Referente sulla schermata di Prenotazione
Si tratta di un'opzione aggiuntiva sulla schermata di prenotazione per consentirvi di specificare il referente della prenotazione nel caso in cui essa non sia stata fatta dall'ospite ma da qualcun altro.
Ecco un esempio di un caso simile in cui la nuova opzione "Referente" può essere molto utile: Il manager dell'azienda Bosch - S. Smith viaggerà. Il suo assistente esecutivo A. Wallis si sta occupando della prenotazione. In questo caso, A. Wallis sarà il referente e la comunicazione relativa alla prenotazione sarà tra il rispettivo hotel e A. Wallis, ma l'ospite sarà S. Smith.
Il referente della prenotazione non è obbligatorio a differenza dell'ospite. I dati del referente devono essere inseriti solo nei casi in cui sono diversi da quelli degli ospiti nella prenotazione.
Nella schermata Nuova Prenotazione/Modifica, oltre a Ospite, è possibile selezionare un altro profilo - Referente. È possibile cercare un profilo o crearne uno nuovo.
Nel Profilo Ospite, ora avete due tabelle della relativa prenotazione per separare le prenotazioni in cui il profilo è usato come ospite da quelle in cui questo profilo è usato come Referente.
Azienda del Referente e correlazione con la schermata di Prenotazione
La funzionalità del Referente può essere utilizzata anche sulla schermata dell'azienda. È possibile aggiungere più Referenti a un'Azienda (A. Wallis, M. Jones, K. Taylor, per esempio). Oltre ad essere informazioni di riferimento nella schermata dell'azienda, è possibile scegliere facilmente i referenti nelle prenotazioni tra quelle relative all'Azienda in questione. Si prega di vedere le schermate qui sotto:
Agenzia Referente e correlazione con la schermata di Prenotazione
Nella schermata di Prenotazione trovate, inoltre, il campo Agenzia. In questo modo la prenotazione può fare riferimento a un'Azienda (ad es. Bosch) o ad un'Agenzia (ad es. TUI). Le Agenzie possono essere selezionate dall'elenco delle aziende esistenti (potete trovare maggiori informazioni sulla creazione e gestione delle Società nell'articolo sulle Aziende).
Il ruolo dell'Agenzia nella prenotazione è principalmente quello di referenza, ovvero in questo modo sapete già quale azienda si occupa della prenotazione e ne è responsabile. Per ulteriori informazioni sulle Agenzie guardate l'articolo sulle Agenzie.
Altre importanti funzioni del Referente della Prenotazione
- Ricerca per Referente. Oltre ai dati di contatto (nome, telefono, e-mail), ora è possibile cercare anche le prenotazioni in base ai dati del referente. Questa opzione è disponibile in: Ricerca rapida (nella barra di navigazione); Arrivi; In Hotel; Partenze e Ricerca Avanzata .
- Creare più prenotazioni con un solo Referente. In una nuova prenotazione selezionate un Referente che sarà selezionato automaticamente per tutte le copie della prenotazione (Crea multiple).
- Guest Mailer. Quando selezionate un referente nella prenotazione, tutte le comunicazione saranno inviate al Referente in questione anziché all'ospite.
- WRS - un'opzione per completare una prenotazione per conto di qualcun altro: "Sto prenotando per qualcun altro". Una volta selezionati, i dati inseriti (nome, telefono, e-mail, ecc.) saranno aggiunti alla/e prenotazione/i come referente e per ogni prenotazione il sistema richiederà inoltre i nomi degli ospiti che soggiorneranno nella struttura.