Quickbooks Online

Introduction

L'intégration relie votre compte Clock PMS+ à votre société QuickBooks Online. Cette interface est conçue pour automatiser et simplifier le processus de comptabilité en synchronisant les factures, les notes de crédit, les paiements et les données connexes avec QuickBooks Online. Veuillez noter qu'il s'agit d'une synchronisation à sens unique, où les données de Clock PMS+ seront mises à jour dans QuickBooks Online. Les mises à jour effectuées dans QuickBooks Online ne seront pas synchronisées avec Clock PMS+.

Préparatifs

• Plan comptable dans QuickBooks Online - Configurez vos comptes de ventes/revenus, de paiements/banques dans QuickBooks Online avant de commencer l'intégration. Ces comptes seront nécessaires lors de la configuration des comptes dans le cadre de la configuration de l'intégration ;
• Désactivez l'option "Appliquer automatiquement les créances" dans QuickBooks Online. L'option "Appliquer automatiquement les créances" doit être désactivée à partir de Paramètres->Paramètres des comptes->Avancé->Automatisation->Appliquer automatiquement les créances. Cette option permet de s'assurer que QuickBooks Online ne demande pas de crédits automatiquement ;
• Activez "Numéros de transaction personnalisés" à partir de Paramètres->Comptes & Paramètres->Ventes->Contenu du formulaire de vente, pour vous assurer que les numéros de facture et de note de crédit de Clock PMS+ sont utilisés. De plus, si vous générez des factures manuellement dans QuickBooks Online, la séquence des numéros de factures ne sera pas perturbée.

Configuration

Configurez l'interface à partir de Paramètres->AppConnector-> localisez "Quickbooks" et activez l'intégration si vous ne l'avez pas encore fait-> "Paramètres".

Autorisation

• Sélectionnez Autoriser pour permettre à Clock PMS+ de communiquer avec votre compte QuickBooks Online;

• Fournissez les identifiants de votre compte QuickBooks Online et sélectionnez l'entreprise à laquelle vous souhaitez recevoir les données de Clock PMS+. Sur l'écran suivant, confirmez la connexion avec le bouton Connecter;
• Le message de succès d'autorisation s'affiche lorsque la connexion est créée avec succès et vous devez sélectionner le bouton Continuer pour procéder à la configuration de la connexion;

Base settings

• Exporter à partir de - vous permet de définir la date de début à partir de laquelle les documents seront exportés (vous pouvez spécifier des jours futurs et passés en fonction de vos besoins);
• Exportation automatique - permet de sélectionner si vous souhaitez que les informations soient exportées automatiquement vers Quickbooks Online, au lieu d'être exportées manuellement (voir la section "Comment fonctionne l'interface" pour le guide d'exportation manuelle). L'exportation automatique envoie les informations toutes les 12 heures.
• Types de documents - Sélectionnez les types de documents à exporter vers QuickBooks Online;

Schéma des comptes de dépenses

Lorsque vous effectuez un remboursement (enregistrer un paiement négatif) dans Clock PMS+, il sera transféré en tant que dépense vers QuickBooks Online et vous devez sélectionner un compte de dépenses à utiliser pour chaque devise que vous utilisez dans Clock PMS+.  Dans la liste déroulante, vous verrez les comptes créés dans QuickBooks Online avec le type de compte 'Comptes clients' pour la devise respective;

Affectation des taxes

Vous pouvez affecter les différentes taxes utilisées dans Clock PMS+ et leurs codes de taxe respectifs à partir de QuickBooks Online. Vous devez configurer la Taxe par défaut au minimum;

Affectation des paiements

Vous pouvez spécifier le type de paiement et le compte QuickBooks Online dans lequel les différents types de paiement et les combinaisons de devises seront comptabilisés. Configurez les paiements par défaut au moins;

Affectation des groupe de recettes et de leur catégorie

Lorsque les documents sont transférés vers QuickBooks Online, les éléments appropriés doivent être utilisés. Ici, vous pouvez spécifier les articles de QuickBooks Online à utiliser pour les charges incluses dans la facture en fonction de leur groupe de recettes et de leur catégorie.

Comment fonctionne l'interface?

Vous pouvez exporter des données vers QuickBooks Online à partir de Rapports->Exportation de données->Exportation QuickBooks et cliquez sur le bouton Exporter. Clock PMS+ exportera les données vers QuickBooks Online pour la période allant de votre dernière exportation jusqu'à maintenant. Si c'est votre première exportation, la date de début de la période sera celle que vous avez configurée dans les paramètres de l'interface. Si vous avez besoin de sauter une période, vous pouvez définir une nouvelle date de début qui sera utilisée à la place de la date de la dernière session d'exportation.

