Con Clock PMS+ è molto semplice gestire i conti degli ospiti, eseguendo tutte le operazioni necessarie durante il soggiorno.
Inserire gli Addebiti per Servizi e Prodotti
Su Clock PMS+, il processo di caricamento degli addebiti è davvero facile e veloce grazie all'utilizzo di modelli configurati in anticipo per particolari servizi:
- Cliccate su Addebito nella riga del conto dell'ospite, OPPURE:
- Aprite il conto e fate clic su Addebito
- Nella schermata, selezionate un tipo di addebito per un particolare servizio o prodotto
- I modelli di addebiti possono essere suddivisi in gruppi. Per ogni gruppo, c'è un tasto nella schermata Addebito. Per accedere a quelli senza gruppo, fate clic su Nessun gruppo. Per maggiori informazioni sui modelli di addebito, vedere Modelli di addebito.
Utilizzate i tasti sopra i modelli di addebito per specificare la data o le date del servizio e le quantità:
- "Oggi" - selezionato di default nella schermata di addebito.
- "Altra data": - utilizzato per selezionare un'altra data del servizio.
- "Notti" - utilizzato per selezionare più date di servizio durante il soggiorno di un ospite.
- "Quantità"- un campo rapido per inserire la quantità.
Potete anche addebitare i servizi extra manualmente nella sezione Tariffe e Conti di una schermata di prenotazione:
- Fate clic su Tariffa nella riga di un conto, OPPURE:
- Aprite un conto e fate clic su Addebito
- Cliccate su Addebito manuale. Nel pop-up dell'addebito manuale, indicate almeno:
- Prezzo e valuta. Le tariffe per i diversi servizi extra possono essere inserite in diverse valute.
- Testo e gruppo ricavi
- Cliccate su "Aggiungi addebito".
Analogamente a quanto avviene per il caricamento degli addebiti tramite i relativi modelli, è possibile specificare la data o le date del servizio e le quantità.
Quantità:
- È possibile impostare una quantità da addebitare quando è importante per gli addebiti caricati. Tali addebiti sono: quelli che si riferiscono agli articoli del minibar o ai giornali.
- Attraverso il report riepilogativo degli addebiti è possibile ricevere informazioni sulle quantità vendute. E queste informazioni possono essere utilizzate per pianificare i periodi futuri.
Caricare gli addebiti su più prenotazioni in contemporanea. È possibile inserire gli addebiti per più prenotazioni contemporaneamente. Per farlo:
- Accedete a una delle seguenti schermate: Arrivi, Partenze, In Hotel, Ricerca e Ricerca avanzata
- Fate clic su "Selezione multipla".
- Selezionate una o più prenotazioni
- Nel pannello sopra la lista, cliccate sul menu a tendina "Conti" per selezionare "Addebito".
- A destra della schermata si possono vedere i conti selezionati. È comunque possibile deselezionare le prenotazioni o aggiungerne nuove alla selezione. In seguito è possibile inserire gli addebiti nei conti selezionati (quelli con le caselle contrassegnate).
Correggere un Addebito
Anche se già inseriti, su Clock PMS+ è possibile correggere gli addebiti sbagliati:
- Cliccate su Modifica, accanto all'addebito da correggere OPPURE
- Utilizzate il tasto Selezione Multipla per modificare più addebiti - cliccando il tasto Modifica proprio sopra ad essi
- Nel pop-up, effettuate le modifiche desiderate nei relativi campi e cliccate su "Aggiorna Addebito"
Annullare un Addebito
Con un clic, è possibile annullare gli addebiti sbagliati nei conti degli ospiti:
- Aprite il conto degli ospiti contenente l'addebito errato
- Cliccate su Annulla accanto all'addebito da annullare OPPURE
- Utilizzate il tasto Selezione Multipla per selezionare più addebiti e cliccate su Annulla
- Vi verrà richiesto di inserire un motivo per l'annullamento degli addebiti sotto forma di testo libero
Controllo degli Addebiti
Per avere il controllo sui sovrapprezzi, sulle correzioni e sull'annullamento degli addebiti, Clock PMS+ consente di monitorare il caricamento, le correzioni e l'annullamento attraverso il Report sul Controllo degli Addebiti.
È possibile visualizzare il Report di controllo degli addebiti per un conto aprendo il report dalla schermata del conto:
- Aprite il conto specifico
- Cliccate sul link del report di controllo degli addebiti alla fine della schermata
- È anche possibile vedere le modifiche apportate ad un addebito specifico cliccando su Modifiche, nella riga dell'addebito.
Per vedere il report di controllo degli addebiti su tutti gli addebiti presenti nei conti degli ospiti entro un certo periodo di tempo:
- Cliccate su "Controllo" nella barra di navigazione e selezionate "Report sul controllo degli addebiti".
- Scegliete il tipo di Report:
- "Date ricavi" - per indicare gli addebiti relativi al range di date stabilito in base alla data del ricavo. Utilizzate questo tipo di report per confrontare il report con quello di riepilogo degli addebiti o con altri all'interno dell'intervallo di date impostato.
- "Data versione" - per mostrare tutti gli addebiti e le modifiche ad essi apportate all'interno dell'intervallo di date stabilito, indipendentemente dalla data di incasso degli addebiti.
- "Data Servizio" - per mostrare tutte le spese e le modifiche ad esse relative in base alla data del servizio. Trovate maggiori informazioni sulle date di servizio e di ricavi nel nostro articolo di supporto: Come funziona il sistema ricavi su Clock PMS+?
- Impostate l'intervallo di date
- Nel campo "Tipo di modifica" selezionate le modifiche da visualizzare: "Tutte", "Negative" o "Positive".
- È possibile scegliere un gruppo e una categoria ricavi specifici
- Cliccate su "Visualizza".
Il report sul controllo degli addebiti contiene tutti gli addebiti caricati, modificati o annullati entro un certo intervallo di date, in quanto ogni operazione di addebito si trova in una riga separata. Tutti gli addebiti annullati verranno mostrati con le rispettive motivazioni.