Kiosque libre-service - Configuration et parcours client
Vue d'ensemble
Le Kiosque Clock offre une solution flexible pour les établissements souhaitant simplifier les arrivées et les départs des clients tout en réduisant la charge de travail à la réception. Que vous gériez un établissement en libre-service, que vos horaires de réception soient limités ou que vous souhaitiez simplement proposer aux clients un moyen supplémentaire d'effectuer leur check-in et check-out, le Kiosque peut vous accompagner dans vos opérations.
Les clients peuvent utiliser le Kiosque pour s'identifier, remplir des fiches d'enregistrement, effectuer des paiements, récupérer ou réémettre des cartes-clés de chambre et effectuer leur check-out en toute autonomie.
Le Kiosque prend en charge aussi bien les clients ayant déjà effectué leur Check-in en ligne que ceux préférant réaliser l'ensemble de la procédure à leur arrivée. Selon votre configuration, les clients peuvent saisir leurs informations manuellement ou utiliser la caméra du Kiosque pour scanner leur carte d'identité ou leur passeport, permettant à Clock d'extraire automatiquement les informations nécessaires.
En association avec le Check-in en ligne et le Customer Display, le Kiosque propose des options flexibles pour l'enregistrement des clients, qu'il soit en libre-service ou assisté par le personnel.
Prérequis
Pour utiliser le Kiosque, vous aurez besoin de :
Un appareil compatible : Vous pouvez choisir un appareil ELO dans notre liste d'appareils pris en charge ou utiliser un autre ordinateur ou une autre tablette compatible.
Scanner de code QR (en option) : Si vous souhaitez que les clients identifient leur réservation en scannant un code QR, l'appareil doit être compatible avec un lecteur de code QR adapté. Le lecteur doit fonctionner en mode émulation de clavier, se connecter à un port de l'appareil (tablette/ordinateur) et transmettre le code QR brut sans ajouter de préfixes ou d'autres caractères. De nombreux lecteurs permettent de configurer ces paramètres, selon le modèle.
Caméra (en option) : Une caméra est requise si vous souhaitez activer l'identification par carte d'identité ou passeport, y compris la reconnaissance automatique des documents et l'extraction des données d'enregistrement.
Méthodes de connexion alternatives : Le numéro de réservation et le code PIN, ainsi que l'identification par nom de famille, peuvent être activés selon votre configuration.
Logiciel Kiosque configuré : Contactez notre équipe d'assistance à clockpms@clock-hs.com pour organiser la configuration du Kiosque. Si vous utilisez un appareil ELO, vous devrez fournir son numéro de série.
Selon les services que vous souhaitez proposer, du matériel supplémentaire peut être nécessaire, tel qu'un terminal de paiement connecté et un encodeur de carte-clé.
Conseil : Si vous prévoyez d'utiliser la reconnaissance des pièces d'identité, veillez à ce que la zone située devant le Kiosque soit bien éclairée. Évitez tout éclairage direct susceptible de provoquer des éblouissements ou des reflets sur les cartes d'identité et les passeports, car cela peut altérer la précision de la reconnaissance.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Le Kiosque permet aux clients de retrouver leur réservation, d'effectuer les étapes nécessaires du check-in, de régler les soldes impayés et d'obtenir leur carte-clé de chambre.
Les clients peuvent effectuer la procédure d'enregistrement à l'avance via le Check-in en ligne ou directement au Kiosque dès leur arrivée.
Les étapes disponibles dépendent de la configuration de votre établissement, notamment des méthodes de connexion, des exigences relatives aux fiches d'enregistrement, des paramètres de paiement et du matériel connecté.
1. Avant l'arrivée - Confirmation de réservation et code QR
Une fois qu'une réservation a été créée, vous pouvez fournir au client un code QR qui identifie sa réservation.
Le code QR peut être inclus dans l'e-mail de confirmation de réservation ou dans tout autre e-mail envoyé au client avant son arrivée.
En savoir plus sur la configuration et l'intégration des codes QR dans vos modèles d'e-mails ICI. 