Les opérations Clock PMS+ suivantes seront transférées vers QuickBooks Online:

• Fermer le folio: Lorsqu'un nouveau document des types que vous avez sélectionnés pour le transfert est émis, il en résultera une nouvelle facture dans QuickBooks Online;
• Fermer le folio de correction: Clock PMS+ gère deux types de folios de correction (positifs et négatifs):
  • Les folios de correction positifs seront transférés en tant que nouvelles factures.
  • Les folios de correction négatifs sont transférés en tant que notes de créance. Dans la section Note privée de la note de créance, vous trouverez des informations sur la facture créditée. Si la valeur du folio de correction est égale ou supérieure au montant dû de la facture créditée, la note de créance est automatiquement associée à la facture créditée dans QuickBooks Online.
• Folio Annulation: Lorsque vous annulez un folio dans Clock PMS+, il sera également annulé dans QuickBooks Online. Si le folio annulé est déjà payé, le paiement correspondant sera également annulé. Veuillez noter que l'annulation d'une note de créance n'est pas prise en charge par l'API de QuickBooks Online et que si vous annulez un folio de correction négative, il doit être traité manuellement.
• Paiement: Les paiements ne sont transférés vers QuickBooks Online qu'après la clôture du folio concerné. Les paiements collectés avant la clôture du folio seront exportés avec le folio lorsqu'il sera clôturé. Tous les paiements comptabilisés sur des folios fermés seront exportés en conséquence lors de la prochaine session d'exportation.
• Paiement de valeur négative: Lorsque vous enregistrez un paiement négatif sur un folio, il est également transféré vers QuickBooks Online. Étant donné que QuickBooks Online ne prend pas en charge les paiements de valeur négative, ils seront créés en tant que dépenses.
• Annulation de paiement: Pour diverses raisons, vous pouvez avoir besoin d'annuler un paiement dans Clock PMS+. L'annulation d'un paiement positif sera également transférée dans QuickBooks Online. Si vous décidez d'annuler le paiement négatif, la dépense correspondante créée dans QuickBooks Online sera également supprimée.

Spécificités et limitations

En raison des spécificités de QuickBooks Online, certaines spécificités et limitations existent et vous devrez en tenir compte lorsque vous utiliserez l'interface:

• Chaque client dans QuickBooks Online ne peut utiliser qu'une seule devise. Comme vous pouvez avoir plusieurs devises dans Clock PMS+ et les utiliser pour chacun de vos clients, nous avons mis en place la logique suivante pour la reconnaissance et la création de clients dans QuickBooks Online - Avant le transfert des données du client (documents, paiements) vers QuickBooks Online, nous vérifions d'abord si le numéro du client et la devise utilisée (Company LTD/USD par exemple) existent, et si c'est le cas, nous l'utiliserons pour le transfert. Si le client n'est pas trouvé, nous créerons un nouveau client dans QuickBooks Online et l'utiliserons.
• L'annulation d'une note de créance n'est pas prise en charge par l'API de QuickBooks Online et elle doit être traitée manuellement;
• Étant donné que les paiements dans QuickBooks Online doivent être effectués dans la devise de la facture, vous devrez uniquement enregistrer les paiements dans la devise du folio dans Clock PMS+;
• Les paiements transférés entre folios dans Clock PMS+ ne sont pas traités;
• Lorsque vous enregistrez un paiement négatif dans Clock PMS+, il apparaît comme une dépense dans QuickBooks Online. Si vous décidez d'annuler un tel paiement, il sera supprimé de QuickBooks Online car l'annulation des dépenses n'est pas prise en charge.
• Si vous utilisez des folios de dépôt dans Clock PMS+, les paiements enregistrés dans les folios de dépôt seront transférés ainsi que la clôture du folio de dépôt. En raison des différences de structure entre Clock PMS+ et QuickBooks Online, les dépôts transférés dans les folios réguliers ne sont pas traités et doivent être appariés manuellement dans QuickBooks Online !

• Dans certains cas, des différences d'arrondi peuvent se produire en raison de recalculs de montants après leur exportation vers QuickBooks Online;
• Tous les paiements qui ont été comptabilisés dans un folio avant la date "Exporter depuis" ne seront pas envoyés à QuickBooks Online après la clôture du folio.