre carte de crédit;
  • Les cartes OTA virtuelles ne sont pas proposées ici et le client doit saisir les informations relatives à sa propre carte de crédit;
  • S'il n'y a pas de carte enregistrée dans la réservation, le client est amené à saisir les détails d'une carte valide pour finaliser le processus;
  • Si l'hôtel utilise un processeur de paiement intégré, la carte sera tokénisée;
  • Si l'hôtel n'utilise pas de processeur de paiement intégré, les données sont stockées dans le coffre-fort CC de Clock.
• Exiger le paiement des folios (5)- activez cette option si vous souhaitez que les clients règlent leur solde lors de l'enregistrement. Veuillez noter que s'il y a plusieurs folios impayés, les clients devront payer chacun d'entre eux. Veuillez noter que les folios "cachés dans le portail libre-service" ne seront pas affichés ici. Les clients peuvent utiliser une carte déjà enregistrée ou entrer les détails d'une nouvelle carte pour le paiement. Veuillez noter que les cartes virtuelles OTA ne seront pas proposées ici. 
  • Paiement facultatif (5.1) - Cette option permet de rendre le paiement facultatif, c'est-à-dire que le client sera invité à payer lors de l'enregistrement, mais qu'il pourra choisir de sauter cette étape s'il préfère payer à l'hôtel.
    
•  Options de garantie exclues du paiement (6) -  Cette option vous permet de sélectionner une ou plusieurs options de garantie, et les réservations créées avec l'une d'elles seront exclues de l'exigence de paiement.

• L'image de l'en-tête de l'écran de la Carte de crédit peut être sélectionnée dans la section "Images" (9).

4. Image du passeport/Carte d'enregistrement

À cette étape, le client est invité à remplir sa carte d'enregistrement. Les données qui seront demandées dans la carte d'enregistrement sont contrôlées par les configurations de la section "Champs du profil du client" des paramètres généraux. Si l'un des champs obligatoires n'est pas rempli, le client ne pourra pas procéder à l'enregistrement et le système indiquera les informations manquantes. Les paramètres possibles de l'écran sont :

• Enregistrement des clients (1) de la section "Comportement" - détermine le nombre de cartes d'inscription à remplir : Client principal uniquement, Tous les adultes ou Tous les adultes et enfants;
• Le client peut remplir manuellement la carte d'enregistrement (3) de la section "Fonctionnement" - détermine si le client aura la possibilité de remplir manuellement la carte d'enregistrement;
• Utiliser le processeur d'identification (scanner de passeport) (2) de la section " Comportement" - détermine si le service de processeur d'identification est utilisé pour remplir la carte d'enregistrement (il est nécessaire que le service de processeur d'identification soit activé pour votre compte). Le processeur d'identification utilise les images des documents d'identité. Si seule cette option est sélectionnée, les clients ne peuvent pas renseigner leur carte manuellement mais doivent prendre une photo de leur pièce d'identité.

  Les deux méthodes de remplissage de cartes d'enregistrement peuvent être utilisées en parallèle. Si les deux options sont activées, le client choisit la méthode de remplissage qu'il préfère.

  • Image d'en-tête de l'écran du passeport -  elle peut être sélectionnée dans la section
    "Images" (10).

5. Image de signature

Les clients ne peuvent pas finaliser le processus d'enregistrement en ligne sans compléter cette étape. Le client se voit présenter la politique de l'hôtel (termes et conditions) qui est saisie dans la section "Traductions communes -> Confirmation de réservation - Politique de l'hôtel". Les seuls paramètres possibles pour cette étape sont l'image d'en-tête de l'écran Signature "(11) dans la section "Images".

*Sélectionnez l'image souhaitée et confirmez par le bouton indiqué.

Personnaliser l'affichage

Vous disposez de plusieurs options pour personnaliser le design de l'application afin de refléter l'identité de votre marque:

• Option pour activer le thème sombre (12);
• Option pour des commandes et des boutons arrondis (13) - si elle n'est pas sélectionnée, des coins de boutons pointus seront utilisés;
• Couleur de la marque (14) - sélectionnez une couleur pour les boutons et les divers accessoires;
• Couleur de l'écran de démarrage (15) - sélectionnez une couleur de fond pour l'écran de démarrage;

Utilisez la section "Aperçu" pour voir comment la modification des paramètres affecte l'affichage de votre application Check-In en ligne. Sauvegardez tous les paramètres avant de quitter l'écran.

Lien d'accès à l'application Check-In en ligne

Pour que vos clients puissent utiliser l'application, vous devez leur fournir un lien d'accès. Pour chaque réservation, le système génère un lien unique. Pour ce faire, vous devez inclure le lien dans un e-mail à envoyer aux clients. Nous avons ajouté un script prêt à l'emploi à intégrer dans les modèles d'e-mail prédéfinis via la fonction Guest Mailer.