Les clients peuvent utiliser ce code QR pour accéder à leur réservation au Kiosque. Ils peuvent également utiliser une autre méthode de connexion activée.
2. Identifier le client au Kiosque
Lorsque les clients arrivent à l'établissement, ils peuvent s'identifier et retrouver leur réservation à l'aide de l'une des méthodes configurées :
Carte d'identité ou passeport : Les clients présentent leur pièce d'identité devant la caméra du Kiosque. Clock reconnaît le document, extrait le nom du client et tente de localiser la réservation correspondante.
Code QR : Les clients scannent le code QR reçu dans leur e-mail de confirmation ou toute autre communication.
Numéro de réservation et code PIN : Les clients saisissent leurs identifiants de réservation.
Nom de famille : Les clients peuvent retrouver leur réservation à l'aide de leur nom de famille, si cette méthode est activée.
Identification par carte d'identité ou passeport
Le Kiosque peut utiliser la pièce d'identité du client tant pour retrouver sa réservation que pour renseigner ses coordonnées d'enregistrement.
La procédure est simple :
Le client s'approche du Kiosque, lance la procédure et présente sa carte d'identité ou son passeport devant la caméra.
Clock traite le document et extrait les informations d'identification pertinentes.
Le Kiosque tente de faire correspondre le nom du client avec une réservation existante.
Une fois la réservation identifiée, les informations extraites sont utilisées pour renseigner la carte d'enregistrement du client.
Le client poursuit les étapes restantes du check-in.
Cette méthode réduit la quantité d'informations que les clients doivent saisir manuellement et simplifie la procédure de check-in.
Important : Si le nom figurant sur la pièce d'identité ne correspond pas suffisamment au nom sur la réservation pour permettre une identification automatique, le client peut utiliser une autre méthode de connexion activée, comme le code QR, le numéro de réservation et code PIN, ou le nom de famille.
3. Remplir les fiches d'enregistrement
Les clients peuvent remplir leurs fiches d'enregistrement soit par le Check-in en ligne avant leur arrivée, soit directement au Kiosque.
Selon votre configuration, le Kiosque prend en charge deux méthodes de collecte des informations d'enregistrement :
Saisie manuelle : Les clients saisissent les informations requises directement sur l'écran du Kiosque.
Reconnaissance de pièces d'identité : Les clients présentent leur carte d'identité ou leur passeport devant la caméra, ce qui permet à Clock d'extraire et de renseigner automatiquement les informations disponibles.
Ces méthodes peuvent être activées séparément ou conjointement, permettant aux clients de finaliser leur enregistrement à l'aide des options disponibles.
Exigences relatives aux fiches d'enregistrement
Vous pouvez configurer le nombre de fiches d'enregistrement que les clients doivent remplir pour une réservation.
Les options disponibles incluent :
Une carte d'enregistrement par réservation : Seul le client principal doit remplir une carte d'enregistrement.
Une carte d'enregistrement par adulte : Chaque adulte compris dans la réservation doit fournir ses coordonnées d'enregistrement.
Une carte d'enregistrement par client : Chaque client, y compris les enfants, doit avoir une carte d'enregistrement.
Vérification des doublons de pièces d'identité
Afin de préserver l'exactitude des dossiers clients, Clock empêche qu'une même pièce d'identité soit utilisée pour enregistrer plusieurs clients au sein d'une même réservation.
Par exemple, si une réservation requiert des fiches d'enregistrement pour deux adultes, la même carte d'identité ne peut pas être utilisée pour effectuer les deux enregistrements.
Cela permet d'éviter les situations où les clients soumettent involontairement ou délibérément la même pièce d'identité pour toutes les personnes de la réservation.
Le nombre de fiches d'enregistrement requis dépend de la configuration décrite ci-dessus.
4. Check-in en ligne avant l'arrivée (en option)
Les clients qui préfèrent effectuer leur enregistrement avant leur arrivée peuvent utiliser le Check-in en ligne de Clock.
