Clock PMS+ è anche uno strumento per la gestione dei pagamenti mettendo a disposizione diversi metodi di pagamento in diverse valute. E comunque è molto facile registrare i pagamenti di ospiti, aziende e passanti (non-residents).
Inserire un Pagamento
È possibile inserire i pagamenti sui conti degli ospiti, come segue:
- Nella sezione Tariffa e Conti di una prenotazione, cliccate sul pulsante Paga nella riga di un conto, OPPURE:
- Aprite un conto e cliccate sul tasto Nuovo pagamento nella schermata del conto.
- Compilate almeno i seguenti campi: "Valore", "Valuta", "Tipo di pagamento".
- È possibile aggiungere una descrizione ad ogni pagamento attraverso il campo "Testo" visibile sul conto e nel report.
- Cliccate su "Crea pagamento"
Nota:
- Se avete memorizzato una Carta di Credito all'interno della prenotazione e inserite come tipo di pagamento "Carta", il sistema vi chiederà di cancellare i dettagli della carta di credito successivamente. Per mantenere invece i dati della carta, assicuratevi di aver deselezionato il tasto "Cancella dati della carta di credito".
- Inserendo un pagamento con segno negativo, potete invece registrare rimborsi fatti agli ospiti.
Annullare un Pagamento
Se su Clock PMS+ è stato registrato per sbaglio un pagamento o si trova nel conto per errore, oppure il tipo di pagamento o l'importo sono sbagliati, non è possibile cambiarli ma è necessario annullare il pagamento. I pagamenti vengono annullati come segue:
- Cliccate sul tasto "Annulla" nella riga del pagamento in questione
- I pagamenti annullati saranno nascosti dal conto dell'ospite. Sarà possibile visualizzarli cliccando sul link "Mostra i pagamenti annullati".
Correggere un errore di pagamento e "Trasferimento"
Correggere pagamenti inseriti erroneamente
Per correggere pagamenti inseriti per errore, dovete annullarli e registrare i pagamenti corretti:
- Annullate il pagamento sbagliato sul conto (vedete sopra come fare)
- Inserite un nuovo pagamento sul conto con i parametri corretti
Trasferire un pagamento in un altro conto
- Nel conto iniziale, cliccate sul pulsante "Trasferisci a..." e individuate il conto a cui si desidera trasferire il pagamento. Completate il trasferimento.
- Questo creerà un pagamento negativo nel conto di origine con il valore dell'importo trasferito (tipo di pagamento di trasferimento "In-house (interno)").
- Nel conto di destinazione, il pagamento sarà con segno positivo.
- Se si effettua un trasferimento errato, assicuratevi che il pagamento 'In-house' venga annullato sia nel conto di origine che in quello di destinazione.
- Idealmente, nel vostro report di pagamento, il trasferimento interno dovrebbe essere sempre 0.
Utilizzare i Depositi per Saldare gli Addebiti
Gli addebiti sui conti degli ospiti possono essere saldati anche con i depositi registrati all'interno del sistema:
- Aprite un conto
- Cliccate su "Ottieni il deposito da..." nella sezione Pagamento
- Selezionate un conto deposito dalla prenotazione o, se disponibile, da un'altra prenotazione o azienda.
- Nella finestra di pop-up inserite l'importo da trasferire
- Cliccate su Trasferisci
Tracciare un Pagamento
Nel "Report Pagamenti" è possibile tracciare i pagamenti effettuati entro un certo periodo di tempo:
- Nella barra di navigazione cliccate su "Controllo"
- Selezionate "Report Pagamenti"
- Scegliere il periodo nei campi "Dalla data" e "Fino alla data"
- Specificate il tipo di pagamento utilizzato
- Selezionate un utente
Nota: lasciando vuoto il campo Tipo di Pagamento si otterranno tutti i pagamenti inviati da un utente entro le date indicate. Lasciando vuoto il campo Utente, verranno elencati i pagamenti inviati da tutti gli utenti per il tipo di pagamento scelto.