Les clients reçoivent un lien de Check-in en ligne via l'e-mail de confirmation de réservation ou une autre communication préalable à l'arrivée.
Ils ouvrent le lien et remplissent les fiches d'enregistrement requises.
Les données d'enregistrement peuvent être saisies manuellement ou extraites d'une carte d'identité ou d'un passeport, selon vos paramètres.
Les clients signent leurs fiches d'enregistrement et acceptent les conditions générales de l'hôtel, les politiques de garantie et les politiques d'annulation applicables.
Selon vos exigences, les clients peuvent également être amenés à régler les montants impayés ou à fournir les coordonnées de leur carte de paiement.
Une fois le Check-in en ligne terminé, les clients reçoivent automatiquement l'e-mail Hotel Pass contenant leur code QR, qu'ils peuvent ajouter à Apple Wallet ou Google Wallet.
En savoir plus sur la configuration du modèle Hotel Pass ICI.
À ce stade, la réservation reste au statut Prévu mais est marquée comme Online Checked-in.
Lorsque le client arrive, il peut s'identifier au Kiosque et poursuivre les étapes restantes du check-in.
Remarque : La réalisation du Check-in en ligne avant l'arrivée est facultative. Les clients peuvent également compléter leur enregistrement directement au Kiosque si la fonctionnalité correspondante est activée.
5. Paiement au Kiosque
Selon la configuration des paiements de votre établissement, les clients peuvent être tenus de régler les montants impayés avant de finaliser le check-in.
Si un paiement est requis, le Kiosque guide le client tout au long de la procédure à l'aide du terminal de paiement connecté.
Une fois le paiement effectué avec succès, le client peut passer à l'étape suivante.
Important : Si le client possède plusieurs folios ouverts comportant des charges impayées, chaque folio doit être soldé pour finaliser la procédure de check-in.
6. Attribution de la chambre et émission de la carte-clé
Pendant le check-in, Clock vérifie l'attribution de la chambre et le statut housekeeping.
Si aucune chambre n'a été attribuée : Clock sélectionne automatiquement une chambre correspondant au type de chambre réservé, disponible pour tout le séjour et marquée comme propre.
Si une chambre a déjà été attribuée : La chambre doit être marquée comme propre pour que le check-in au Kiosque puisse se poursuivre.
Si la chambre attribuée n'est pas propre : Le client est informé que la chambre n'est pas encore prête et qu'il doit attendre avant de pouvoir finaliser le check-in.
Pour les établissements utilisant du matériel de carte-clé compatible, les clients sont invités à récupérer et encoder leur carte-clé de chambre à l'aide de l'encodeur connecté.
Une fois toutes les étapes requises terminées, le check-in de la réservation est effectué et le client peut se rendre dans sa chambre.
Réémission des cartes-clés de chambre
Les clients peuvent également utiliser le Kiosque pour émettre une nouvelle carte-clé de chambre pendant leur séjour.
Pour cela :
Le client s'identifie au Kiosque à l'aide d'une méthode de connexion activée.
Il sélectionne l'option permettant d'émettre une carte-clé.
Le Kiosque le guide tout au long du processus d'encodage de la carte-clé.
Si le client a été déplacé vers une autre chambre pendant son séjour, le Kiosque peut émettre une carte-clé pour la nouvelle chambre attribuée.
Cela permet aux clients d'obtenir une autre carte-clé sans avoir besoin de l'aide de la réception.
Self Check-out
Le Kioskque peut également être configuré pour permettre aux clients d'effectuer leur départ en toute autonomie.
Lorsque le Self Check-out est activé :
Le client identifie sa réservation au Kioskque.
Clock vérifie s'il reste des soldes impayés.
Si un paiement est nécessaire, le client règle le montant à l'aide du terminal de paiement connecté.
Une fois tous les montants impayés réglés, le client termine la procédure de check-out.
Le folio est automatiquement fermé et envoyé au client par e-mail.
Le statut de la réservation est mis à jour en Checked-out.
Cela offre aux clients une option de départ pratique tout en réduisant le besoin d'assistance de la réception.